Національний архівний фонд і архівні установи

Архівна система. Система  архівних установ України.

Система – цілісність, яка базується на певних складових частинах і які пов’язані між собою відповідними взаємозв’язками і спільними ознаками.

Архівна система – це сукупність основоположних принципів  організації архівної справи, способів психології її ведення, що забезпечує цілісність та скоординованість функціонування архівних установ.

Архівна система має конкретно  історичний зміст, є похідною від  суспільно-державного ладу та політичного  устрою. Осмислення суті архівної системи  дає можливість засвоїти її особливості, зіставити сильні і слабкі сторони  розвитку суспільства і сильно вплинути на тенденції розвитку архівної справи.

Архівна справа – це галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює  наукові, політико-правові, культурологічні  та техніко-економічні аспекти організації  зберігання архівних документів та використання їх інформації.

З поняттям архівна система  України тісно пов’язані поняття  системи архівних установ. Під якими  розуміється побудовану сукупність архівних установ та мережу архівних установ, які розташовані на певній території.

Систему архівних установ  України складає сукупність архівів  та архівних підрозділів, що забезпечують формування національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах.

Архівні установи можуть бути засновані:

1. органами влади;
2. органами місцевого самоврядування;
3. юридичними та фізичними особами незалежно від форми власності.

Систему архівних установ  України складають такі групи:

1. спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства;
2. науково-дослідні установи;
3. центральні державні архіви України;
4. галузеві державні архіви;
5. місцеві державні архівні установи;
6. державний архів АРК (Автономної Республіки Крим);
7. інші місцеві архівні установи;
8. архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;
9. архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ і організацій;
10. архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійні організації, а також підприємств, установ та організацій заснованих на приватній власності;
11. підприємства та організації у сфері архівної справи та діловодства.

Спеціально уповноваженням центральним органом виконавчої влади у сфері архівних справ та діловодства, державний комітет управління архівною справою, контролю та нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. Безпосередньо підпорядковані Державним Комітетом Архіву архівної установи складають архівну систему України, до якої входять Центральні державні архіви України, інші центральні державні архівні установи та місцеві державні архівні установи. За складом документів ці архіви поділяються на: загальні і спеціальні.

Загальні державні архіви зберігають документи незалежно  від часу їх створення, виду матеріальної основи документу та способу техніки закріплення інформації. Спеціальні державні архіви зберігають документи, що обмежуються конкретним часом, тематикою, галузевою належністю, видами матеріальної основи документа, способів і технікою закріплення інформації.

Найважливіші документи  національного архівного фонду  присвячені Новітній Історії України  в 1917р. Зосередженні в центральному державному архіві вищих органів  влади України (1945р.). Винятково цінні  та унікальні документи збережені  в сховищах центральних державних  архівів у Києві та Львові. У  Львівському центральному архіві зберігається більше ніж 800 фондів, заснованих в 1939р. І найдавніші датуються 1233 роком; тут  є найстаріша книга Львова 1322р.

Скарбницею документів та пам’яток Новітньої політичної історії  України є центральний державний  архів громадських об’єднань України, створений в 1991р. на базі партійного архіву який розміщений в Києві по вул.. Кутузова, 8. Тут зберігаються лекції Комуністичної партії, різних громадських організацій, окремий фонд складає фонд Комсомолу України. Тут є колекція партизанського руху на Україні.

Виразну специфіку має "Центральний  державний архів, музей літератур і мистецтв України", він заснований в 1986р. для збирання і зберігання документів історії української культури, літератури і мистецтва. У цьому архіві - музеї спеціально оформленні фонди особисті: фонд Тичини, Сосюри, Малишка... . Цей архів має близько 200 тис. збережених документів, 3 тис. музейних експонатів. В 1989р. у Харкові створено Центральний державний науково-технічний архів України. В 1994р. важливою ланкою систем установ архівної справи є створений український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства.

До системи Державного комітету архіву належать місцеві державні архівні установи, державний архів Автономної Республіки Крим, Державні архіви областей м. Києва і Севастополя.

Ще одну групу складає  відділ районно-державних адміністрації, які підзвітні і підпорядковуються головам районних державних адміністрацій.

Державне зберігання документів національного архівного фонду здійснюють архівні установи, що не входять в систему державного комітету архіву – це галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

1.7. Комплектування  державного архіву

Комплектування державного архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів Н АФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування.

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування - складений  відповідно до профілю архіву перелік  установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів  у визначені строки на підставі вимог  чинного законодавства чи угод між  власником і архівом документи  НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього.

На державне зберігання документи  НАФ передають органи державної  влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені  до джерел комплектування архіву. Склад  недержавних установ - джерел комплектування архіву визначається архівами спільно  з власниками після укладання  відповідних угод про передавання  документів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ  та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.

Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами  архівної україніки. Державний архів  веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі самі функції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів.

Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма  приймання передбачає приймання  всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду - джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи - джерела  комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ - джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:

1. документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

2. документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур - 10 років;

3. документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

4. записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги - 75 років;

5. науково-технічна документація - 25 років;

6. аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 3 роки після закінчення копіювання;

7. електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 5 років;

8. аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, - впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;

9. аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, - впродовж строків, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків  тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників  або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних підрозділах  власників - суб'єктів підприємницької  діяльності, передаються до державних  архівів після закінчення строків  тимчасового зберігання, документи  громадських об'єднань і релігійних організацій - щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми  власності - джерел комплектування, у  статутному капіталі яких частка державної  власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах  впродовж строків, передбачених для  зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно  передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими  державним архівом і погодженими  з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю  джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 - 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фондів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в  упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими  описами. Разом з документами  передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий  примірник опису разом з примірником  акту приймання-передавання залишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ - джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання  документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, приймання документів за заповітом  чи як безгосподарного майна). Приймання  науково-технічних, аудіовізуальних  та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності  в архіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов'язані із реституцією  документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; заповіту або в якийсь інший законний спосіб.