Как сделать делопроизводство эффективным

 

 

Руководитель кадровой службы  Зам. генерального директора по кадрам     ______________  _____________________      

    должность        личная подпись         расшифровка подписи

 

 

Главный бухгалтер                  ______________  _____________________

             личная подпись   расшифровка подписи

 

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

________________      С.С.Байрамов

«  __  »   __________ ___   199___ г.

 

 

 

 

ГНС «Туркменховаёллары»

4573892, Туркменистан, Ашгабад

пр-т Свободы, 135

тел. +99-312-35-40-49

факс +99-312-35-40-49

 

 

 

 

 

 

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

 

Бухгалтерия

2 шт. ед.

Генеральная дирекция

5 шт. ед.

Служба административно-хозяйственного и технического обеспечения

6 шт. ед.

 

 

Отдел по работе с персоналом

8 шт. ед.

Отдел логистики

10 шт. ед.

Отдел обеспечения контроля выполнения полетов и авиационной безопасности 43 шт. ед. Отдел обеспечения выполнения полетов 45 шт. ед. Отдел обеспечения подготовки и  производства 35 шт. ед. Т е х н и ч е  с к а я    д и р е к ц и я

 

Отдел продаж 21 шт. ед. Отдел снабжения 15 шт. ед. Финансовый отдел 5 шт. ед. Отдел рекламы и маркетинга 10 шт. ед.     К о м м е р ч е с к а я    д и р е к ц и я

 

 

СОГЛАСОВАННО:

 

___________________________         __________  ______________________

  (должность)            (подпись)    (расшифровка подписи)

 

___________________________         __________  ______________________

  (должность)            (подпись)    (расшифровка подписи)

 

 

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

________________      С.С.Байрамов

«  __  »   __________ ___   199___ г.

 

 

 

ГНС «Туркменховаёллары»

4573892, Туркменистан, Ашгабад

пр-т Свободы, 135

тел. +99-312-35-40-49

факс +99-312-35-40-49

 

 

 

 

 

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

 

№ п/п	Наименование структурного подразделения	Штатная численность (ед.)
1	Генеральная дирекция	5
1.1	Служба административно-хозяйственного и технического обеспечения	6
	Всего:	11
2	Бухгалтерия	2
3	Техническая дирекция
3.1	Отдел обеспечения  выполнения полетов	45
3.2	Отдел обеспечения подготовки и производства	35
3.3	Отдел обеспечения контроля выполнения полетов и авиационной безопасности	43
	Всего:	123
4	Коммерческая дирекция
4.1	Отдел рекламы и маркетинга	10
4.2	Финансовый отдел	5
4.3	Отдел продаж	21
4.4	Отдел снабжения	15
4.5	Отдел по работе с персоналом	8
4.6	Отдел логистики	10
	Всего:	69
Итого:		205

 

СОГЛАСОВАННО:

 

___________________________         __________  ______________________

  (должность)            (подпись)    (расшифровка подписи)

 

___________________________         __________  ______________________

  (должность)            (подпись)    (расшифровка подписи)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Организация документационного обеспечения  управлением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

«Западный»  подход к делопроизводству, особенно в негосударственных структурах, изначально характеризовался максимальной децентрализацией работы с документами. Однако усложнение задач управления в современном мире и появление  сетевых информационных технологий явилось предпосылкой к бурному  развитию технологий коллективной работы над документами и контролю за документационной деятельностью организации.

В России уже давно сложилась, в определенной степени унифицировалась и была тиражирована в национальном масштабе технология ДОУ, которая сейчас начинает переосмысливаться в терминах информационных технологий. Таким образом, сегодня  есть детально проработанная технология ДОУ, компьютерные реализации которой  представляют интерес для многих стран мира, в том числе опережающих  нас в области собственно информатизации[15].

Таким образом, актуальными проблемами сегодня  в области АС ДОУ являются:

1. повышение делопроизводственной грамотности в организациях и на предприятиях, в первую очередь, руководителей различного ранга и специалистов в области информационных технологий;
2. повышение компьютерной грамотности документоведов и делопроизводителей, поскольку их роль в развитии информационных технологий ДОУ ключевая;
3. подготовка и принятие предложений по унификации и делопроизводственных процедур и форматов документационного взаимодействия на государственном уровне.

В целях  оптимизации документопотоков целесообразно  установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Введение  электронного документооборота на предприятии  на сегодняшний день весьма актуальный способ совершенствования документационной деятельности на предприятии, который  имеет много плюсов: простота внесения изменений в документ, возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные, возможность использовать заранее заготовленные формы, более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов, экономия бумаги, более высокая компактность архивов, более простой контроль информационных потоков. Также автоматизация документооборота организации позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при  изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов  по изменению формы отчетности. В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства – налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа – это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

 

1. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 08.11.2007 № 258-ФЗ ГОСТ Р ИСО 15489-1. Управление документами. Общие требования. – М. Стандартинформ, 2007.
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: 1983.
4. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 2000.
5. Галахов В.В. Корнев И.К. Секретарское дело: учебно-практическое пособие. [Текст] / Галахов В.В. Корнев И.К.– М.: Проспект, 2007.
6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: ДОУ. [Текст] / Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М, 2009.
7. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для вузов. [Текст] / Корнеев И.К., Година Т.А. — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2009.
8. Ларьков Н.С. Документоведение. [Текст] / Ларьков Н.С.– М.: Восток-Запад, 2010.
9. Рагулин П.Г. Информационные технологии. [Текст] / Рагулин П.Г. – Владивосток, 2008.
10. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. [Текст] / Сотов П.В., Тихомиров А.Н. – М.: Проспект, 2010.
11. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. [Текст] / Стенюков М.В. - М.:2009.
12. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления. [Текст] / Титоренко Г.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.
13. Фионова Л.Р. Основы документационного обеспечения управления: Конспект лекций. [Текст] / Фионова Л.Р. – Пенза, 2011.
14. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел. [Текст] / Шатина Н.В. – М.: Восток-Запад, 2008.
15. Янковская А.С. Документы и делопроизводство. [Текст] / Янковская А.С. – М.: Восток-Запад, 2011.