Состав нормативно-методической базы

Федеральное агентство по образованию

 

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический  университет»

 

 

Кафедра исследования операций в экономике

имени профессора Юрия Алексеевича  Львова

Контрольная работа по дисциплине

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выполнил: _________________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

студент_______ курса ____________спец. _______________

                              ^{(срок обучения)}

    группа_______________№ зачет. книжки ________________

 

Подпись: ___________________________________________

 

Преподаватель: _____________________________________

^{(Фамилия  И.О.)}

Должность:__________________________________________

^{(уч. степень, уч. звание)}

Оценка: _____________Дата: __________________________

 

Подпись: ___________________________________________                                                              

Санкт-Петербург

2011

 

Состав нормативно-методической базы.

 

Требования к оформлению документов базируется на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов  РФ, правовых и нормативных актов  и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки  и хранения деловых документов, а  также регулирующих работу служб  делопроизводства на всех уровнях управления.

В целом нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно  можно разделить на пять групп.

1. Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту же группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информатизации, защите информации» и другие, ряд указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.
2. Нормативно-методические документы по труду, делопроизводству по кадрам, классификации и стандарты кадровой документации, архивному делу: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на. работы по комплектованию и учету кадров; Инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.
3. Локальные нормативные акты работодателя. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.
4. Литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности и др.
5. Нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников.[2, с. 27 – 29]

 

Требования к  составлению и оформлению распоряжений и указаний. Привести примеры оформления данных документов.

 

Распоряжение – распространенный в управленческой практике распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных вида распоряжений:

1. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающее юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правовой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории. Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.
2. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемы  руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Эти два вида распоряжений относятся  к категории основных распорядительных документов соответствующих организации  коллегиальных органов или должностных  лиц и имеют постоянный срок хранения.

3. Распоряжения издаются также органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Как правило, такие распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

Назначение распоряжений этого  вида и их роль в управленческих практике (вспомогательного распорядительного  документа) определили нормативный  срок хранения таких распоряжений –  пять лет.

Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Существует практика издания распоряжений, которые содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.[1, с. 172 – 173]

 

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНЙЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ

Государственный научно-производственный центр "ЭЛЕКТРОМОТОР"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

19.09.2005  № 97-И

Москва

О создании архива

ПРЕДЛАГАЮ: 

1. Создать в составе административно-хозяйственного отдела архив Центра.
2. Утвердить Положение об архиве.
3. Заведующей канцелярией Медведевой М.Э. совместно с заведующим архивом Вороновой М.П. разработать график сдачи структурными подразделениями Центра документов в архив. Срок исполнения 28.10.2005.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам Ивантеева И.К.

Приложение: Положение об архиве на 5 л. в 1 экз.

Зам. директора                                                  Д.М. Иванков

Юрисконсульт

П.К. Лужин

18.09.2005

К.П. Сидоров 

314-12-45

В дело 05-14

Сотрудники ознакомлены 

                   М.Д. Максимова

22.09.2005

 

 

Понятие «документооборот». Внутренний документопоток.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.[1, с. 221]

Документооборот как технологический процесс  делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки.

По отношению к управленческой системе выделяют:

- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

- внутренний документопоток (документы, не выходящие за  пределы подготовившей их организации).

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним прежде всего относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования  деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.

В практике деятельности современных  организаций широкое распространение  получила внутренняя переписка. Она  оформляется в основном докладными (служебными) и объяснительными записками, которые составляют отдельную группу внутренней документации.

Как правило, наиболее нерегламентированны  маршруты движения именно внутренних документов. Следствием этого являются ощутимые потери времени при их подготовке и обработке. Исключение составляют распорядительные документы, движение которых, как правило, упорядочено.[2, с. 233]

 

Электронный документооборот. Внедрение компьютерных технологий.

 

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня  сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная  почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых  происходит обмен данными в электронном  виде.

В последнее десятилетие  появились и получили распространение  новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами.

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том  числе и для построения корпоративных  систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации  с момента его создания или  получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение  следующих функций:

-регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

-учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

-централизованный контроль исполнения документов;

-списание документов в дело;

-ведение информационно-справочной работы;

-формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что  качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми  руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить  время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный  архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность  потери информации и повышает оперативность  работы за счет сокращения времени  поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном  виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально  новые возможности при ведении  информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование  электронного архива избавляет от необходимости  создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу  в любой момент может быть выдана электронная копия документа.