Методы совершенствования документооборота

• учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
• поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
• обладает ли достаточной функциональной полнотой;
• имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

     Конечно, необходимо также учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АИС ДОУ и каким-то образом оценивать ожидаемый экономический эффект. Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика:

• давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
• сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;
• достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации, как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.);
• каковы перспективы развития продукта.

     В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений  АИС ДОУ [17]:

1. системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело» компании «Электронные офисные системы», LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства «Оптимы», «Кодекс» Центра компьютерных разработок, «Золушка» Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);
2. русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.);
3. системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт» фирмы «Ай-Ти», «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН» и др.).

     Таблица 1

     Сравнительные характеристики АИС  ДОУ¹

     Нам представляется, что отечественный  рынок АИС ДОУ еще далек от насыщения. Поскольку современные информационные технологии развиваются значительно быстрее, чем совершенствуются системы управления предприятием, на рынке в любой момент могут появиться и новые АИС ДОУ, обладающие значительно более широким спектром функций и ориентированные на самые разные сферы применения. Тем не менее вышеперечисленные критерии выбора системы, по-видимому, будут актуальны еще довольно долго. 

3. Характеристика системы «Дело»

       «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

     Система «Дело» разработана компанией «Электронные Офисные системы» (г. Москва) и успешно используется для автоматизации управленческой деятельности в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности.

     Комплекс  программ семейства «Дело» [17]:

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow) в учреждении с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;
• масштабируем - может быть установлен на одном компьютере, в сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством и сетевой инфраструктурой;
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства, обеспечивая построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота;
• поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

     Отличия системы «Дело» от других систем документооборота.

     «Дело» - система, ориентированная как на использование в традиционных делопроизводственных службах (управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д.) так и в рамках организации в целом. Она создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому «Дело» полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформальные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий. С другой стороны, система предоставляет технологии электронного документооборота, основанные на Российской традиции ведения делопроизводства и организации управления.

     В системе «Дело», в частности, реализованы уникальные возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц предприятия, принимающих и исполняющих решения (резолюции). С каждым должностным лицом связывается совокупность документов, находящихся у него в оперативной работе, например, на исполнении, на визировании, на рассмотрении. К этой совокупности документов может получить доступ произвольное количество пользователей компьютерной сети, причем с различными правами. Пользователем может быть как само должностное лицо, так и другой работник предприятия, которому делегированы соответствующие полномочия. Тем самым легко воспроизводятся любые схемы работы с документами. Например, когда руководитель распределяет рутинную обработку документов между несколькими помощниками (секретарями), или когда канцелярия обслуживает работу нескольких руководителей. 
Эта возможность также обеспечивает простой поэтапный ввод «Дело» в эксплуатацию. На начальной стадии внедрения системы небольшое число пользователей «Дело» может осуществлять обработку документов за всех должностных лиц учреждения. По мере расширения компьютерной сети и увеличения числа пользователей, между ними всякий раз перераспределяются права и обязанности по обработке документов. 
Система «Дело» масштабируема, она поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:

• система «Дело» может быть установлена на одном компьютере и обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов,
• система «Дело» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом,
• если в организации существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то система «Дело» обеспечивает построение взаимодействующих делопроизводственных процессов в этих подразделениях.

     Система является готовым продуктом, не требующим программирования, что обеспечивает быстрое внедрение и получение эффекта. Средний срок запуска в эксплуатацию системы «Дело» на 50 рабочих «под ключ» силами специалистов компании «Корпоративные системы» составляет от 1 до 2 месяцев.

     Система «Дело» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:

     Таблица 2

     Эффект  от внедрения системы автоматизации  делопроизводства и документооборота складывается из составляющих которые можно достаточно легко рассчитать зная объем документооборота предприятия и из составляющих которые определяются экспертной оценкой:

• За счет использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов. Например, на предприятии численностью 2500-3500 человек в среднем в год выпускается 4000 двухстраничных внутренних нормативно-распорядительных документов, которые доводятся до 100 должностных лиц. Расходы на размножение только этих документов составят порядка 640 000 руб. в год. Эта сумма превышает стоимость программного обеспечения системы «Дело» на 100 рабочих мест.
• Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.
• Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия.
• Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.
• Облегчается и становится наглядным процесс управления потоками документов и работ, что дает возможность оптимизировать бизнес-процессы управления.
• Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечивает многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.
• Организация широкого доступа сотрудников к общим нормативно-распорядительным документам предприятия через Internet/Intranet резко снижает количество запросов бумажных копий документов в канцелярии (секретариате) и разгружает ее сотрудников от рутинной и не продуктивной работы. Высвобождается порядка 15% (по данным российских консалтинговых компаний) рабочего времени затрачиваемого ранее на писк необходимых документов.
• Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата (по данным российских консалтинговых компаний).
• По оценкам специалистов предприятий, внедривших электронные системы документооборота, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5 - 15 %.
• Внедрение в дополнение к модулю автоматизации базового документооборота опций Кадрового делопроизводства и Архивного Дела позволяет создать единое поле работы с электронными документами всех типов, обеспечивающее поддержку основных бизнес-процессов управления предприятием.