Методы совершенствования документооборота

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ СОЗДАНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ «ДЕЛО» НА ПРИМЕРЕ ГОРОДСКЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДОКУМЕНТО-ОБОРОТА В г.АЛЬМЕТЬЕВСКЕ р.ТАТАРСТАН

     В соответствии с целями проводимой в  РФ программы развития и укрепления органов государственной власти и местного самоуправления, а также  в рамках реализации региональных и  общегосударственных программ, таких  как ЕГС ДОУ, ФЦП «Электронная Россия», программа обеспечения рассмотрения обращений в «одно окно» - основную роль на местах будут обеспечивать администрации городов и районов, которым необходимо построить эффективный механизм взаимодействия между субъектами жизнедеятельности города и района – гражданами, хозяйствующими субъектами, организациями и предприятиями – с одной стороны, и государственными учреждениями – с другой. Такой механизм должен опираться на действующие законы и нормативы, серьезную методологическую и техническую базу, новейшие информационные технологии [2].

     Целью создания ГСАД является оптимизация  механизма учета, передачи и исполнения документов (как поступающих извне, так и формируемых в учреждениях  города и гражданами) на всех ступенях их рассмотрения – в администрации, в учреждениях, предприятиях, организациях города и района и т.п., при этом должны быть решены задачи обеспечения:

• единообразия методики учета и хранения документов;
• контроля доставки документов и директив до исполнителя;
• централизованного контроля исполнения документов и директив.

     В целом, решение задачи создания ГСАД должны соответствовать рамкам и  требованиям региональных и общегосударственных  программ, таких как ЕГС ДОУ, ФЦП  «Электронная Россия», программа обеспечения рассмотрения обращений граждан в «одно окно» и др.

     Для решения основных проблем по учету, контролю исполнения и управлению различными документами, циркулирующими между  администрацией, учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами внедряется городская система автоматизированного документооборота, использующая в качестве основы программное обеспечение «ДЕЛО» известной московской компании «Электронные Офисные Системы», которая дает возможность главам администраций городов и районов контролировать потоки документов между гражданами, администрацией и городскими, районными организациями и учреждениями, обобщать данные по исполнению принятых постановлений и решений, своевременно выявлять случаи волокиты по обращениям граждан, решать задачи унификации делопроизводства, кадрового учета, архивного документооборота, ведения договоров во всех организациях, предприятиях города и района.

     Дополнительным  эффектом от внедрения ГСАД является создание и ведение электронного архива организационно-распорядительных документов по всем вопросам жизнедеятельности города и района, включая документы администрации, предприятий, организаций, учреждений, граждан. Данный архив может быть использован администрацией для оперативного поиска информации по различным интересующим вопросам, для организации отдельных контуров оборота документов по вопросам недвижимости и землепользования, пенсионного и социального обеспечения, и пр. Решение перечисленных задач упрощается за счет того, что программно-техническая база ГСАД, сопровождающие ее кадры и эксплуатирующий персонал, используемые средства коммуникаций и компьютерная техника могут быть использованы для решения многих смежных задач.

     Таким образом, предлагаемое решение задачи обеспечивает:

• учет и систематизацию документов;
• рассылку документов внутри учреждения и их пересылку в другие учреждения в электронном виде, с заверением с помощью ЭЦП;
• контроль за перемещением документа внутри учреждения и по учреждениям и организациям города и района;
• контроль исполнения документа внутри учреждения и в учреждениях, организациях города и района;
• создание электронного архива документов администрации и учреждений, организаций города и района для справочно-информационных целей;
• возможность организации работы с письмами и обращениями граждан «в одно окно» по различным вопросам компетенции организаций, учреждений города и района;
• возможность автоматизированного обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, с органами власти, организациями и учреждениями в других районах и регионах.   

     ГСАД  на основе ПО компании «Электронные Офисные Системы» - модульная система комплексной автоматизации документооборота различных служб администрации, предприятий, организаций и учреждений города и района, реализованная в архитектуре «клиент-сервер» на основе мощной современной системы управления базами данных (СУБД) Oracle8 или MS SQL2000, в качестве средств коммуникации использующая компьютерные сети, телефонные сети или Интернет [17].

