Організаційно-розпорядчі документи

 

    Інструкція  – правовий акт, що видається  з метою установлення визначених  правил для регулювання організаційних, науково-технічних, технологічних, фінансових та інших спеціальних сторін у діяльності підприємства, організацій і установ, а також їх підрозділів, служб, посадових осіб і громадян.

    Інструкції пояснюють порядок використання тих або інших розпорядчих документів, надають умови виконання визначених дій, регламентують діяльність щодо конкретних напрямів управління та ін., наприклад: «Інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях» тощо.

 

 

    Можна виділити  наступні групи інструкцій:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу;
• посадові інструкції
• такі, що визначають порядок експлуатації обладнання, механізмів, приборів та ін.

    Інструкція  є документом тривалої дії.  Вона, як правило, діє до того  часу доки її не замінять  новою.

    Оскільки інструкція  має за мету окреслити методичні аспекти, її текст повинен бути точним, викладатись у логічній послідовності сформованими розділами, які поділяються на пункти та підпункти.

    Заголовок  інструкції чітко визначає коло  питань об’єктів і осіб, на  яких розповсюджується її дія. Невиконання дій, які передбачені інструкцією, кваліфікується як порушення дисципліни.

    Оформлення  інструкції проводиться на бланках  організації або на чистих  аркушах формату А4. Затверджується  інструкція безпосередньо керівником  або розпорядчим документом вона  обов’язково є додатком до цього документа, а сама інструкція повинна мати посилання на нього, його дату і номер.

    Особливе місце  належить посадовим інструкціям.  Вони забезпечують правове положення  працівників підприємства, встановлюють  функції, права, обов’язки і відповідальність посадових осіб.

    Посадова інструкція повинна враховувати найменування посад, які передбачені Державним класифікатором професій ДК003-2005, затвердженого Держспоживстандартом України від 26 грудня 2005 року №375, а також кваліфікаційні характеристики працівників, які вкладені в довідниках кваліфікаційних характеристик.

    Посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів, ними підписуються та затверджуються, як правило, першими керівниками організації.

    Посадові інструкції доводяться до відома працівників під підпис. У разі внесення до посадової інструкції змін і доповнень на підприємстві видається наказ, з яким робітника знайомлять під підпис. Якщо змінюється назва організації, або назва структурного підрозділу, або відбувається зміна назви посади-посадова інструкція повинна бути перероблена та змінена.

 

    Текст інструкції  складається з таких розділів:

• «Загальні положення», де визначаються місце і роль певної посадової особи в розв’язання основних завдань менеджменту даної установи
• «Основні функції» основні функції фахівця визначаються на основі завдань відповідного структурного підрозділу та індивідуальних даних працівника. Виклад має бути стислим, конкретним і зрозумілим
• «Права та відповідальність» надання прав виходить із забезпечення повного та ефективного виконання основних функцій, покладених на посадовця. Відповідно до своїх повноважень фахівець має нести відповідальність за несвоєчасне, неякісне і некваліфіковане виконання своїх виробничих функцій
• «Зв’язки за посадою», або «Взаємовідносини» Здійснення своїх повноважень, спрямованих на досягнення основної мети діяльності організації, вимагає від посадовця використання відповідної інформації і передбачає його право на інформування певного кола фахівців, структурних підрозділів тощо. Обов’язково має бути зазначено, де і за якої умови посадовцю надається повноваження представляти свій підрозділ або напрям діяльності організації при проведенні нарад, конференцій, симпозіумів і т. ін.
• «Контроль за діяльністю». В цьому розділі зазначається виробниче підпорядкування фахівця; кваліфікаційні вимоги до його освітнього рівня; стаж роботи; форми та періодичність підвищення кваліфікації; порядок і періодичність атестації фахівця

 

    Правила

Для регламентації управлінської діяльності, визначення порядку виконання тих чи інших дій використовуються звід обов’язкових для виконання норм і вимог, які називаються правилами. Затверджені правила є обов’язковими для виконання та дотримання їх вимог усіма особами, яких вони стосуються.

    Зазвичай правила  є об’єднуючим документом, де  зосереджені основні довідкові  матеріальні принципи роботи, виконання  регламентів схема обліку інформацією,  що забезпечує порядок взаємодії  керуючої і керованої підсистеми.

    Існує досить  великий перелік різноманітних правил, які регулюють і регламентують різні сторони нашого життя, наприклад: «Правила надання телекомунікаційних послуг»; «Правила надання послуг поштового зв’язку »; «Правила побудови, викладання, отримання та вимоги до змісту нормативних документів» та безліч інших

.

    Правила регламентують:

• трудовий розпорядок на підприємстві
• порядок прийняття на роботу і звільнення працівників
• основні права та обов’язки працівників і власників підприємства
• застосування заохочень за успіхи в роботі та заходів стягнення за порушення трудової дисципліни.

