Службы делопроизводства в дореволюционной России

 

ВВЕДЕНИЕ.

В наше время любая, даже самая небольшая организация  не представляет своего существования без службы делопроизводства, которая может состоять как из одного человека, так и из десятков людей (в зависимости от объёма документов, создаваемых в процессе деятельности данной организации), так как каждый этап деятельности необходимо документировать.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась, абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Многовековая история развития отечественного делопроизводства всегда опиралась на специальный аппарат, в разные периоды называемый по-разному.

В период приказного делопроизводства документированием управления по установленным единообразным правилам профессионально занимались дьяки и подьячие.

Во времена коллежского делопроизводства в Сенате и коллегиях появляется служба делопроизводства «канцелярия». Она представляет собой достаточно организованную структуру с перечнем обязанностей входящих в неё должностных лиц.

 История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства. 
В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работа с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была связана с господствующими классами неразрывными узами. Она была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. 
Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Прошло несколько тысяч  лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объема знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас «информационного порядка». Собственно поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки.

На помощь человеку пришел компьютер. Его создание позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Создаются программы, позволяющие просто и быстро редактировать и форматировать необходимую информацию, передавать её в доступной и понятной любому человеку форме.

В тоже время всегда важно  помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что невозможно полно изучить какую либо деятельность, не изучив при этом её историю.

Цель работы: - рассмотреть организацию делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и конкретно службы, которые им занимались.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть службы приказного делопроизводства.

2. Изучить службы коллежского делопроизводства.

3. Рассмотреть систему министерского делопроизводства.

4. Обобщить всю информацию, полученную из рассмотренной литературы.

Для написания данной работы использована специальная литература.

М.П. Илюшенко в учебном пособии «История делопроизводства в дореволюционной России» подробно описывает основные этапы делопроизводственных процессов государственных институтов с IX до начала XX века.

Н.П. Ерошкин  работе «История государственных учреждений дореволюционной России» рассматривает изменения государственных учреждений в данный период.

В учебнике «Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)» под редакцией Т.В. Кузнецовой кратко изложена история отечественного делопроизводства, освещены вопросы составления и оформления управленческих документов.

Также для написания данной работы использованы материалы, опубликованные в периодических изданиях.

Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, трех глав и заключения. Название глав отображает их содержание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  I. Службы приказного делопроизводства.      

 

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования централизованного Русского государства в конце XV века. Иначе говоря, становление Русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства.

Исполнительную власть в  это время осуществляли центральные  органы управления – приказы. Они  возникали постепенно, в случае, когда у боярина затягивалось или усложнялось решение вопросов, порученных ему князем. В этих случаях  складывался штат дьяков и подьячих, между ними распределялись функции, появлялось делопроизводство и создавалось учреждение. Процесс создания приказов продолжался до XVIII века.

В первой половине XVII века создание приказов было оформлено законодательно, при этом были определены его функции и бюджет. Во второй половине XVII века было установлено конкретное число подьячих для каждого приказа, но, не смотря на это, ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.

Управленческие и делопроизводственные функции в приказах выполняли  дьяки и подьячие. Дьяков подразделяли на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах (Посольском, Казанского двора, Поместном). Также они докладывали в Боярской думе о делах приказов, формулировали и записывали царские указы, другие законодательные акты и скрепляли их своей подписью. Они оглашали приговоры и делали объявления о повышении в чинах. В приказах думные дьяки санкционировали пересылку денег и выдачу жалованья, то есть выполняли распорядительные функции.

Приказные дьяки были помощниками  судей в приказах и воевод, руководили деятельностью структурных подразделений приказов и возглавляли небольшие приказы. Они готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих, подписывали грамоты, отписки, приходно-расходную документацию.

Младшими же в приказной администрации были подьячие, которые делились на три разряда:

     1.«Старые» (старшие), которые заведовали в некоторых приказах повытьями (структурными подразделениями столов). Они распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли её выполнение, составляли черновики в соответствии с пометками дьяка, делали выписки из дел для доклада Боярской думе и судейским коллегиям, вели приходно-расходные книги и были ответственными за архив.  Основная часть «старых» подьячих назывались подьячими «с приписью», которые были наделены значительной административной самостоятельностью, они имели право подписи исходящих документов.

   2. «Средние» подьячие (подьячие «со справой»). Они заверяли своей подписью правильность написания документов, вели книги приказов. В местных учреждениях функции подьячих « со справой» были гораздо шире. Они составляли финансовые отчёты, вели следственные и судебные дела.  

