Организация работы с документами на предприятии

3) Передача документов  исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Извещение сотрудников  о проводимых совместно с главным  врачом планерках.

5) Оперативная связь со  сторонними организациями и отдельными  гражданами (телефон, факс и т.д.)

6) Учёт приёма граждан  и сотрудников по личным и  служебным вопросам.

7) Составление графика  работы сотрудников работающих  на штатных должностях по совместительству.

8) Выполнение машинописных  и копировально-множительных работ.

9) Ежедневное составление  совместно с ректором плана  его главным врачом на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у главного врача может пролежать неограниченное время или потеряться.

В ДП №1 есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рис.1).

Рисунок 1. Документооборот в ДП №1

В результате просмотра журнала регистрации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1. Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2011	2012	2013	в 2012 к 2011	в 2013 к 2012
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870 315 57 498	648 243 51 354	894 286 64 516	74 74 83 71	138 124 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841 1492 2349	2597 973 1624	1972 1272 700	68 65 69	76 131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92

 

 

В ДП №1 много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения.

К числу таких подразделений можно причислить:

- Бухгалтерия;

- Административный отдел;

- Лечебно-диагностические  отделения

- Центр реабилитационной  терапии.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2).

Таблица 2. Группировка видов документов по подразделениям

Подразделение	2011		2012		2013
	Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Административный отдел	765	15	621	16	754	22
Бухгалтерия	1392	27	1073	28	1272	37
Лечебно-диагностическое отделение №1	909	17	718	19	446	13
Лечебно-диагностическое отделение №2	715	14	537	14	345	10
Центр реабилитационной терапии	582	11	410	11	273	8
Прочие	305	6	172	4	115	3
Итого:	5219	100	3850	100	3464	100

 

Из таблицы видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в отделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам. В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.

Заключение

 

В результате выполнения работы, необходимо сделать некоторые выводы по  организации документооборота в ДП №1.

Существующий на предприятии административный отдел производит первичное рассмотрение поступающих документов и направляет их либо на подпись руководителю, либо непосредственно в соответствующие подразделения. Однако документы, содержащие конкретную оперативную информацию, было бы более естественно направлять в конкретные подразделения, минуя руководителя. Это позволило бы освободить его от рассмотрения мелких текущих вопросов, решением которых могут заниматься его заместители и ответственные исполнители. На рассмотрение руководителя стоило бы передавать только адресованные ему лично документы и документы, содержащие наиболее важную информацию. В результате проведенного анализа было выявлено, что на предприятии отсутствуют унифицированные формы многих документов, что создает дополнительную нагрузку на персонал по созданию данных документов. Для улучшения работы с документами следует ввести форменные бланки для таких документов как заявления, резюме, отчеты, дневки.

Большим недостатком в организации работы с документами является отсутствие автоматизации данных процессов. Это увеличивает время обработки документов, затрудняет контроль за исполнением документов. затрудняет доведения до сведения работников их содержания, предусматривает только устное оповещение работников о намеченных планерках.

Все эти вопросы можно было бы решить с введением более автоматизированной системы документооборота. Для этого необходимо закупать современные компьютеры, создавать локальную сеть, использовать современные программы, позволяющие быстро обработать информацию.

 

Список использованных источников

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практич. пособие. – М.: КНОРУС, 2008. 
2. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. – М.: Омега-Л, 2009. 
3. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М.: Инфра-М, 2010
4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2010. 
5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2009. 
6. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Учеб. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007.