     Комплекс  аппаратно-программных средств ГСАД состоит из основной системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) «ДЕЛО» администрации и локальных САДД предприятий (ПО «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ»), организаций и учреждений города и района, выполняющих свои функциональные задачи. Все рабочие места САДД оборудуются необходимой компьютерной техникой (компьютеры, рабочие станции, серверы), периферийными устройствами (принтеры, сканеры, факс-модемы и пр.) и связываются между собой посредством локальных вычислительных и телефонных сетей или Интернета.

     По  своему функциональному назначению все рабочие места ГСАД сгруппированы в несколько подсистем:

• система «ДЕЛО»;
• система «КАДРЫ» (опционально);
• система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» (опционально);

     Мы  подробно рассмотрим только Систему  «Дело»

     Система «ДЕЛО»

     Система «ДЕЛО» предназначена для автоматизации основных функций делопроизводственной службы организации, учреждения с обеспечением возможности перехода на безбумажный документооборот как внутри организации, учреждения, так и между удаленными обособленными организациями, учреждениями.

     Состав. Система «ДЕЛО» состоит из серверной части и клиентской части:

• серверная часть – база данных системы, включающая в себя хранилище атрибутов документов и их электронных копий, справочники и рубрикаторы, параметры настройки прав и полномочий пользователей, параметры настройки на структуру документооборота данной организации, и пр.;
• клиентская часть – прикладное программное обеспечение рабочего места пользователя, позволяющее поддерживать связь с серверной частью системы, создавать или изменять данные на сервере, выполнять пользователем свои делопроизводственные функции, подключаться к оргтехнике, различным аппаратным средствам (ЭЦП, ключи аутентификации);
• для «мобильных» должностных лиц, имеющих необходимость регулярно работать с поступающими к ним документами, обеспечен web-доступ к документам в системе «ДЕЛО» своей организации.

     Функции системы «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» обеспечивает выполнение следующих основных функций:

• автоматизированная централизованная или децентрализованная регистрация всех документов, с формированием регистрационных карточек (РК) и прикреплением электронных копий документов, журналов регистрации и передачи документов, и т.п.;
• создание электронного архива зарегистрированных документов, с возможностью поиска документов по различным атрибутам;
• пересылка и доставка документов в электронном виде до рабочих мест пользователей как внутри учреждения, организации, так и в удаленные обособленные учреждения, организации;
• формирование стандартных отчетных форм по состоянию документооборота учреждения;
• централизованный контроль за ходом движения и исполнения директивных документов и резолюций, с получением отчетов от исполнителей, с формированием обобщенных отчетных форм;
• возможность использования ЭЦП для заверения и проверки достоверности электронных копий документов;
• возможность использования аппаратных ключей аутентификации пользователей (смарт-карта, e-Button или e-Token); 
• возможность обеспечения удаленного web-доступа в систему для чтения документов, направленных пользователю в кабинет, с обеспечением многофакторной защиты от несанкционированного доступа.

     Функционирование  системы «ДЕЛО».

     Система «ДЕЛО» каждого учреждения, организации, состоящая из серверной и клиентской части, устанавливается и настраивается в организациях, учреждениях города и района. Сотрудники учреждений – пользователи системы «ДЕЛО» - проходят единый курс обучения, при этом обеспечивается единообразие методики ведения делопроизводства и документооборота как внутри учреждений, так и при взаимодействии с внешними системами «ДЕЛО» других учреждений, создавая однородную информационную среду формирования и перемещения документов в городе, районе. Порядок взаимодействия пользователей внутри учреждения, а также пользователей разных учреждений определяют согласованные технические регламенты.

     Взаимодействие  между рабочими местами пользователей внутри учреждения (регистрация, пересылка, редактирование и поиск документов, контроль за перемещением документов и пр.) обеспечивается с помощью компьютерных сетей, соединяющих клиентские места и сервер. Каждый пользователь системы «ДЕЛО» учреждения работает в соответствие с назначенными индивидуальными функциями, правами доступа, полномочиями. Контроль за индивидуальными параметрами настроек пользователей, за актуальностью справочников и рубрикаторов осуществляет системный технолог учреждения (или, по договору, специализированная организация).

     Для обеспечения перемещения документов между удаленными учреждениями, организациями  используется интернет/интранет, регламентированный доступ к которому осуществляет единый провайдер – организация, обеспечивающая доступ к интернету/интранету. При необходимости, пересылка документов между учреждениями может осуществляться с применением защищенных почтовых систем, обеспечивающих конфиденциальность пересылаемых документов.   

