Составление и оформление организационно-правовой документации

-   право обращаться с предложениями к руководству, представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства;

-   право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе "Ответственность" определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности  работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие  качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника  определяется в соответствии с действующим  законодательством и может быть дисциплинарной, административной или  уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник, кому, какую и в какие сроки представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов, с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Помимо должностных инструкций предприятия, организации, учреждения используют в своей деятельности инструкции - правовые акты, содержащие правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и служб. Инструкции издаются также в целях разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. 

 

2.2. Распорядительная  документация 

 

Независимо от характера  и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство  любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним  задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

1)         документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления и решения);

2)         документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений  группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.)

В условиях единоличного принятия решений распорядительные документы  издаются генеральным директором, директором, исполнительным директором, председателем  правления.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемым в практике управления предприятием. В деятельности предприятий и организаций различают: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Последние по классификации относят к документам по личному составу, но вопросы их составления и оформления будут нами рассмотрены в этой главе.

Приказы по организационным  вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянно действующих коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждений, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному  составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрение работников.

Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу. На основании  последних производится начисление заработной платы, ее изменение или  прекращение выплаты, выдача премий, командировочных денег и т.п.

Бухгалтерия может участвовать  в подготовке проектов распорядительных документов. Главный бухгалтер визирует те из них, реализация которых требует  финансовых затрат. Например, приказы  о премировании, установлении надбавок и т.п. Поэтому работники бухгалтерии  должны знать основные требования, предъявляемые к этим документам.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подписание руководителем. Проекты  приказов обычно готовятся специалистами  предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов и содержат следующие обязательные реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата и номер  документа, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись, визы. Датой  приказа считается дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится валовым порядком с  января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Заголовок - обязательный реквизит приказа должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа. Заголовок  к приказу строится по схеме "О  чем?", например:

"О создании  филиала в г. Твери"

"Об увеличении  уставного капитала общества"

Текст приказа чаще всего  состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный приказ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер и полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные, например:

В соответствии с "Положением о создании, реорганизации  и ликвидации филиалов и представительств общества", утвержденном Советом  директоров 15.05.1998, и на основании  решения Общего собрания акционеров о создании филиала в г. Твери (протокол от 18.03.2000 "№ 1)

ПРИКАЗЫВАЮ:..

Если проект приказа готовится  в дополнение или изменение ранее  изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в  инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций  и задач, во вступительной части  формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  причиной издания приказа:

В связи с завершением  строительства нового учебного корпуса  института по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ:..

Констатирующая часть  необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в приказах несет  распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В приказе  она начинается словом: «приказываю».

Слово "приказываю" печатается прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. зрительно выделяется и таким образом отделяет констатирующую часть документа от распорядительной. Располагают это слово с отдельной строчки от края левого поля.

Затем с новой строчки  абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части  документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных  толкований.

Если распорядительная часть  предполагает различные по характеру  действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. В  каждом пункте указываются исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: начальникам цехов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время  доведения информации до конкретных исполнителей. Приказ может иметь  общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается  для каждого задания в отдельности. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается  контроль за исполнением документа. Приказ, как и другие распорядительные документы, может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

На самом приложении в  правом верхнем углу первого листа  печатается слово "приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Приложение 1

К п. 2 приказа

генерального  директора 

ЗАО "Эра"

от 14. 09.2000 № 17

В проектах приказов, имеющих  одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с  охватом основного текста и всех приложений.

Проекты приказов могут согласовываться  с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется  в виде визы.

Приказы подписываются руководителем  организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности  руководителя во время его длительного  отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Образец приказа по основной деятельности  представлен в приложении 10.

Приказы по личному составу  имеют свои особенности. Они могут  составляться на одного человека или  на несколько лиц и быть простыми (выражающими одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколько управленческих действий).

 Приказами по личному  составу оформляются: прием на  работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление  поощрений (взысканий) и т.п.  Эти приказы группируются в  отдельное дело и имеют самостоятельную  нумерацию с добавлением индексов "л/с" (личный состав) или "к" (кадры).

Как и приказы по основной деятельности, приказы по личному  составу оформляются на бланках  предприятия для внутренних документов. Заголовок к  тексту такого документа  может быть оформлен следующим образом: "О приеме на работу Григорьевой  В.И.", "Об увольнении Котова А.С.", " О поощрении Матвеевой С.Г." и т.п.

В некоторых приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать (например, в приказе о приеме на работу). Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина  наложения взыскания или объявления поощрения.

Вторая часть приказа  начинается с глагола, выражающего  распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, командировать  и т.д.

Затем с новой строки указывается  фамилия, имя, отчество (обязательно  полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и  т.д.

При необходимости указываются  условия приема (с испытательным  сроком, временно с… по… и т.д.).

Далее с новой строки после  слова "Основание:" перечисляются документы, на основании которых издается приказ: заявление, трудовой контракт и т.п.

Если приказ составляется на несколько сотрудников, то распорядительная часть состоит из пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.