Нормативно-документационное обеспечение управления

Содержание

 

 

5. Реквизиты, особенности составления  и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия (приказов, распоряжений, указаний).

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Формуляр приказа:

- постоянные реквизиты "единого" бланка:

- эмблема (03);

- наименование организации (06);

- наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);

- переменные реквизиты "единого" бланка:

- дата (09);

- регистрационный номер (10);

- место составления или издания  документа (12);

- заголовок (17);

- текст (19);

- отметка о наличии приложения (20)1;

- подпись (21);

- визы (23).

- Заголовок приказа (17) отвечает  на вопрос «о чем?».

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже), фамилии (в родительном падеже), инициалы конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов.

Составление и оформление указаний

Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

- информационно-методические;

- организация исполнения приказов, инструкций;

- оформление решения оперативных  вопросов.

Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

Указание оформляется на общем бланке организации или специальном бланке указания и содержит следующие реквизиты:

• наименование вида документа (УКАЗАНИЕ);
• дата и номер указания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложений (если они имеются);
• подпись.

Если указание рассылается в подведомственные организации (если их не больше трех), то в реквизите «Адресат» указываются наименования организаций, в которые направляется данный документ. Если подведомственных организаций больше трех, адресат определяется обобщенно.

Составление и оформление распоряжений

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:.

Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя. 
17. Документы по перевозке и оформлению приёмки товаров: товарно-транспортная накладная, счёт-фактура, доверенность, акт о приёмке товаров, коммерческий акт.

Товарно-транспортную накладную (ТТН) по форме 1-Т выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. В ТТН указывается стоимость товара без НДС. Стоимость товара с НДС указывается в товарной накладной (форма ТОРГ-12), которую МОЛ также выписывает и передает грузополучателю с удостоверениями качества на продукцию.

Товарные накладные оформляются по унифицированной форме  
ТОРГ-12.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в четырех экземплярах:

• первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
• второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
• второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
• третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

При приемке товаров от поставщика или от перевозчика материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997г. № 71а.

Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.

Как правило, на практике доверенность выписывают на пятнадцать дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее, Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до трех лет. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года (статья 186 ГК РФ).

Если доверенности выписывают по форме № М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товарно-сопроводительного документа).

Если доверенности выписываются по форме № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей.

После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».

Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.

Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает приказом приемочную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец).

Акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

При заполнении строки "Сертификат" (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке "Способ доставки" указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель - посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

Счёт-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг. В зависимости от законодательства конкретного государства счёт-фактура может выполнять различные функции.

В России счёт-фактура применяется только для налогового учета НДС. Назначение счёта-фактуры и его реквизиты законодательно закреплены в Налоговом Кодексе РФ. Счёт-фактура — налоговый документ, строго установленного образца (формата), оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с Налоговым Кодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС. Счёт-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету. Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях. На основании полученных счётов-фактур налогоплательщиком НДС формируется «Книга покупок», а на основании выданных счётов-фактур — «Книга продаж».

В случае выявления недостачи, повреждения или порчи товаров при приёмки товаров от организаций железной дороги то составляется коммерческий акт.

Коммерческий акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации.

Типовой бланк коммерческого акта предусмотрен только для организаций железнодорожного транспорта. Его форма утверждена приказом МПС России от 3 декабря 2000г. № 2 ЦЗ.

Коммерческий акт составляют представители организации-получателя и транспортной организации, которая доставила товарно-материальные ценности.

Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.

Коммерческий акт составляют в трех экземплярах:

• первый экземпляр остается у организации-получателя;
• второй и третий экземпляры передаются транспортной организации.

Срок хранения коммерческого акта в архиве организации – пять лет.

 

26. Практическое задание

Вы, товаровед торгового отдела магазина «Одежда», обратились с просьбой предоставить Вам учебный отпуск и выдать справку с места работы для предоставления по месту учёбы.

Задание: В роли товароведа составьте и оформите заявление с просьбой предоставить Вам учебный отпуск; в роли секретаря магазина составьте и оформите справку с места работы.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

Заявление (см. Приложение 1.)

Справка с места работы (см. Приложение 2.)

 

 

Список литературы

1. Делопроизводство [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.funnycong.ru. (Дата обращения: 17.01.14 г.)
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 28.12.2013) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.01.2014) [Электронный ресурс]
3. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник для СПО. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М.

 

Приложение 1.

 

Директору ООО «Одежда»

И.И. Иванову

Товароведа торгового отдела

И.С. Петрова

 

 

 

заявление

Прошу предоставить мне учебный отпуск с 15.01.2014 по 08.02.2014 для сдачи экзаменационной сессии.

Справка-вызов от 01.01.2014 г. № 9876 прилагаю.

 

 

05.01.2014 г.               Петров

 

Приложение 2.

Общество с ограниченной ответственностью «Одежда»

(ООО «Одежда»)

167000, г. Сыктывкар, ул. Интернациональная, д. 96

тел. (факс): 8 (8212) 24-25-26