Постоянно действующие экспертные комиссии

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования госархивов.[5]

ЭПК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- списки №1 организаций-источников комплектования госархивов (далее – список №1), в том числе организаций, создающих научно-техническую документацию, аудиовизуальные и другие специальные документы;

- списки №2 организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов (далее – список №2);

- списки граждан–источников комплектования госархивов;

- дополнения и изменения к спискам №1 и №2;

- примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций;

- описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;

- проекты локальных нормативных актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;

- предложения организаций по определению сроков хранения документов, не установленных перечнями документов с указанием сроков хранения;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно, после усовершенствования или переработки описей дел; акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и подробные справки о проведении розыска с дальнейшим представлением актов и справок на рассмотрение ЦЭМК;

- вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения;

- документы о результатах экспертизы ценности документов госархивов;

- вопросы отнесения документов НАФ к категории особо ценных документов;

- вопросы отнесения особо ценных документов НАФ к категории уникальных документов;

- вопросы оценки стоимости документов НАФ, имеющих категории уникальных документов, особо ценных документов;

- документы о результатах экспертизы ценности библиотечного и справочно–информационного фондов госархивов.

ЭПК для решения стоящих  перед ней задач имеет право:

- утверждать: описи дел постоянного хранения фондов госархивов; описи дел постоянного хранения организаций; описи особо ценных дел фондов госархивов; описи дел личного происхождения; перечни документов, подлежащих оцифровыванию; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов госархивов, не подлежащих хранению; предложения об отнесении особо ценных документов к категории уникальных документов после согласования с Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;

- согласовывать: списки № 1 и №2; списки граждан-источников комплектования госархивов; дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2; проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов организаций и госархивов в сфере архивного дела и делопроизводства; описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- приглашать на заседания работников госархивов, организаций, представивших документы на рассмотрение ЭПК, а также других организаций в качестве консультантов;

- заслушивать на заседаниях ЭПК отчеты о работе ЦЭК (ЭК) организаций;

- требовать: от исполнителей – своевременного представления проектов документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, заключений, отзывов на них в установленные сроки; от организаций – принятия мер по розыску недостающих дел постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия (утраты, незаконного уничтожения) документов; возвращать на доработку некачественно подготовленные проекты документов, рассмотренных ЭПК;

- решать в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение.

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовыми планами  работы органа по архивам и делопроизводству.

Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭПК имеет право созывать внеплановые  заседания, если возникают вопросы, требующие оперативного решения. Заседание  ЭПК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов. Решения  ЭПК принимаются большинством голосов  присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов  поровну решение принимается  председателем ЭПК.

Секретарь ЭПК обеспечивает своевременную подготовку документов для рассмотрения и созыв заседаний  в установленные сроки. Документы  для рассмотрения на заседании ЭПК  с заключениями на них представляются секретарю не позднее, чем за 5 дней до ее заседания в бумажном и электронном  виде. Замечания и предложения  на документы оформляются письменно  и подаются секретарю ЭПК в  бумажном и электронном виде.

В случае несогласия члена ЭПК с  принятым решением, он имеет право  высказать особое мнение, которое  вносится в протокол.

Доработанные по замечаниям и предложениям проекты документов повторно представляются на заседание  ЭПК либо рассматриваются в рабочем  порядке.

Заседания ЭПК оформляются  протоколом. Протоколы заседаний  ЭПК подписываются председателем, секретарем, и утверждаются руководителем  органа по архивам и делопроизводству.

Выписки из протоколов заседаний  ЭМК направляются госархивам, организациям, гражданам.

Контроль за выполнением  принятых на заседаниях ЭПК решений  осуществляет секретарь ЭПК.

 

2.2 Экспертно-методическая  комиссия

 

 

Экспертно-методическая комиссия государственного архивного учреждения (далее – ЭМК) создается для рассмотрения и решения научно–методических и практических вопросов, связанных с:

- организацией работы с документами в делопроизводстве государственных органов, иных организаций–источников комплектования государственного архивного учреждения;

- проведением экспертизы ценности документов и комплектованием государственного архивного учреждения и архивов организаций;

- осуществлением организационно–методического руководства и контроля за деятельностью постоянно действующих ЦЭК и ЭК организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.[7]

В своей деятельности ЭМК  руководствуется Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Положением о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 986 (в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 487), иными актами законодательства Республики Беларусь, методическими документами в сфере архивного дела и делопроизводства, Уставом госархива, решениями ЦЭМК, положением об ЭМК.