     Типичный  маршрут движения документов может  быть следующим:

• гражданин (или хозяйствующий субъект, организация, учреждение) присылает документ (письмо, заявление, жалоба и пр.) в канцелярию администрации – лично, почтой, электронной почтой или факсом, где документ регистрируется и передается на рассмотрение по компетенции – главе или его заместителю;
• руководитель рассматривает документ, принимает решение или вносит резолюцию, назначает ответственного исполнителя и срок исполнения, после чего документ попадает в канцелярию для пересылки исполнителю и осуществления контроля за исполнением;
• канцелярия помещает оригинал документа на хранение в папку дела, а электронную копию документа, вместе с резолюцией, пересылает – по сети ответственному исполнителю внутри администрации, или через Интернет – ответственному исполнителю в удаленном учреждении, организации, при необходимости заверив электронную копию документа с помощью ЭЦП;
• ответственный исполнитель, получив документ с резолюцией, исполняет его (при необходимости проверив достоверность ЭЦП электронной копии документа), немедленно готовит отчет об исполнении и пересылает отчет в канцелярию администрации – по сети или по Интернету;
• канцелярия администрации, получив отчет от исполнителя, принимает его и снимает с контроля, или – если отчет неудовлетворительный – направляет новую резолюцию по документу для доработки поручения по документу;
• после завершения жизненного цикла документа – исполнения документа, снятия документа с контроля – документ списывается в дело на хранение до конца календарного года, после чего передается в архив на экспертизу ценности и на хранение согласно нормативному сроку.

     Таким же образом маршрутизируется любой  документ в каждой организации города, района. Данные о ходе исполнения документа  и сам документ в электронном  виде хранятся в электронном архиве системы «ДЕЛО» каждого учреждения или организации, образуя распределенный архив документов города, района, в котором по любому атрибуту можно быстро найти любой документ и переслать по назначению.

     Для обеспечения оперативного исполнения директивных документов для ответственных исполнителей, пребывающих в командировке в другой местности,  обеспечивается возможность получить с любого компьютера через Интернет/Интранет доступ к поступившим в его кабинет документам (для обеспечения многофакторной защиты информации – выход в Интернет должен обеспечиваться через персональный ноутбук с соответствующим ПО). Для этого серверная часть системы «ДЕЛО» его учреждения должна быть оборудована дополнительной web-станцией. Исполнитель просматривает поступившие во время его отсутствия документы, принимает по ним решения или готовит отчеты, сообщает их своему секретарю для ввода решений или отчетов в систему «ДЕЛО».

     Опыт  внедрения НПФ «ИнфоИнжиниринг» ГСАД на базе системы «ДЕЛО» в администрации и учреждениях г. Альметьевска и Альметьевского района Республики Татарстан в 2002-2004 годах (на основании Постановления Главы администрации Альметьевска N 2397 от 25.09.2002г. «О внедрении САДД «ДЕЛО») показал реальность достижения поставленных задач с помощью выбранных программно-технических решений. Реализация данного проекта продолжается, увеличивается количество организаций, подключаемой к ГСАД, наряду с администрацией, где функционирует 18 мест системы «ДЕЛО» и 3 места системы «КАДРЫ», связанные с ними системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» установлены в 16-ти предприятиях и учреждениях города.

     При реализации проекта в Альметьевске удалось привести делопроизводство и документооборот в городских  предприятиях и учреждениях к  требованиям нормативов, налажен  автоматизированный взаимный обмен  документами, налажена система централизованного контроля за исполнением директивных документов и резолюций администрации по охваченным предприятиям. Поставка, наладка и сопровождение оборудования, доступ к интернету обеспечивается силами местной компании «Альком».

     В целом, для реализации проекта ГСАД в части задач системы «ДЕЛО» для 20-30 учреждений, организаций реальны сроки в 4-6 месяцев. Причем реальный эффект становится заметным уже в первые 30 дней эксплуатации в учреждении системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» - документы из администрации можно принимать, а отчеты об исполнении отправлять в администрацию без помощи курьеров, немедленно, что дисциплинирует исполнителей, в целом, повышая общую эффективность деятельности городской администрации.