Как сделать делопроизводство эффективным

Снимается часть проблем, связанных с территориальной  удаленностью подразделений организации  или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников  независимо от местонахождения их рабочих  мест (конечно, при наличии линий  связи).

АС ДОУ  позволяет обеспечить внедрение  современных систем управления ресурсами  предприятия (так называемые ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами. АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.

Эффективность автоматизации управленческой деятельности предприятия приведет к тому, что:

1. во всех подразделениях и в организации в целом будет введена унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
2. организация станет полностью управляемой. Появится возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
3. система автоматизации делопроизводства, по сути, станет носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;
4. будут созданы условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. В государственных структурах – это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры;
5. минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз;
6. качественный выигрыш будет достигнут при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов[11].

Имеются также недостатки внедрения автоматизированной системы управления документационной деятельности. Во-первых, изначально необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документационного обеспечения управления недостаточно только приобрести систему автоматизации. Важным моментом при этом являются знания делопроизводства и способности грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации.    Если же говорить о внедрении, то каждая компания стоит перед выбором: внедрять систему самим, т.е. своими силами, или же воспользоваться услугами компании, продающей систему, и внедрить ее силами компании-продавца или разработчика (аутсорсинг). Каждый из этих вариантов связан с комплексом «своих» проблем.

При самостоятельном  внедрении системы основными  проблемами могут стать следующие:

1. общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях;
2. низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются в качестве «пишущей машинки с калькулятором», не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью;
3. недостаточность знаний в области ДОУ и, соответственно, невозможность грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации;
4. недостаточность знаний о внедряемой системе;
5. отсутствие опыта по внедрению подобных систем.

При внедрении  системы компанией-продавцом или  разработчиком могут возникнуть проблемы другого свойства. Например, одной из проблем является возникновение  затруднений при проведении предварительного обследования, в результате чего замедляется  ход выполнения работ или еще  хуже – становится невозможным собрать  и проанализировать всю информацию, необходимую для выработки требований по настройке системы. Данная проблема обычно возникает из-за двух причин:

1. отсутствует налаженная работа с документами, основанная на применении традиционной технологии. Это часто сопровождается сложностью выработки решения заказчиком о правилах, по которым будет осуществляться работа в результате автоматизации;
2. тратиться много времени при интервьюировании или анкетировании сотрудников компании-заказчика, которые не желают полно и правильно отвечать на вопросы.

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение  автоматизированной системы управления документооборота способно повысить эффективность  управленческой деятельности предприятия, но для того, чтобы внедренная программа  могла эффективно функционировать, необходимы, прежде всего, умение грамотно организовать управленческий процесс  на предприятии и иметь квалифицированных  специалистов[12].

 

II ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

2.1 Штатное  расписание организации, структура  и штатная численность предприятия

 

Штатное расписание – форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам – премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.

Наименование  организации должно быть указано  в строке как в учредительных  документах. Затем проставляется  номер и дата составления штатного расписания. Дата, с которой штатное  расписание работников вступит в  юридическую силу, указывается в  строке «на период».

Справа  в специально отведенной графе «УТВЕРЖДЕНО» указывается номер приказа и  дата его составления на утверждение  формы Т-3. Количество единиц в штате  указывается цифрами.

В графах 1 и 2 соответственно указывают название структурного подразделение (к примеру, производственный отдел, отдел кадров и т.д.) и его код. В графах 3 и 4 соответственно указываются должность (согласно Классификатору профессий) и  число штатных единиц на этой должности. В графы 6-8 штатного расписания вносят поощрения работникам, процент за переработанное время или за специфичные  условия труда (северные регионы, место  работы с загрязненной экологией  и др.). В графу 9 заносится итоговая сумма – месячный фонд заработанной платы. В графе 10 указываются дополнительные сведения, которые не могут быть указаны в других графах (к примеру, надбавки сотрудникам).

Когда в  действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются  старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают  уже работающий персонал, и тогда  необходимо вносить изменения и  корректировки в кадровые документы  сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.

 Это  могут быть:

1) переименование  должности; 

2) перевод; 

3) переименование  отдела;

4) возложение  дополнительных обязанностей;

5) изменение  окладов. 

 Во  всех этих случаях сотруднику  кадровой службы необходимо производить  разные процедуры оформления  кадровых документов. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером[13].

 

2.2 Структура  и штатная численность предприятия

 

Структура и штатная численность организации (документ, предусмотренный ОКУД, код 0252211), а также фонд заработной платы, как правило, определяются на стадии бизнес-планирования при образовании, реорганизации юридического лица или  при расширении либо освоении нового вида деятельности, то есть решение  этих вопросов первоначально, да и в  последующем, являются прерогативой учредителей.

Структура и штатная численность предприятия  может быть закреплена в уставных документах (Уставе, Положении).

Динамика  рыночных отношений требует высочайшей гибкости и оперативности, поэтому  в большинстве коммерческих организаций  вопрос формирования и изменения  структуры, а равно и численности  персонала, входит в компетенцию генерального директора. Именно он должен определять структуру, выстраивать служебные отношения, регулировать численный состав, исходя из текущей ситуации на рынке в общем, направлений деятельности и финансового положения возглавляемого им предприятия. Он отвечает перед учредителями за конечный финансовый результат, и не должен спрашивать разрешения у кого бы то ни было на совершение необходимых организационных мероприятий, более того, в средних и особенно малых предприятиях генеральный директор сам является учредителем (соучредителем).

На практике в подавляющем большинстве средних  и малых предприятий документ, нормативно закрепляющий структуру  и штатную численность, либо отсутствует  вообще либо имеет форму схемы, определяющей иерархию служебных связей между  структурными подразделениями либо их производственную взаимосвязь (потоки информации и отчетности).

Такая схема  представляет собой перевернутое двухмерное дерево и описывает линейно-функциональный тип организационного построения организации. Однако из теории управления известны и другие более сложные типы организационного построения, такие как матричная  и проектная, которые являются многомерными. Соответственно схематичное изображение  многомерной структуры организации  на бумажном носителе (документе) практически  нереально.

Какой-либо типовой или унифицированной  формы нет, поэтому правила его  оформления подчиняются общим требованиям  ГОСТа, то есть, он может иметь содержательную часть в виде текста, таблицы или  схемы.

Разработка  структуры предприятия и определение  штатной численности, в лучшем случае, должна входить в обязанности  директора (менеджера) по персоналу, обладающего  необходимыми знаниями и опытом, а  также, наверное, самое важное, информацией  о рынке, состоянии фирмы и  перспективами развития. Этот документ должен быть согласован с руководителями направлений (структурных подразделений).

На основании  утвержденной структуры и штатной  численности, отдел кадров готовит  к утверждению штатное расписание[14].

 

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена  постановлением Госкомстата России

от 05.01.04 №1

 

		Код
	Форма по ОКУД	0301017
Общество с ограниченной ответственностью «ЛЕГИОН» (ООО «ЛЕГИОН»)	По ОКПО	1234567890

   наименование организации

 

					Номер документа			Дата
	ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ				07			28.08.12		УТВЕРЖДЕНО
	на период с «01» сентября 2011 года									Приказ от «28» августа 2011 года № 152
									Штат в количестве 12 (двенадцати) единиц
Структурное подразделение			Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Количество штатных единиц		Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавка, руб.						Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) * гр. 4	Примечание
наименование		код					персональная				за выслугу лет	за разъездной характер работ
1		2	3	4		5	6				7	8	9	10
Администрация		01	Генеральный директор	01		42200,50	20000				2200	-	64400,50
Администрация		01	Зам. генерального директора	01		27830,45	10000				8000	-	45830,45
Бухгалтерия		02	Главный бухгалтер	01		26700,40	8000				3500	-	38200,40
Бухгалтерия		02	Бухгалтер	01		14870,34	-				-	-	14870,34
Отдел продаж		03	Начальник отдела	01		22876,38	-				500	-	23376,38
Отдел продаж		03	Менеджер по продавцам	03		18500,05	-				-	2000	123000,30
Отдел закупок		04	Начальник отдела	01		22876,38	-				-	-	22876,38
Отдел закупок		04	Менеджер по закупкам	03		17240,00	-				-	-	68960,00
			Итого	12		-	-				-	-	401514,75