Примерное положение о службе ДОУ и должностная инструкция работника службы ДОУ

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Ноября 2014 в 19:23, контрольная работа

Краткое описание

В нормативных документах в настоящее время службу делопроизводства называют службой документального обеспечения управления, проще ДОУ.
Я считаю, что изучение данного предмета актуально в наше время, так как делопроизводство –одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................................
3
1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.........
4
2. ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ...................................................
9
3. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ РАБОТНИКА СЛУЖБЫ ДОУ.....................
16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................
20
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ....................................................
21
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.........................................................................................................
22

Вложенные файлы: 1 файл

ДОУ В ГОС УЧР.doc

— 138.00 Кб (Скачать файл)

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Министерство образования Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ухтинский государственный технический университет»

Институт экономики и управления

 

 

 

 

Кафедра документационного обеспечения управления

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине  «Документационное обеспечение управления в органах государственного и муниципального управления»

Тема: «Примерное положение о службе ДОУ и должностная инструкция работника службы ДОУ.»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Банко Виктория Сергеевна

студентка группы

ДОУ — 11сп

Шифр: 120354

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Ухта, 2014

 

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................................

3

1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.........

4

2. ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ  О СЛУЖБЕ ДОУ...................................................

9

3. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  РАБОТНИКА СЛУЖБЫ ДОУ.....................

16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................

20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ....................................................

21

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.........................................................................................................

22


 

 

ВВЕДЕНИЕ

Для документационного  обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

В нормативных документах в настоящее время службу делопроизводства называют службой документального обеспечения управления, проще ДОУ.

Я считаю, что изучение данного предмета актуально в наше время, так как  делопроизводство –одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

В конечном счете, успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала, без четкой организации делопроизводства.

 

1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

  • структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
  • требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
  • существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

1. в министерствах и  ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

  • секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
  • инспекция при министре (руководителе ведомства);
  • канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
  • отдел писем (жалоб);
  • отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
  • центральный архив;

2. на государственных  предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях  и вычислительных центрах, высших  учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

  • подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
  • секретариат;
  • экспедиция;
  • копировально-множительное бюро;
  • архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами) , отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

  • совершенствование форм и методов работы с документами;
  • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
  • сокращение документооборота;
  • унификация форм документов;
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
  • внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
  • В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

  • осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
  • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • ведение информационно-справочной работы по документам организации;
  • машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
  • копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
  • разработка и проектирование бланков документов;
  • подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

  • подготовка к докладу руководству поступающих документов;
  • организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
  • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
  • организация хранения документов в структурных подразделениях;
  • организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
  • повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
  • организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
  • организация делопроизводства по обращениям граждан;
  • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

  • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
  • контроль за сроками исполнения документов;
  • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
  • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
  • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  • обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

  • разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
  • проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
  • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Дополнительная информация:

  • Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления;
  • Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления.

 

2. ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ  О СЛУЖБЕ ДОУ

 

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

1.2. Документационное обеспечение  управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.3. Наименование и структура  службы ДОУ устанавливаются в  соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от  принадлежности к определенной  группе организаций, типовых структур  создаются следующие службы документационного  обеспечения:

    • в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
    • на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
    • в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
    • в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
    • в акционерных обществах - учредительной конференцией;
    • в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
    • в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
    • в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Информация о работе Примерное положение о службе ДОУ и должностная инструкция работника службы ДОУ