Методы совершенствования документооборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Можно выделить следующие результаты проведенной работы:

     1.На современном этапе развития российского государства проблемы ДОУ занимают важное место в процессах становления новой системы общественных отношений на базе общих правовых норм и в условиях смены парадигмы управленческой деятельности. Отход от административно-командной системы и утверждение социально-экономических методов управления предъявляют новые требования к сфере документационного обеспечения этой деятельности. Сохранение действия прежних нормативных документов, регулирующих делопроизводство, обеспечило преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период. Однако в настоящее время требуется создание принципиально новых методологических основ документирования деятельности организаций, прежде всего, полноценного правового обеспечения. Как показывает проведенное исследование и существующая практика, сфера доу в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в:

     - невысоком качестве работы с документами;

     - несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок (нормативного и методического характера);

     - отставании темпов развития информационных технологий;

     - отсутствии единых требований к документообороту по «вертикали» и по «горизонтали» государственного управления. 

Одновременно  происходит системное усложнение документационного  обеспечения управления ввиду ускоренного  развития и активного проникновения в него новых информационных технологий, насыщения современной техникой, появления новых носителей информации и их стремительного обновления, совершенствуются автоматизированные системы управления документацией.

     2. За более чем тридцатилетнюю историю автоматизация делопроизводства и документационного обеспечения управления прошла путь от локальных проектов до системных решений, охватывающих процессы управления документами и их комплексами в отдельных организациях, корпорациях и отраслях государственного управления. Сформировался рынок информационных технологий и информационных услуг, который позволяет выбрать при помощи разработанной методики оптимальный вариант автоматизированной системы управления документацией. В этих условиях созрели предпосылки для отхода от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к переходу создания высокоэффективных, использующих современные научно-технические достижения, систем управления с полным комплексом информационно-документационных ресурсов на всех стадиях жизненного цикла документов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном управлении. Такая система называется управлением документацией, которое основывается на принципах экономичности, эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как ресурсу управления и позволяющее учесть интеграционные тенденции, доминирующие в общественном процессе.

     3. Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации. В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название – служба управления информационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературе России об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.

     4. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.  Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

     5. Выделяют такие задачи государственного регулирования ДОУ , как издание документов, обладающих необходимой юридической силой; эффективное информационное обеспечение принимаемых решений на различных уровнях руководства и управления; реализация законных прав и интересов граждан; взаимодействие государственных органов и организаций различных отраслей, а такте контроль за их деятельностью; формирование качественного архивного фонда, наиболее ценная часть которого поступает на государственное хранение и является одним из важнейших информационных ресурсов общества.

     6. В системе корпоративного регулирования ДОУ можно выделить  следующие основные элементы: ведомственные или локальные нормативные акты и распорядительные документы; организационно-методическое руководство и система информационного обеспечения; работа с персоналом и корпоративная культура.

     7. Корпоративная система документооборота (КСД) объединяет единой технологией процессы работы с документами в рамках всей организации и ее подразделений (в том числе территориально обособленных) и позволяет обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе электронных

     8. Основной задачей внедрения систем управления документами является устранение информационного и функционального хаоса на предприятиях. Наибольший эффект от использования этих систем можно достичь, интегрируя их с другими подсистемами КИС, такими как ERP-системы, системы управления проектами, CRM-системами и другими.

     9. В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений АИС ДОУ: системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД: русифицированные версии популярных западных продуктов: системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes.  
 

      БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ (с изменениями от 10 января 2003 г.).
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. № 65 «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002—2010 годы)».
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. №65-ст. - М.: Издательство стандартов, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. №28. – М.: Издательство стандартов, 1998.
6. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2009,№ 1..
7. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления // Делопроизводство. 2010. № 2. С. 27—29.
8. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документальное обеспечение управления): учебное пособие / М. И. Басаков. - 2-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 473 с.
9. Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.: ил.
10. Бобылева М.п.  Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2009.
11. Бобылева М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура:  аспекты взаимовлияния // Делопроизводство. 2008. № 2..
12. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления — особенности нового этапа // Делопроизводство. 2009.№ 4.
13. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления)' Учеб. пособие / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010.
14. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и [др.]; под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд.,перераб. и доп. - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.
15. Делопроизводство: учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович и [др.]; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.
16. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие для вузов / М. В. Кирсанова. - 3-е изд. - М.: Инфра-М, 2003. - 304с.
17. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2009.
18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-шкапа «Интел-Синтез», 2009.
19. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.- М.: Научная книга, 2008.
20. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. - 4-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2007. - 319 с.: ил. - (Б-ка типовых документов).
21. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010, № 5.
22. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: ФОРУМ: ИНФРА. М., 2008.
23. Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. М : «БМикро». 2009.
24. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В. А. Спивак. - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.: ил. - (Краткий курс).
25. Харрингтон Дж., Эсселинг К., Ван Нимвеген X. Оптимизация бизнес-процесов. Документирование, анализ, управление, оптимизация.  СПб.,2002.
26. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. - М.: ТК Велби, 2004. - 216 с.
27. http://www.eos.ru