Національний архівний фонд і архівні установи

Вступ

Кожна наука, в тому числі й архівознавство, користується певними категоріями, поняттями, термінами про той чи інший предмет, явище, факт. Серед понять, які розглядаються в цій роботі, важливе місце належить: «архівній системі», а точніше розкриває важливі поняття і складові архівної системи України, такі як «національний архівний фонд» та інші «архівні установи». Одним з визначальних серед них є поняття складу і структури національного фонду, принципи його роботи і комплектування.

Архівна система має конкретно-історичний зміст, є похідною від суспільно – державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій держави. Діяльність архівних установ регулюється Законом України “ Про національний архівний фонд і архівні установи”, правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами. Важливим кроком до реформування архівної системи України стало прийняття Верховною Радою України в грудні 1993р. Закону “Про Національний архівний фонд і архівні установи ”. 2001р. до нього внесено ряд змін і затверджено його нову редакцію. Закон визначив поняття Національного архівного фонду як однієї із загальнонаціональних цінностей, зафіксував його як об’єкт права, заклав єдині основи системи архівних установ. Закон регулює суспільні відносини, пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.  

Мета контрольної роботи є дати визначення поняття національний архівний фонд, архівні установи. Вивчення принципів комплектування державного фонду, склад і структура національного  фонду, визначення груп, які складають  архівну систему України. А також  дати опис видань за класифікацією, характеристикою  та структурою.

 

Зміст

Вступ 2

Розділ І. Національний архівний фонд і архівні установи 4

1. Історія формування. Про сукупний архівний фонд держави 4
2. Склад та структура національного архівного фонду 5
3. Право власності на документи НАФ 6
4. Класифікація НАФ 6
5. Експертиза цінності документів 8
6. Архівна система. Система архівних установ України 9
7. Комплектування державного архіву 11
8. Робота державного архіву з джерелами комплектування 16

Розділ II. Класифікація та характеристика видань 20

2.1.    Я.С. Калакура та І.Б. Матяш «Архівознавство» 20

2.2.    Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение» 21

2.3.   І. Матяш та К. Климова «Нариси історії архівної справи в Україні» 23

Розділ ІІІ. Структура  видання 25

3.1. Я.С. Калакура та І.Б. Матяш «Архівознавство» 25

3.2. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение» 26

3.3. І. Матяш та К.  Климова «Нариси історії архівної  справи в Україні» 27

Висновок 29

Список використаної літератури 31

 

Розділ І. Національний архівний фонд і архівні установи

 

1.1. Історія формування. Про сукупний архівний фонд держави

Сукупність документів, що мають суспільне, наукове, духовно-культурне  значення. Тісно пов’язані з історією народу та його держави і перебувають  під їх опікою. У колишньому РС було встановлено поняття єдиного державного архівного фонду (далі ДАФ), з метою централізованого обліку, контролю та зберігання документів державного архівного фонду, що включав архівні документи УРСР.

Під час розбудови незалежної держави змінилося значення ДАФ, тут загострилися проблеми з підвищенням  інтересу до архівних інформаційних  багатств. Спостерігалися прояви нігілістичного ставлення, окремих суспільних груп, стало відчутність невідповідність  союзних нормативних актів новим  суспільним умовам, загострилися відставання  від потреб матеріально-технічної  бази архівів, виявилася слабкість  захищеності архівів.

У цій ситуації потрібно було прийняти новий закон України  “Про Національний архівний фонд (далі НАФ) та архівні установи”. Цей закон забезпечує правовий захист НАФ. Він констатував поняття "Національний архівний фонд" та "архівні установи".

Встановили НАФ юрисдикції держави визначив певний механізм регулювання суспільних відносин, які виникають у зв’язку з його формуванням, обліком, і використанням документальної інформації.

Цей документ став першим в  історії нашої держави законодавчим актом такого рівня який стимулює розвиток держави та правової бази архівної справи.

Він визначив центральний  орган виконавчої влади який від  імені держави здійснює управління архівною справою і несе відповідальність за її подальший стан і розвиток.

 

 

 

 

1.2. Склад та структура національного архівного фонду

НАФ – це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів і є найбільшим української нації.

До НАФ відносяться  архівні документи, незалежно від  їх виду, місця і часу створення  та форм власності на них. Для внесення архіву до НАФ проводиться відновна експертиза та дослідна реєстрація документів. Документи НАФ є культурними  цінностями, що постійно зберігаються на території України або поза її межами і підлягають поверненню в Україну.

В складі НАФ виділяють три основні групи документів:

1. це документи українського походження, що утворилися за межами України, як результат діяльності української трудової еміграції, військових, культурно-освітніх наук, установ, громадських об’єднань, окремих осіб і передані у власність України чи її громадян у порядку реституції на підставі дарування або зберігаються за межами України і відповідно до угод підлягають поверненню в Україну.
2. документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди на теренах сучасної України у діяльності державної влади, громадських організацій, установ усіх форм власності, окремих осіб та зберігаються на території України.
3. документи іноземного походження, що утворилися на теренах інших держав і за різних обставин опинилися на території України і стали її невід’ємною частиною національно-культурної історії.

