Національний архівний фонд і архівні установи

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного  нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу.

У разі ліквідації установи - джерела комплектування державного архіву її документи впродовж строків  тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документи  НАФ передаються до державних  архівів на загальних засадах. Документи  тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування державного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються До знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано; упорядкування  документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних  архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.

 

1.8. Робота державного  архіву з джерелами комплектування

Важливою передумовою  якісного формування НАФ є організаційна  та методична робота державних архівів  з джерелами їх комплектування. Державні архіви з метою якісного поповнення документами, що належать державі, та забезпечення їх збереженості впродовж строків тимчасового  зберігання здійснюють організаційно-методичне  керівництво і контроль за роботою  архівних підрозділів і служб  діловодства органів державної  влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій - джерел комплектування.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні  роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними  комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства  та експертних комісій, громадських  оглядів роботи архівних підрозділів  і служб діловодства; організації  державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів  і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні  послуг з питань архівної справи і  діловодства на договірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну  допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується  положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення.

До функцій архівного  підрозділу належать:

1. ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

2. виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

3. ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

4. здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

5. виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

6. забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні документів;

7. видавання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

8. виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим  інформаційним довідником, який складається  для створення єдиної системи  формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом  та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто  систематизований та проіндексований  список назв справ із зазначенням  строків їх зберігання.

Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура справ  установлює типовий склад справ  для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з  єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісію (далі - ЦЕПК) Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву. Вона реєструється в міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ  установлює примірний склад справ  для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності  типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає  індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів. її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно  закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість  заведених справ, їх розподіл за категоріями  залежно від строків зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві  здійснюють експертизу їх наукової і  практичної цінності та підготовку справ  для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне  чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію  аркушів, укладання засвідчу вальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

До обов'язків архівного  підрозділу входить поетапне складання  і оформлення: річних розділів, а  потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового  складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні  експертних комісій організації  та ЕПК відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ  виконує запити установ, організацій, окремих громадян (в тому числі  соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, організовує роботу читального залу, обліковує усі форми використання архівних матеріалів.

 

 

Розділ II. Класифікація та характеристика видань

 

2.1. Я.С. Калакура та І.Б. Матяш «Архівознавство»

• Бібліографічний опис видання

Архівознавство: навч. підруч. для студ.: - вид. 2-ге, виправл. і доп.  / За заг. ред. Я.С. Калакури та І.Б. Матяш. – К.: «КМ Академія», 2002. – 356 с.

ISBN 966-625-031-4

ISBN 966-518-170-X

 

• Класифікація документа за матеріальним складником

За матеріальною основою:

-штучний.

За обсягом та кількістю сторінок:

-книга.

За призначенням для сприйняття:

-людиночитаний.

За матеріальною формою носія інформації:

-кодексовий.

За структурою або кількістю одиниць, з яких документ складається:

-багатотомне видання.

За способом документування:

-друкований.

За форматом:

-великі.

За характером знакових засобів:

-текстовий.

За каналом сприйняття:

-візуальний.

 

 

• Класифікаційна характеристика видань

За цільовим призначенням:

-навчальне.

За інформаційними ознаками:

-підручник.

За видами періодичних  і продовжувальних видань:

-не періодичні видання.

За складом основного  тексту:

-полівидання.

За статусом:

-оригінали.

За матеріальною конструкцією:

-книжкове.

За знаковою природою:

-текстове.

За обсягом

-книга.

За аналітико-синтетичним  переробленням інформації:

-інформативне.

 

2.2.  Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение»

• Бібліографічний опис видання

Алексеева Е.В. Архивоведение: учеб. пособ. для студ. / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под. ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с. – (Среднее профессиональное образование).

ISBN 5-94231-052-1

 

•  Класифікація документа за матеріальним складником

За матеріальною основою:

- штучний.

За обсягом та кількістю  сторінок:

- книга.

За призначенням для сприйняття:

- людиночитаний.

За матеріальною формою носія:

- кодексовий.

За структурою або кількістю  одиниць, з яких документ складається:

- однотомне видання.

За способом документування:

- друкований.

За форматом:

- середній.

За характером знакових засобів:

- текстовий.

За каналом сприйняття:

- візуальний.

 

• Класифікаційна характеристика видань

За цільовим призначенням:

- навчальне.

За інформаційними ознаками:

- підручник.

За видами періодичних  і продовжувальних видань:

- не періодичні видання.

За складом основного  тексту:

- моновидання.

За статутом:

- оригінали.

За матеріальною конструкцією:

   - книжкове.

За знаковою природою:

-текстове.

За обсягом

-книга.

За аналітико-синтетичним  переробленням інформації:

-інформативне.

 

2.3. І. Матяш  та К. Климова «Нариси історії  архівної справи в Україні»

• Бібліографічний опис видання

Нариси історії архівної справи в Україні: навч. посіб. для студ. / За заг. ред. І.Б. Матяш та К.І. Климової. – К.: - «КМ Академія», 2002. – 612с.

ISBN 966-625-057-8

ISBN 966-518-079-7

 

• Класифікація документа за матеріальним складником

За матеріальною основою:

- штучний.

За обсягом та кількістю  сторінок:

- книга.

За призначенням для сприйняття:

- людиночитаний.

За матеріальною формою носія:

- кодексовий.

За структурою або кількістю  одиниць, з яких документ складається:

- однотомне видання.

За способом документування:

- друкований.

За форматом:

- середній.

За характером знакових засобів:

- текстовий.

За каналом сприйняття:

- візуальний.

 

• Класифікаційна характеристика видань

За цільовим призначенням:

- навчальне.

За інформаційними ознаками:

- підручник.

За видами періодичних  і продовжувальних видань:

- не періодичні видання.

За складом основного  тексту:

- моновидання.

За статутом:

- оригінали.

За матеріальною конструкцією:

   - книжкове.

За знаковою природою:

-текстове.

За обсягом

-книга.

За аналітико-синтетичним  переробленням інформації:

-інформативне.

 

Розділ ІІІ. Структура  видання

 

1. Я.С. Калакура та І.Б. Матяш «Архівознавство»

• Внутрішня структура видання:

Основний текст поділено на розділи.

Передмова – Я.С. Калакура, І.Б. Матяш. Ця праця є другим, виправленим і доповненим, виданням підручника «Архівознавство», призначений для студентів історичних факультетів вищих навчальних закладів України. Перше видання підручника вийшло у 1998 р. Початок видання навчальної архівознавчої літератури в Україні пов’язаний з діяльністю першого навчального закладу, в якому відбувалася підготовка архівістів, - Київського археологічного інституту. Тут практикувалося друкування найважливіших курсів лекцій «по подписке», що значно допомагало студентам в опануванні навчальними дисциплінами.

Післямова – немає.

Додатки – є.

Довідково-пошуковий апарат: зміст.

 

• Зовнішня структура видання

Титульний аркуш – Державний комітет архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства; Архівознавство; Видання 2-ге, виправлене і доповнене; За загальною редакцією Ярослава Калакури та Ірини Матяш; Допущено Міністерством освіти та науки України як підручник для студентів історичних факультетів вищих навчальних закладів; Київ; Видавничий дім «КМ Академія»; 2002.

Авантитул – немає.

Фронтиспис – немає.

Шмуцтитул – немає.

Колонтитул – на парних сторінках – Архівознавство, на непарних сторінках – Архівні служби та архіви країн світу у мережі Інтернет.