Нормативно-правовая база Документационного обеспечения управления в РФ

Содержание:

 

Введение:

Документационное обеспечение управления – является важнейшей составляющей всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Последнее десятилетие - это период активного внедрения  информационных технологий в работу делопроизводственной службы.

В связи с переходом России к другому социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы, возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и отрицательного характера.  

1.Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является - идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы необходимы для:

-осуществления эффективной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;

-формирования и документального  фиксирования организационных и  управленческих решений;

-обеспечения согласованности  управленческой и административной  деятельности;

-обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

-соблюдение требований  нормативно-правовых актов, регулирующих  сферу деятельности организации  во всех ее проявлениях.

Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации  это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Содержание - фактическая  информация документа, фиксирующая  факты, решения, деятельность.

Структура – это внешний  вид и расположение частей содержания.

Контекст – это  содержащаяся в документе или  сопровождающая его информация.

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные  с управлением документами. Различают  метаданные о: самом документе; принципах  и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.

Управление документами  – определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами  относятся:

-принятие основных  организационных положений, направлений  развития и стандартов в сфере  управления документами;

-распределение ответственности  и полномочий по управлению  документами;

-установление и распределение  детальных процедур и руководящих  указаний по управлению документами;

-проектирование, внедрение  и администрирование специализированных  систем для управления документами;

-интегрирование управления  документами в управленческие  системы и процессы.

Стратегия управления документами  основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений.

Система управления документами  должна реализовывать следующие  функции:

-включение документов  в систему управления документами;

-регистрацию;

-классификацию;

-доступ и защиту;

-хранение и обеспечение  сохранности документов;

-использование документов, контроль их движения и использования;

-экспертизу ценности  документов;

-отбор документов  на хранение или уничтожение.

Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.

Правовой акт - официальные  письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов  государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются  определенные правила поведения  участников общественных отношений

Нормативно правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим органом  в пределах его компетенции и  направленный на установление, изменение  или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.

Правовая норма –  общеобязательное государственное  предписание постоянного или  временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Устав – установленный  государством свод правил, регулирующих:

-правовой статус государственного  образования – устав субъекта  РФ, устав муниципального образования;

-правовой статус международной организации – форма или составная часть международного договора;

-правовой статус конкретных  юридических лиц – учредительный  документ.

Федеральный закон –  нормативно – правовой акт, принятый в рамках установленной процедуры  Государственной Думы, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения РФ и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории РФ.

Федеральный конституционный закон - федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ, квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания.

Кодекс – "собрание законов", сводный законодательный акт, в  котором объединяются и систематизируются нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.

Подзаконный акт – правовой акт  органа государственной власти, имеющий  более низкую юридическую силу, чем  закон, принимается на основании  и во исполнение законов.

Указ – собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства. Он не должен противоречить конституции и законам данного государства.

Постановление – правовой акт ряда органов и должностных лиц. В  форме постановлений принимают  акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ.

Распоряжение – один из видов  подзаконных актов (Президента РФ, Правительства  РФ, министерств и ведомств), акт  органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.

Приказ – правовой документ, принимаемый  правомочным на то должностным лицом  в порядке осуществления единоначалия.

Правила – форма нормативно –  правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления, какого – либо рода деятельности.

Инструкция – подзаконный акт, издаваемый министерствами, другими  центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и в исполнении законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ актов вышестоящих органов государственного управления; собрание правил, регламентирующих производственно – техническую деятельность.

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственного органа.

Указание – правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно  – методического характера.

Регламент – правовой – акт. Определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального или совещательного органа власти. Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Нормы права, предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные, регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права – системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, поиска, хранения, выдачи и защиты документной информации.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

• Законодательные акты РФ в сфере информации и документации; 
• Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне; 
• Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ; 
• Государственная система документационного обеспечения управления;
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций; 
• Унифицированные системы документации; 
• Государственные стандарты и документацию;
• Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ; 
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 
• Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование  распространяется не только на сферу  документирования, но и на организацию  работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного  обеспечения управления. 

Ранее государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла, межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве, федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией  в Российской федерации, включая  работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

 

 

 

2. Законодательные акты  РФ.

Из действующих на сегодняшний день законодательных  актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ; 
2. Гражданский кодекс РФ; 
3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995; 
4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.); 
5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ; 
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации; 
7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.; 
8. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;  
9. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ; 
10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.; 
11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552; 
12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.