ЭМК является научно-совещательным органом. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором госархива протокола заседания ЭМК и являются обязательными для исполнения работниками госархива, а также организациями.

В состав ЭМК входят: председатель, секретарь, члены комиссии из числа  наиболее квалифицированных работников структурных подразделений госархива. В состав ЭМК могут входить  представители Департамента (для  республиканских госархивов), для  областных и зональных госархивов – представители структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов (далее – органы архивного дела и делопроизводства областей), а также представители организаций. Положение об ЭМК и ее состав утверждаются приказом директора госархива.

Председателем ЭМК является, как правило, заместитель директора  госархива, секретарем – работник госархива. Подготовка заседаний ЭМК и оформление протоколов возлагается на секретаря  ЭМК.

Основными задачами ЭМК являются:

- рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам архивного дела и делопроизводства;

- осуществление организационно–методического руководства и контроля за деятельностью ЦЭК (ЭК) организаций, служб документационного обеспечения управления и архивов организаций;

- рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования госархива, архивов организации;

- рассмотрение вопросов совершенствования научно–исследовательской и методической работы.[7]

ЭМК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- список № 1 организаций–источников комплектования госархива (далее – список №1);

- список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования госархива (или список №2 организаций–возможных источников комплектования госархива) (далее – список №2);

- дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2;

- список граждан–источников комплектования госархива;

- списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности;

- номенклатуры дел организаций;

- описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;

- сдаточные (расценочные) описи на документы личного происхождения;

- проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;

- предложения организаций по определению сроков хранения документов, не установленных действующими перечнями документов с указанием сроков хранения;

- предложения об отнесении особо ценных документов к категории уникальных документов;

- вопросы качества созданных в госархивах цифровых копий архивных документов, подготовленных для передачи в Фонд цифровых копий;

- изменение сроков проверки наличия и состояния дел в госархиве;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно (для всех госархивов); акты о выделении к уничтожению документов и дел фондов I категории (для республиканских госархивов), независимо от времени образования документов, после усовершенствования или переработки описей дел; акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и подробные справки о проведении розыска с дальнейшим представлением актов и справок на рассмотрение ЦЭМК;

- вопросы приема на постоянное хранение документов личного происхождения;

- документы о результатах экспертизы ценности документов госархива;

- вопросы отнесения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ) к категории особо ценных документов;

- вопросы отнесения особо ценных документов НАФ к категории уникальных документов;

- вопросы оценки стоимости документов НАФ, имеющих категории уникальных документов, особо ценных документов;

- документы о результатах экспертизы ценности библиотечного и справочно–информационного фондов госархива.[7]

ЭМК для решения стоящих  перед ней задач имеет право:

- утверждать: описи дел постоянного хранения фондов госархива; описи дел постоянного хранения организаций; описи особо ценных дел фондов госархива; описи дел личного происхождения; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов госархива, не подлежащих хранению;

- согласовывать: списки № 1 и №2; список граждан–источников комплектования госархива; дополнения и изменения к спискам № 1 и № 2; проекты локальных нормативных правовых актов и методических документов организаций и госархива в сфере архивного дела и делопроизводства; описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; сдаточные (расценочные) описи на документы личного происхождения; акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с отметкой «ЭПК»;

- приглашать на заседания работников госархива, организаций, представивших документы на рассмотрение ЭМК, а также других организаций в качестве консультантов;

- заслушивать на заседаниях ЭМК отчеты о работе ЦЭК (ЭК) организаций;

- требовать: от исполнителей – своевременного представления проектов документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭМК, заключений, отзывов на них в установленные сроки; от организаций – принятия мер по розыску недостающих дел постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия (утраты, незаконного уничтожения) документов;

- возвращать на доработку некачественно подготовленные проекты документов, рассмотренных ЭМК.

ЭМК организует свою работу в соответствии с годовыми планами  работы госархива. Вопросы, подлежащие рассмотрению на заседаниях ЭМК, включаются в планы работы структурных подразделений  госархива.

Заседания ЭМК проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭМК имеет право созывать внеплановые  заседания, если возникнут вопросы, требующие оперативного решения. Заседание  ЭМК считается правомочным, если в нем принимает участие не менее половины ее членов. Решения  ЭМК принимаются большинством голосов  присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов  поровну решение принимается  председателем ЭМК.