Організаційно-розпорядчі документи

 

    Розпорядження-це  правовий документ, який видається  для регулювання і координування  оперативних та тактичних питань  управління. Це деталізація шляхів  і способів вирішення конкретного  завдання у межах окремого  напряму дії або окремого підрозділу.

    Розпорядження  видається державним органом,  організацією або установою, посадовою  особою підприємства (незалежно  від форми власності) у межах  їхньої компетенції і має обов’язкову  юридичну силу для підлеглих  організації, яким адресовано розпорядження, а також громадянам та працівникам, яких це розпорядження стосується. Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів(на підставі й для виконання законів України, рішень Президента України, Верховної Ради України), розпорядчі органи місцевого самоврядування, а також керівники підприємств, установ чи організацій і посадові особи в межах своїх повноважень для вирішення оперативних завдань управління.

 

    Розпорядження  має два варіанти:

• розпорядження загального характеру-тривалої дії
• розпорядження окремого характеру-стосується виконання конкретних питань і містить у собі склад завдання, перелік обмежень, а в окремих випадках і інструкції про порядок виконання завдань

 

    Як правило,  розпорядження, що видаються на  підприємстві, мають обмежений строк дії і стосується вузького кола питань та виконавців (структурних підрозділів чи посадових осіб). Мета розпорядження зобов’язати підлеглих до тих чи інших дій і мобілізувати ініціативу.

    Аналогічно  до наказу текст розпорядження може мати констатуючу та розпорядчу частину.

    Склад реквізитів  розпорядження аналогічний до  складу реквізитів наказу.

 

    Вказівка - найбільш поширена форма розпорядчого впливу менеджера. Як розпорядчий документ вказівка видається одноосібно і містить адресні вказівки щодо розв’язання окремих питань переважно інформаційно-методичного характеру, а також  для організації виконання наказів керівництва або керівних органів, інструкцій, правил тощо.

    Безпосередньо  за допомогою вказівок до відома  підпорядкованих організацій доводяться положення законодавчих і нормативних актів, роз’яснюються порядок їх виконання.

    Вказівки оформлюють  на звичайних чи спеціальних  бланках формату А4. Текст вказівки  може мати констатуючу і розпорядчу  частину.

    Склад реквізитів вказівки аналогічний до складу реквізитів наказу.

    Доручення-розпорядчий документ, який використовується для оперативного вирішення управлінських дій разового виконання за своїм призначенням і особливостями оформлення має багато спільного із вказівкою. Доручення регламентує тільки зміст завдання залишаючи підлеглим право вибору способу дій, а іноді і термінів виконання. В дорученні, як правило, подається інформація про конкретні цілі і завдання, на підставі якої підлеглі можуть самостійно прийняти рішення та працювати. Ця інформація має бути чіткою та зрозумілою.

 

    Ухвала- правовий  акт, що приймається місцевими  держадміністраціями, радами, виконавчими  комітетами. Ухвалою оформляють  також результаті діяльності  інших колегіальних органів-колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

    За своїми  юридичними властивостями ухвали  можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати, наприклад, ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування населення, індивідуальними-ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого домобудівництва, встановлення опікунства тощо.

    Ухвали місцевих  рад, а також їх виконкомів  укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає  лише в тому, що ухвали рад не нумерують, а ухвали виконкомів мають порядкову нумерацію.

    Ухвали складаються  із вступної частини, у якій  констатується стан питання, що  розглядається, і постановчої  частини, що містить перелік  заходів із зазначенням термінів  виконання й перелік службових осіб, що відповідають за виконанням ухвали.

    Реквізити  ухвали, такі ж як  і у наказі.

 

    Постанова- це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

    Постанови  приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

    Текст постанови  складається з двох частин: констатуючої  і розпорядчої. Констатуюча частина містить оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець(виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами(секретар).

    Реквізити  постанови, такі ж як і у  наказі.

 

1.2Організаційні документи

    Для функціонування  будь-якого підприємства потрібні документи , які забезпечать організаційне оформлення його діяльності. Такі документи, що регламентують структуру управління на підприємстві; напрями діяльності; організацію роботи; завдання і функції підприємства; взаємозв’язки між підрозділами; права, обов’язки та відповідальність керівництва, спеціалістів і робітників в установі називають організаційними документами.

    До найбільш  поширених організаційних документів  належать: установчий договір, статут, положення, інструкції, правила,  штатний розпис  та інші документи,  що на тривалий період є  для підприємства, установи чи організації важливими нормативно-правовими актами.

    Зазначені документи розробляються власником або уповноваженим органом (в окремих випадках за погодженням з профспілковим комітетом, а якщо його немає, з представниками, вільно обраними на загальних зборах найманих працівників) з урахуванням умов чинного законодавства.

 

    Установчий  договір – це цивільно-правовий  документ, яким засновники юридично  закріплюють свій намір створити  підприємство з тією або іншою  назвою. В установчому договорі  в обов’язковому порядку повинні мати місце відомості про найменування і місце знаходження майбутнього підприємства, про розмір частки у статутному фонді кожного із засновників підприємства, про порядок внесення засновниками підприємства майна до статутного фонду підприємства.

    У договорі  повинні бути вказані найменування  і реквізити засновників (для  громадян-паспортні дані, ідентифікаційний  код і місце проживання). Установчий  договір має бути підписаний  усіма засновниками підприємства.

 

    Статут підприємства - це локальний правовий акт підприємства, що регулює поряд з нормами чинного законодавства правову основу його діяльності. У статуті повинні бути детально описані всі питання, що стосуються функціонування підприємства (юридичний статут, предмет і цілі діяльності, види діяльності, майно підприємства, порядок управління підприємством, порядок розподілу прибутку і збитків, порядок припинення діяльності).

    Статут після  затвердження повноважним органом  передають на реєстрацію до  відповідних державних органів, де підприємству або організації видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після державної реєстрації підприємство чи організація має право розпочати свою діяльність. На даний час розробленні готові трафаретні форми статутів різного призначення та різних форм діяльності. Статути, розроблені для ряду однотипних установ (організацій), вважаються типовими.

    Якщо статут  складається для конкретної господарської,  кооперативної чи іншої організації,  то він називається індивідуальним. Як правило індивідуальні статути створюються шляхом конкретизації типових.

    Для чіткого  викладення змісту статуту, й  кращого сприйняття тексту його  поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі  нумерують арабськими цифрами.

    Реквізити  титульної сторінки статуту:

• назва суб’єкту господарювання
• назва виду документа(статут)
• гриф затвердження
• позначка про реєстрацію
• місце складання чи видання, рік

 

• Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу-титульній сторінці.

 

На подальших аркушах  оформляють текст статуту за розділами:

1. Загальні положення
2. Цілі і предмет діяльності
3. Види діяльності
4. Зовнішньоекономічна діяльність
5. Майно підприємства
6. Права та обов’язки засновників
7. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків підприємства
8. Форс-мажорні обставини
9. Органи управління товариства
10. Реорганізація та ліквідація товариства
11. Набуття статутом чинності, зміни й доповнення до статуту та інш.

 

    За необхідністю  до статуту слід вносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинному законодавству України та іншим державним нормативно-правовим актом.

    Статути оформляють  на аркушах паперу формату  А4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

    Статут не  належить до секретних документів  і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу  ревізійним комісіям, державним  контрольним органам, представникам  судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу і ін.

    На підставі  статуту розробляють положення,  правила та інші документи  організаційного характеру

 

    Положення

    Існує декілька видів положення:

    Положення  про установу або організацію(міністерство, відомство, фірму тощо)- є важливим нормативно-правовим актом, де закріплюються функції, обов’язки та їх права, а також визначаються основні правила організації і діяльності відповідних органів. Такі положення мають з статутом однакове призначення.

    Положення  про установу, як правило, затверджується  одноосібно або визначається  розпорядчим документом організації  вищого рівня управління

    Положення  про структурний підрозділ - це  локальний правовий акт підприємства (установи або організації), що  визначає правовий статус, завдання, функції, права, обов’язки і відповідальність визначеного структурного підрозділу. Основою для розробки таких положень є Статут.

 

 

 

Положення про організацію. Виділяють:

• положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання (наприклад, положення про порядок розслідування і ведення обміну нещасних випадків, захворювань на виробництві)
• положення про постійно діючі комісії: експертні; ревізійні; контрольні та інші.
• положення про організацію і проведення різних заходів: конкурсів, оглядів, виставок та ін. Структуру та зміст таких положень визначають установи, які є організаторами цих заходів.

 

    Положення  бувають типові та індивідуальні.  Типові положення розробляють  вищі органи управління для підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва, на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується цей підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконання. Положення набуває чинності з дня його затвердження, або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення.

    Положення  оформляють на бланках формату  А4. Якщо положення не виходить  за межі підприємства, то його  можна оформляти на чистих  аркушах паперу.

    Текст положення,  як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.