Оперативное хранение документов

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация  их хранения должна обеспечивать сохранность  документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы  оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в  последние время наряду с хранением  документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали  применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет  упростить использование документов в текущей деятельности, так как  работу с документом могут производить  несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в  соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных  хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий  и должностных обязанностей.

2. Установление сроков хранения дел. Типовые и ведомственные перечни документов и их значение

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании  специальных типовых или ведомственных  перечней документов.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. 

Установленные данными перечнями  сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно  лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

При установлении сроков типовым  перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне  состав и содержание документов организации  отражены с большой полнотой и  конкретизацией. 

К основным типовым перечням относятся следующие:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558;
• Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы; 
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной  комиссией соответствующего архивного  учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. 

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством  в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

3. Формирование дел

Формирование  дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. 

При формировании дела в  него помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 

Дела формируются в  организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так  и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива. 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

Толщина дел со сроками  хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок  дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и  т.д.

Внутри дела документы  должны быть расположены так, чтобы  они по своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При  этом документы располагаются в  хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие  – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления, присоединяются к  документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем  в документе делается отметка. 

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих  правил:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям <span class="No_0020Spacing__Char" style=" font