Нормативно методические основы в ведомственных архивах

Само название нового Перечня типовых  документов указывает на то, что  он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа  и в первую очередь - при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также  при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Если вы работаете в учреждении - источнике комплектования (или  потенциальном источнике комплектования для негосударственных организаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны  в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном  или муниципальном учреждении, которое  не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока  хранения «Постоянно» необходимо использовать графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным  учреждениям рекомендовано хранить  документы «не менее 10 лет... срок хранения документов определяет организация  в соответствии с действующим  законодательством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы  документов, которые необходимо хранить  во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях  всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Постоянно».

Необходимо обратить внимание и  на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.

В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в  составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации.

Данный перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

В данной части исследования представляется необходимым остановиться на характеристике структуры перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и  вопросов деятельности учреждений, систематизированных  в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне  включает в себя:

1. порядковый номер;
2. наименование видов и разновидностей документов, иногда 
   указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для 
   планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.;  
   
3. сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям 
   перечня;  
   
4. примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом  месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.

Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчисление сроков хранения следует  производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством сейчас равна «75 лет ЭПК».

Отметка «ЭПК» на конкретных видах  документов с временными сроками  хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный аппарат помогает ориентироваться  в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный  лист с названием перечня и  выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня  обычно состоят из нескольких разделов:

1. общие положения;
2. структура и порядок применения перечня;
3. организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в  алфавитной последовательности перечисляются  все виды документов, включенных в  описательные статьи, с указанием  номеров статей.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т. п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.

Одни и те же виды документов создаются  в разных учреждениях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться  и размножаться». Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления  в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет  отразить различное значение одних  и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном  перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной  системы позволяет установить и  круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.

Многозвенность  перечней в 1980 - 1990-х гг. напрямую связана  со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются  на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранить в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Таким образом, в данной главе нами были исследованы и рассмотрены правовые основы регулирования экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций  в 1990 - 2000-е годы, особое внимание было уделено экспертизе ценности документов по перечням.