   3. «Молодые» (младшие) подьячие. В основном они занимались переписыванием «белением» документов, составлением выписок, производили записи в книгах.

С середины XVI века челобитные и частноправовые акты писались специальными подьячими – писцами-профессионалами.

Во времена приказного делопроизводства применялась столбцовая форма документа, которая была узаконена Судебником 1550года. Документы по этой форме писали на узких (15-17 см.) бумажных полосах, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «став».

В учреждениях документы классифицировались по характеру работы с ними на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные») документы. К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи, так же это были книги по учету хлебных запасов, денег, пошлин, сметные списки, которыми оформлялась функция хозяйственного учета. Кроме вышеупомянутых, каждая отрасль управления давала свои категории документов, так в деятельности Поместного приказа получили  развитие акты феодального землевладения и хозяйства (вкладные, купчие, дельные, раздельные, духовные и другие грамоты), а деятельность Посольского приказа оформлялась договорами, грамотами на проезд по территории государства, грамотами главам государств, наказами, статейными списками (отчетами по статьям наказа) и другими документами. В Разрядном приказе создавались документы по организации вооруженных сил (боярские книги и списки, десятни со сведениями о всех бояpax и других чинах, в том числе думных дьяков и дьяков в приказах с их денежными окладами и переменами в служебной деятельности, готовности и пригодности к ней; полковые и сотенные списки и другие). Документирование судебной деятельности выразилось в создании правых и судных грамот, судебных приговоров, журналов заседаний (судных списков), записей показаний свидетелей (сыскных и распросных, пыточных речей и сказок). Порядок вызова на суд оформлялся зазывной или приставной грамотой.

Виды входящих и исходящих  документов определялись сложившейся  иерархией учреждений. Приказы и  приказные избы получали указы царя и приговоры Боярской думы, наказные памяти. В центр приказные избы посылали отписки. Землевладельцы-вотчинники и помещики получали из правительственных учреждений ввозные и послушные грамоты, устанавливавшие их право на владение крестьянами и взимание с них повинностей. От служилых посадских людей и крестьян поступали челобитные. Переписка разных учреждений оформлялась памятями.

Движение входящего документа  начиналось с установления факта  его получения. Об этом делалась отметка (обычно под адресом).

Вообще регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны самих документов. Она появилась в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян. В центральных и местных учреждениях, в имениях феодалов стали заводиться специальные копийные и записные книги, в которых регистрировались акты, устанавливавшие форму зависимости крестьян. Согласно царскому указу 1683 года челобитные в приказах принимались подьячими и записывались в книге. В каждом столе приказа заводилась на один год своя записная книга, которая скреплялась подписью дьяка. В данной книге указывались имя подателя документа и помета дьяка. На документах делались отметки об их регистрации.

После регистрации документ рассматривался дьяком, который писал на нём помету (резолюцию) - распоряжение: что должен сделать подьячий для подготовки ответного документа. Помета и являлась основанием его составления, поскольку в её содержании давалось решение вопроса. Так, согласно помете дьяка на челобитной подьячий по писцовым, переписным и другим книгам составлял выписку, в которой указывал, например, где находилось земельное владение, за кем оно записано. Также делались выписки из законодательных актов по данному вопросу. На основе всех документов составлялась записка с изложением содержания вопроса, решение по нему оформлялось приговором, после вынесения которого, дело поступало в стол или повытье, ведавшее определенной территорией или вопросом. В соответствии с приговором челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, воеводе посылали грамоту или память.

В приказной избе входящий документ рассматривался воеводой с  дьяком. После чего составлялся судный список, в котором излагались содержание просьбы, доводы противника, содержание представленных им документов и приговор. В уголовных делах такой список не всегда составлялся, но все действия при следствии: обвинение, допросы, показания свидетелей - записывались отдельно на листах, а потом склеивались, а к ним приобщался приговор. Если решение вопроса было затруднено, документ пересылался в Москву. Довольно часто для решения какого-либо дела, особенно о земельных спорах, на место посылали приказного служилого человека или группу людей, которые разбирали дело на месте, а решение принимали в Москве.

Судебные решения и другие важные документы обязательно скреплялись подписью дьяка и печатью великого князя или боярина. Подпись начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом сставе, а заканчивалась на лицевой стороне листа под текстом. Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один сстав с другим надпись «став».

На исходящих документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого сстава. Независимо от непосредственного исполнителя документы адресовались  только царю.

Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью. Своеобразной была их регистрация, а именно, после выдачи документа челобитчику или отсылки грамоты, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. До учреждения в 1666 году почты документы переправлялись с нарочными.