Організаційно-розпорядчі документи

    Перша стадія розробки розпорядчого документа – визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід із вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його спрямованість, дасть змогу запобігти дублювання і протиставленню, загострити увагу на невирішених аспектах проблеми.

    Підготовка проекту розпорядчого  документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо.

    Зібравши й вивчивши  необхідні матеріали, досягши  повної ясності з суті питання,  яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документу, розпочинають створення його проекту.

    У нормативно-правових актах передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

    Проект розпорядчого  документа погоджують із заступником  керівника установи –куратором  питання, що порушені в документі,  та з керівниками структурних  підрозділів, яких стосується  наказ.

    Юридична служба(юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту  розпорядчого документа законодавству  та розпорядженням вищих організацій  і візує його за наявності  необхідних віз. У разі невідповідності  проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

    Видання розпорядчого  документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку

(Постанова Кабінету  Міністрів України від 27 серпня 1995 р. №690).

    Перед підписанням  у керівника проект розпорядчого  документа додатково ретельно  вивіряється. При цьому особлива  увага звертається на перевірку  чисел, прізвищ ,найменувань.

    Документи  розпорядчої діяльності поділяються  на накази, вказівки, ухвали, розпорядження,  рішення тощо.

 

 

     Підготовка і оформлення наказів

    Найпоширенішим  видом розпорядчих документів, що  застосовуються у практиці управління, є наказ.

    Наказ –  це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи (далі  – установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

    Створюється наказ на основ і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

    За призначенням  розрізняють:

• накази з основної діяльності( із загальних питань);
• накази із адміністративно-господарських питань;
• накази з особового складу

     Текст наказу  обов’язково повинен мати заголовок,  який починається з прийменника  «Про».

Наприклад:

«Про затвердження…»

«Про надання…»

«Про продовження роботи…».

    Складається  текст наказу, як і будь-якого  розпорядчого документа, з констатуючої і розпорядчої частин.

    Констатуюча  частина тексту наказу містить  такі елементи:

• вступ( вказується причина видання наказу);
• доведення (переказуються головні факти);
• висновок (викладається мета видання наказу).

    Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватися однією-двома фразами.

  Починається констатуюча  частина словосполученнями:

У зв’язку…

Згідно із…

Відповідно до…

Для виконання…

З метою…

    У констатуючій  частині наказу автори можуть  вказувати підставу, обґрунтування  або мету складання документа,  наприклад:

   З метою реалізації  Постанови Верховної Ради України  від…

    У тексті  документа, підготовленого на  підставі документів інших установ або раніше виданих документів, вказують їхні реквізити: назви документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів. Наприклад:

   На виконання  постанови Кабінету Міністрів  України від 19 березня 2009р.

   №178 «Про впорядкування застосування…»

 

    Викладання  тексту розпорядчої частини наказу  організацій, які діють на принципах  єдиноначальності, повинне йти від  першої особи у формі однини.

   Текст розпорядчої  частини наказу починається словом  НАКАЗУЮ, яке друкується великими літерами на окремому рядку4 після нього ставиться двокрапка.

    Розпорядча  частина наказу може бути поділена  на пункти, які нумеруються арабськими  цифрами. У розпорядчій частині  передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх  виконання осіб, терміни виконання.

    Якщо в пункті  наказу міститься кілька заходів,  різних за характером, то кожен  виділяється в підпункт.

    Якщо завдання  або дія передбачає конкретного  виконавця, відповідний пункт  починають із зазначенням посади  і прізвища виконавця у давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу ставлять після прізвища, наприклад:

    НАКАЗУЮ:

    1.Затвердити  зведену номенклатуру справ установи.

    2.Завідуючий  канцелярією Федоренко Т. М.  організувати заняття з менеджерами  структурних підрозділів…

 

    Особу чи  осіб, яким доручається контроль за виконанням наказу, зазвичай, зазначають в останньому пункті розпорядчої частини наказу.

    Строк виконання  наказу має бути реальним. Необхідно  також враховувати час на доведення  вміщеної інформації до конкретних виконавців.

