Нормативно методические основы в ведомственных архивах

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов  и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций  и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое  и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Для обеспечения сохранности архивного  наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с  этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется  особенно большое внимание.

Актуальность  данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение  всестороннего использования обществом  информации архивных документов. Важно  помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью курсовой работы является изучение современной  организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На  основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1) дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

2) определить функции, задачи, права  и ответственность ведомственных  архивов;

3) проанализировать нормативно - правовую  базу деятельности ведомственного  архива;

4) определить перспективы развития ведомственных архивов.

 

ГЛАВА 1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива

1.1 Понятие «ведомственный архив» и его виды

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный  архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В зависимости от состава  документов, которыми комплектуется  ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

· архив организации, хранящий документы только данной организации;

· центральный архив  министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

· центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

· объединенный ведомственный  архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

· объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций  нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют  роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

1.2 Основные задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами ведомственного архива являются Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива  от 06.02.2002 - М., 2002.:

ь комплектование архива документами, состав которых  предусмотрен положением об архиве;

ь обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

ь осуществление  методического руководства и  проверок состояния организации  документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив  в целях выполнения своих главных  задач осуществляет следующие основные функции:

· Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

· Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

· Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности  с научно - справочным аппаратом  к документам, переданным в государственный архив;

· Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации  годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в  связи с истечением сроков их хранения;

· Осуществляет или организует ежегодное составление и представление  годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

· Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным  архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

· Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

· Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в  соответствующий государственный  архив сведения о составе и  объеме фондов, хранящихся в архиве;

· Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

· Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в  соответствующих подведомственных организациях);

· Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений  и т.п.) по архивному делу и организации  документов в делопроизводстве;

· Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и  функций предоставляется право:

- Давать в установленном  порядке указания структурным  подразделениям организации и  архивам соответствующих подведомственных  организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- Запрашивать от структурных  подразделений организации и  от архивов соответствующих подведомственных  организаций сведения, необходимые  для работы архива.

Архивы организаций  осуществляют прием электронных  документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

1.3 Права и ответственность  ведомственного архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право Основные правила работы архивов организаций, одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002 - М., 2002.:

- требовать от структурных  подразделений своевременной передачи  в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила  работы с документами в структурных  подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

- запрашивать от структурных  подразделений и организаций  - источников комплектования - необходимые  для работы архива сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной  службой России, органами управления  архивным делом субъектов Российской  Федерации, федеральными архивами  Российской Федерации, по вопросам  архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с  руководителем организации несет  ответственность за:

- несоблюдение условий  обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

- необоснованный отказ  в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил  использования документов и доступа  пользователей к документам, установленных  законодательством.

1.4 Нормативно - правовая основа работы ведомственных  архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации  является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные  органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». С.6..

В своей работе архив организации, расположенной  на территории Республики Татарстан, руководствуется  Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом  Республики Татарстан от 13.06.1996 «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (с изменениями № 63-ЗРТ от 28.07.2006), распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ, научно-методическими разработками Национального архива РТ и др.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение  об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы Примерное  положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176:

1) основные положения;

2) состав документов  архива;

3) задачи и функции  архива;

4) права архива;

5) организация работы  архива.