Серед документів кожної з  цих груп є такі, які мають особливе значення і мають унікальний характер.

Особливо цінні документи – це архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти і явища життя суспільства, не втрачають значення для економіки державного управління оборони і є неповторним з погляду їх значення і їх автографічності.

Унікальні документи НАФ  – це документи, які становлять виняткову  культурну цінність, мають важливе  значення для формування самосвідомості українського народу, визначають його вклад у всесвітньо культурну спадщину. Ці документи включені до державного реєстру національно-культурного надбання і визначені Положенням про внесення документів Національно-архівного фонду до унікальних, внесенням їх до державного реєстру Національного культурного надбання, а також їх зберігання.

 

1.3. Право власності  на документи НАФ

 До реального формування  національно-архівних документів  вперше в історії приступили  після відновлення незалежності  України.

Основою Українського Національного  архівного фонду стало українська частина державного архівного фонду  Радянського Союзу, а також передані на державне збереження Комуністичної  партії України і Комсомолу.

1 січня 1990р. в Національному  архівному фонді налічувалося 65 тис. 297 фондів і майже 1 млн.  справ. Водночас було створено  галузеві державні архіви, які  активно зберігали документи  Збройних сил, Внутрішніх справ,  СБУ, геодезії і картографії.

Основна частина документів зберігається у наукових і науково-технічних  архівах, науково-дослідних інститутах, наукових центрах України, заповідниках, наукових бібліотеках.

Основним і суттєвим чинником, що впливає на правовий режим регулювання  відносин пов’язані з документами  Національного архівного фонду  є належність їх до певної форми  власності. Законом України "Про  Національний архівний фонд та архівні  установи" встановлено будь-які  форми власності на документи  і які передбачені Конституцією та законодавством України.

 

1.4. Класифікація  НАФ

Класифікація НАФ за аспектами  власності передбачає такі категорії:

1.   документи, які  належать державі;

2.   комплекси, що  належать територіальним громадам;

3. документи, що є власністю  суб’єктів господарювання недержавного  походження, релігійних організацій  та об’єднань громадян;

4.   приватні архівні  зібрання або окремі документи. 

Головне завдання архівної служби – це забезпечення збереженості документів НАФ для його реалізації. У законі передбачені державний облік архівних документів, державну реєстрацію і контроль за дотриманням законодавчих вимог щодо їх зберігання, державної допомоги та недержавним власником та турботи держави.

Відповідно до одного з  конституційних прав особи "вільно збирати, зберігати, використовувати  та поширювати інформацію", законодавством України встановлено послідовно проводити право будь-кого володіти архівним документом, створювати власні архіви або передавати свої документи  в інші архівні установи на власний  розсуд і вільно користуватися відкритими архівними документами.

Єдиною підставою для  користування документами для кожної повнолітньої і дієздатної особи  є написання заяви.

Єдиною вимогою для  власників архівних документів є  завдання забезпечення збереженості документів. В випадку недотримання належних умов зберігання документів власник  може бути за рішенням суду бути позбавленим  права власності на ці документи.

Відповідно до Конституції  України іноземні громадяни та особи  без громадянства мають рівні  права щодо доступу до документів. Кабінет Міністрів України може обмежити доступ до документів тих  держав, які передбачено обмеження  доступу до їхніх державних архівів.

Певні обмеження прав вільного управління розпорядження документами  торкаються лише в таких випадках:  завдання шкоди збереженості документів чи порушення законних інтересів  держави, власниками документів, або  інших документів. Виникнення загрози  незаконного вилучення документів зі складу НАФ, вивіз національних документів України заборонено, винятком можуть бути лише наукова експертиза або реставрація документів.

 

1.5. Експертиза  цінності документів

Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства підприємства спільно  з експертною комісією під методичним керівництвом архіву підприємства.

За результатами проведення експертизи цінності документів:

1. Здійснюється відбір  документів постійного і тривалого  (понад 10 років) зберігання для  передачі до архіву підприємства;

2. Визначаються документи  тимчасового зберігання (до 10 років)  в структурних підрозділах підприємства;

3. Вилучаються для знищення  документи і справи минулих  років, терміни зберігання яких  закінчилися.

Одночасно з цим перевіряються  повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність визначення строків  їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі галузевих переліків документів, номенклатури справ шляхом перегляду  кожного аркуша документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ.

Під час проведення експертизи цінності виявляють дублікати документів, чернетки, неоформлені копії, які  підлягають вилученню з справ  постійного зберігання.

У разі виявлення в процесі  експертизи цінності недостачі документів або справ, що значаться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи  не знайдені, складається акт про  нестачу архівних справ, який стверджує  керівник підприємства, створюється  комісія по службовому розслідуванню, призначається службове розслідування  і видається наказ про притягнення  до відповідальності осіб, винних у  втраті документів або справ. Довідка  про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.

 

1.6. Архівна система.  Система архівних установ України