    Структура  розпорядчої частини наказу залежить  від обсягу і змісту наказу.

    Візи виконавця  там інших службових осіб потрібно  розташовувати нижче від підпису  керівника.

    Оформляють  їх, наприклад, у такий спосіб:

 Проект наказу внесено:

1.Фінансовий  директор_______Ю.І. Юхименко

                                        (підпис)

Проект  наказу погоджено:

1.Фінансовий  директор_______Р.М.Столярова

                                        (підпис)

2.Головний  технолог_______В.С. Іванов

                                   (підпис)

3.Юрисконсульт________О.Н.  Яременко

                             (підпис)

4Начальник  відділу кадрів________І.М.Мащенко

                                             (підпис)                                     

 

    Підписує наказ  перший керівник установи. Право  підпису наказу він може надавати  своєму заступнику, а також іншим  посадовим особам у межах їх  компетенції.

    Особлива увага  має приділятися доведенню наказу  до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов’язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

    У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом.

 

Особливості оформлення спільних наказів

    Кілька установ  одного рівня можуть видати  спільний наказ з основної  діяльності.

    Спільний наказ  з основної діяльності оформлюють на чистих аркушах паперу формату А4; при цьому віддають перевагу зцентрованому розташуванню реквізитів.

    Спільний наказ  має той самий набір реквізитів, що й і індивідуальний наказ,  втім оформлення деяких реквізитів спільного наказу має певну специфіку.

    Так, під  час складання і оформлення спільного наказу, а також документів, що можуть додаватися до нього, слід мати на увазі, що:

• назви організацій у спільному наказі розміщуються на одному рівні;
• у спільному наказі проставляють лише одну дату його видання. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом;
• реєстраційний індекс спільного наказу складається з порядкових реєстраційних номерів
• , присвоєних документу в кожній організації;
• у спільному наказі має обов’язково бути вказано місце складення або видання документа;
• заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа;
• текст обов’язково складається з двох частин -  констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення. Констатуючу частину друкують з абзацу, у кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЄМО», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані;
• якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу не оформлюють;
• додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс;
• підписи керівників організацій розміщують на одному рівні у кілька стовпчиків;
• особистий підпис кожного з керівників має бути засвідчений відбитком основної круглої печатки відповідної організації;
• візують наказ у кожній з організацій відповідальні виконавці та зацікавлені посадові особи (найчастіше заступники керівників організацій, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче від реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркушу наказу;
• за потреби в оцінці доцільності видання спільного наказу, встановленні його відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими організаціями. У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до наказу.

 

Підготовка  наказів

     Вказівка  – розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: заступником керівника установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми.

    Вказівка охоплює  в основному питання організаційно-методичного,  оперативного характеру, пов’язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

     Даються  вказівки для розв’язання поточних  організаційних питань, а також  для доведення нормативних матеріалів  до безпосередніх виконавців.

    Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, номера, заголовка, тексту, підпису, позначки про погодження.

    Починається  текст вказівки, зазвичай, словами

«ЗОБОВ’ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ», які друкуються великими літерами.

     Видають  вказівки залежно від обсягу  тексту на бланках стандартних  форматів А4 або А5.

 

 

 

 

Прийняття ухвал

    Ухвала –  розпорядчий документ, що має  силу правового акта, який приймається  місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв’язання найважливіших питань їх компетенції.

    Ухвалами також  називаються спільні акти, що  видаються кількома неоднорідними  органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу  єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо).

    Коло питань, з яких приймаються ухвали  місцевих рад, досить широке  через те , що вони здійснюють  державне керівництво всіма галузями  господарського і соціально-культурного  життя.

    Ухвали й  розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їмс прав, є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підлягає Раді, а також службовими особами і громадянами.

    За своїми  юридичними властивостями ухвали виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними.

     Нормативні  ухвали – це ухвали про режим  роботи підприємств торгівлі  й побутового обслуговування  населення.

     Індивідуальні  ухвали – ухвали про прийняття  в експлуатацію того або іншого об’єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.

    Ухвали місцевих  рад та їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію.