Организация работы с конфиденциальными документами

 

     Бумажные  носители:

• для текстовых документов – спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
• для чертежно-графических документов – ватман, калька, миллиметровая бумага.

     Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой  сброшюрованные и пронумерованные  листы бумаги с линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) – для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной  информации, как правило, количественного характера.

     Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

     На  обложках спецблокнотов сотрудник  подразделения конфиденциального  делопроизводства пишет или проставляет  штампом слово «Спецблокнот»  и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы  типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

     На  обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия  исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником  конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. 

     Объем и характер создаваемых документов влияют  на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.  
 
 
 
 
 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ

 
 

1. Учет  и исполнение конфиденциальных документов

     Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать  не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров  и листов, но и любое движение и местонахождения  документа.

     Учет  конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

     Учет  документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.

     Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

     Учет  конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших  документов, документов выделенного  хранения.

     Учет  изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

     Учет поступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

     Учет  документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставится документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.

     Независимо  от вида учета конфиденциальные документы  можно учитывать в журналах и карточках.

     Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

     Носители  конфиденциальной информации также  учитываются в журналах или карточках.

     Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

     Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых  конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:

     на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

     на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;

     на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

     ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой  безопасности предприятия.

     Магнитные и оптические носители, предназначенные  для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.

     На  самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).

     Учет  бумажных и магнитных носителей  производится по каждому виду тайны  раздельно.  

     Если  проект документа был напечатан  как открытый, а в процессе визирования  или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта  исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.

     В формах учета не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная надпись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

     Если  содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться  гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.

     После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

     Под исполнением конфиденциального  документа  понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач» [15. стр.250].

     В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.

     После рассмотрения и написания резолюции  на документах они передаются исполнителю под подпись в соответствующих учетных формах.

     При получении документов исполнитель  должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его  листов.

     Передача  документов между исполнителями  должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.

     Документы, требующие подготовки ответа или  принятия решения, подлежат контролю.

     Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.

     В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

     При контроле документов, пункты которых  имеют самостоятельного исполнителя  и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).

     Из  карточек контроля документов формируется  контрольная картотека по срокам исполнения документов.

     При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

       В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

     После исполнения документа исполнитель  проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении  его в дело.

     Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.

     Если  конфиденциальный документ не требует  исполнения, а адресован лишь для  ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а  ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального  делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника  подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами с проставлением даты производится на самих документах.