 

    За сферою  дії Правила поширюються на  всіх працівників, які працюють  за трудовим договором: незалежно  від статусу(основний, сумісник), строку  договору( на невизначений строк,  строковий, тимчасовий, сезонний), виду виконуваної роботи, режиму роботи( повний робочий час, неповний робочий час) віку, статті тощо за винятком окремих категорій працівників деяких галузей народного господарства, для яких діють статути і положення про дисципліну ( Статут про дисципліну працівників залізничного транспорту, Статут про дисципліну працівників спеціальних (воєнізованих) аварійно-рятувальних служб та ін.)

    Відповідно  до статті 142 КЗпП Правила затверджуються  трудовими колективами (зборами,  конференцією)  за поданням власника і виборним органом первинної профспілкової організації на основі типових правил. Ухвалене на зборах рішення про затвердження. Правил оформляється протоколом, який підписується головою та секретарем зборів і скріплюється печаткою підприємства. Доповнення та зміни до Правил вносяться у такому ж порядку.

    Оскільки Правила  є локальним нормативним документом, їх зміст має не тільки визначатися  загальними нормами трудового  законодавства, а й ураховувати  специфіку діяльності підприємства, а також трудових відносин у відповідній сфері (виробництво, освіта, наука, медицина тощо). Зміст Правил не повинен суперечити нормам інших локальних документів у межах підприємства, наприклад, статутові, колективному договору, положенням про структурні підрозділи, посадовим інструкціям тощо.

    Для кадрових  служб (посадових осіб, які виконують  їх функції) Правила – основний  нормативний документ, який регламентує  вирішення цілої низки питань, зокрема прийняття, переведення  і звільнення працівників, здійснення  контролю за додержанням працівниками трудової дисципліни, підготовки відповідних розпорядчих документів тощо.

    Штатний розпис

    Штатний розпис  теж належить до організаційних  документів. Його діяльність передбачено діючим законодавством, зокрема статтею 64 Господарського кодексу України, згідно з якою підприємство самостійно вибирає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

 

   

 

 

 

 

Штатний розпис закріплює:

• перелік посад і професій
• чисельність штатних одиниць
• розмір посадових окладів, надбавок та доплат за умови, що передбачені системою оплати праці і мають постійний характер (наприклад, доплати за вислугу років на підприємстві)
• місячний фонд заробітної плати

 

    На основі  штатного розпису вирішують як  внутрішні питання ( прийняття на роботу і переведення працівників, встановлення надбавок і доплат, розроблення посадових (робочих) інструкцій, здійснення відповідних записів у трудових книжках тощо), так і зовнішні ( подання до державних органів встановленої звітності, зокрема про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) та потребу в працівниках (форма З-ПН), про зайнятість та працевлаштування інвалідів (форма 10-ПІ))

    Розробляють  штатний розпис, виходячи із затвердженої  структури і чисельності, положення про оплату праці та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Закону України «Про оплату праці», Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, Класифікатора професій ДК 003-2005, випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

 

 

    Протягом року  до штатного розпису може бути  внесено зміни чи доповнення, зокрема у разі:

• введення(виведення штатних одиниць
• зміни розміру посадових окладів
• установлення(скасування) надбавок або доплат
• зміни назв посад(професій), категорій, розрядів тощо.

 

Розділ 2. Склад організаційно-розпорядчих документів

 

2.1 Підготовка розпорядчих  документів

 

Особливості складання  розпорядчих документів

    Складання розпорядчих  документів-досить складний процес, у якому можна виділити такі  стадії: вивчення суті питання, збирання та аналіз інформації із зазначеного питання, підготовка проекту документа, його, оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.

    Важливе значення має  процедура складання та оформлення  розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діловодства конкретної установи, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

    В інструкції з діловодства,  зазвичай, викладаються послідовність  робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.

    Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені.

    Основна вимога до  створення розпорядчих документів  – достатня компетентність посадових  осіб, які над ними працюють. Чим  важливішим є документ, тим повинні  бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

    Юридичною підставою  створення розпорядчого документа  може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ також можуть виступити ініціаторами розробки будь-якого питання розпорядчого документа.

    Для того, щоб висловлені у розпорядчому документі пункти були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів до нього, проект розпорядчого документа має складатися на підставі ретельного й усебічного вивчення відповідних питань.

    Залежно від важливості  управлінської дії, яку планується  сформулювати у розпорядчому  документі, передусім, слід ознайомитися з законодавчими та іншими нормативно-правовими актами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів забезпечить не лише правову підставу документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань надає змогу, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

    Лише зібравши й проаналізувавши  всі необхідні документи та  факти, отримавши повну ясність  з предмета вивчення, чітко визначивши  мету видання, можна приступати до складання проекту розпорядчого документа. При цьому основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це в чорновому варіанті, потім відреагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином.