Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его использования

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. [5. – с. 91]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Учет движения документов

 

В целях определения  условного объема обрабатываемой документированной информации, планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, технической оснащенности процессов работы с документами рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов.

Нормативно-методическими  разработками Архивной службы рекомендуется запись результата учета документов и их копий в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе – количество их копий.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

1. сведения об объеме документооборота;
2. сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;
3. сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач: с какой целью собираются сведения, какой хронологический период и какая глубина проведения учета необходимы, каково будет их дальнейшее использование. [6. – с. 43]

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства. [5. – с. 92]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.   Отличительные особенности оперативного хранения документов,

выполненных на различной  материальной основе

 

Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

• бумажные;
• фотографические носители;
• носители механической звукозаписи;
• магнитные носители;
• оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Передача  документированной информации во времени  и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде, и особенно при хранении, они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

Проблема  долговечности и экономической  эффективности материальных носителей  информации особенно остро встала с  появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информации.

Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, равно как и документы на традиционных носителях, подвержены физическому старению, связанному со старением материального носителя. Так, старение фотоматериалов проявляется в изменении свойств их светочувствительности и контрастности при хранении, в увеличении так называемой фотографической вуали, повышении хрупкости плёнок. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности. Особенно нестойкими были кинофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Очень быстро выцветали первые цветные кинофотодокументы. Надо заметить, что вообще срок сохранности цветных кинодокументов в несколько раз меньше, чем чёрно-белых, вследствие нестойкости красителей цветного изображения. Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике микрофильмы по-прежнему остаются важным способом хранения резервных копий наиболее ценных документов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов не менее 500 лет.

Для магнитных  носителей (лент, дисков, карт и др.) характерна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям. Они также подвержены физическому старению, изнашиванию поверхности с нанесённым магнитным рабочим слоем (так называемое осыпание). Магнитная лента со временем растягивается, в результате чего искажается записанная на ней информация.

По сравнению  с магнитными носителями оптические диски более долговечны, поскольку срок их службы определяется не механическим износом, а химико-физической стабильностью среды, в которой они находятся. Оптические диски нуждаются в хранении также в условиях стабильных комнатных температур и с относительной влажностью в пределах, установленных для магнитных лент. Для них противопоказаны чрезмерная влажность, высокая температура и резкие её колебания, загрязнённый воздух. Разумеется, оптические диски следует оберегать и от механических повреждений. При этом надо иметь в виду, что наиболее уязвимой является нерабочая окрашенная сторона диска.

В отличие  от традиционных текстовых и графических  документов, аудиовизуальные и машиночитаемые документы подвержены техническому старению, связанному с уровнем развития оборудования для считывания информации. Быстрое развитие техники приводит к тому, что возникают проблемы и порой труднопреодолимые препятствия для воспроизведения ранее записанной информации, в частности, с фоноваликов, пластинок, кинолент, поскольку выпуск оборудования для их воспроизведения либо давно прекратился, либо действующее оборудование рассчитано на работу с материальными носителями, обладающими иными техническими характеристиками.

Наконец, имеет  место логическое старение, которое  связано с содержанием информации, программным обеспечением и стандартами сохранности информации. Современные технологии цифрового кодирования позволяют, по мнению учёных, сохранять информацию практически вечно. Однако для этого необходима периодическая перезапись, например, компакт-дисков – через 20-25 лет. Но, во-первых, это дорого, а, во-вторых, компьютерная техника развивается настолько быстро, что имеет место нестыковка аппаратуры старых и новых поколений.

В настоящее  время продолжается интенсивный  поиск информационно ёмких и одновременно достаточно стабильных и экономичных носителей. [4. – с. 12 – 14.]

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Управление любой организацией в современных условиях можно  представить как процесс передачи и накопления информации, основным носителем которой выступает документ. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как его результат. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. Правильно организованное делопроизводство не только облегчает и ускоряет работу всех специалистов предприятия, но и способствует более эффективному его управлению. Учитывая происходящие изменения в сфере коммуникаций и внедрение информационных технологий, роль документирования как информационной основы управления будет только возрастать.

Для четкой организации  документационного обеспечения  управления документы во время их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для  повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок служебного и социального характера – сохранены. Систематизация и хранение должны обеспечивать быстрый и удобный доступ к необходимым документам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Нормативные акты и другие официальные документы

 

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон [27.07.2006 № 149-ФЗ (с посл. изм. и доп)] // Росс. газета. – 2006. - № 4131.
2. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон [22.10.2004 № 125-ФЗ (с посл. изм. и доп)]  // Росс. газета. – 2004. - № 3614.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: изд-во стандартов, 1998.

 

Учебная литература

 

4. Виноградова Т.Н., Глазунова Т.В. Документоведение: учебное пособие – Омск: ОмГТУ, 2007. – 70 с.
5. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 177 с.
6. Пшеничная Е.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: учебное пособие. - Владивосток: ВГУЭС, 2006. – 100 с.