Как сделать делопроизводство эффективным

1.2 Подходы и методы по улучшению эффективного функционирования документоведения на предприятии

Наше  время, насыщенное информационными  технологиями, предъявляет новые  требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение  и хранение. Компьютер позволяет  не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету и контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному работнику не нужно ждать, пока помощник или секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления. Поэтому, можно отметить, что сетевой компьютерный контроль над документами и исполнителями является принципиальным решением проблемы управления документационной деятельности предприятия. Это компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации[6].

Для организации  такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные  программы, называемые обычно системами  автоматизации делопроизводства и  документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые  из них позволяют как отслеживать  бумажный документооборот, так и  организовать перемещение по сети и  работу с электронными документами.

Выбор программного обеспечения зависит от масштаба компании. Для крупных предприятий  требуются мощные программные комплексы, такие, как например Documentum специализированные разработки на базе Lotus Notes. Средний  бизнес успешно использует целый  ряд решений: Optima Workflow, ЭОС «Дело», «ЕВФРАТ-Документооборот», DocsVision, «Инталев: Документооборот 2005». Для небольших компаний создано довольно много небольших программ: «ФЛАГМАН», «Документооборот», «SQ -контроль дел». При этом каждая организация должна наметить цели внедрения системы электронного документооборота:

1. автоматизация делопроизводства;
2. автоматизация потоков документов;
3. автоматизация контроля исполнения документов и поручений;
4. повышение исполнительской дисциплины;
5. наведение порядка в работе с документами;
6. сокращение времени на операции с документами;
7. переход к безбумажным технологиям.

Чем большее  число рабочих мест, связанных  с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и  контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места  сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Внедрение этих программ обеспечит предприятию  несколько видов эффектов, среди  которых выделяют:

1. экономический;
2. финансовый;
3. ресурсный;
4. научно-технический;
5. социальный.

Экономический – его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени.

Финансовый – расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами.

Ресурсный – его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов.

Научно-техничекий – включает новизну, простоту, полезность СЭД.

Социальный – его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом[7].

Еще один вариант в рамках данной концепции  является разработка единого хранилища бланков и шаблонов документов. Это может быть просто каталог на сетевом сервере, доступных со всех ПК компаний, и содержащий шаблоны документов (.doc для Word и .xls для Excel). Для этого не требуется покупки программного обеспечения (ПО), достаточно Word и Excel, но также в пакет Microsoft Office входит программа InfoPath для организаций коллективной работы с документами. Существует решение SharePoint, но его нужно покупать отдельно.

Имеются следующие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе необходимой АС:

1. необходимо определить уровень задач, решение которых будет возложено на будущую информационную систему;
2. определив класс будущей системы, необходимо изучить по возможности все предложения, остановив выбор на системе с необходимым функционалом, но с возможностью расширения в дальнейшем новыми функциями;
3. необходим анализ программно-аппаратной платформы, на которой будет эксплуатироваться система;
4. будущая система должна быть легко настраиваемой, расширяемой и масштабируемой, удобна в использовании, обладать эргономичным интерфейсом;
5. необходимо внимательно анализировать предложения по организации проекта внедрения, уровень и качество услуг, предоставляемые при обучении персонала, качество и объем консалтингового и технического сопровождения системы на этапах ее промышленной эксплуатации;
6. желательно проверить систему в действии путем установки и эксплуатации демо-версий предполагаемых для внедрения информационных систем;
7. не следует сразу приобретать мощную дорогую систему. Лучше проводить процесс внедрения поэтапно, двигаясь от более простой системы к ее дальнейшему развитию за счет масштабирования и добавления новых возможностей. Весьма распространенное неверное использование терминов поставщиками математического обеспечения может привести к крупным неприятностям и финансовым потерям, если компания, не разобравшись, закупит систему, не соответствующую ее потребностям.

При внедрении  системы особое внимание следует  обратить на процесс обучения персонала, по возможности не экономя на нем  средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная  система, идеально подходящая организации, будет малоэффективна[8].

Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

1. после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
2. документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
3. система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица – сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Задача  перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня  перед многими организациями, как  коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и не менее важно для государства. Большое внимание стало уделяться и внедрению электронной подписи (ЭЦП), которая позволяет вступить документу в юридическую силу.

ЭЦП получает все большее распространение  в организациях, ее в основном используют для сдачи различного рода отчетности. При переходе на электронное согласование процедуры согласования и ознакомления ускоряются в десятки раз. Однако, необходимо отметить, что создание документов, поддерживающих ЭЦП, – задача дорогостоящая и сложная. Если обратиться к зарубежному опыту, то американские архивисты рекомендуют для обеспечения сохранности такой документации:

1. обеспечивать миграцию документов на новые приложения и носители на протяжении срока хранения;
2. сохранять, где возможно, программное обеспечение и оборудование для поиска и извлечения документов;
3. предотвращать неавторизованный физический доступ к помещению, где хранятся документы;
4. использовать носители, ожидаемый срок жизни которых составляет как минимум 20 лет и которые выпускаются и поддерживаются несколькими производителями;
5. мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет;
6. контролировать отсутствие изменений в документах;
7. осуществлять перевод документов на технологически нейтральные форматы, такие как XML и RTP,
8. ежегодно проводить статистические выборки и тестирование носителей, чтобы убедиться в сохранности документов;
9. протоколировать все действия с документами.

ЭЦП, как  и любое другое средство автоматизации  делопроизводственных процессов, способно принести немалую пользу при правильном использовании. Но в каждом конкретном случае необходимо анализировать выгоды от использования ЭЦП и риски, связанные с ее применением. Для  успешной и эффективной работы в  электронной среде организациям необходимо использовать весь имеющийся  арсенал информационных технологий, в том числе и электронно-цифровую подпись.

Сама  технология электронной подписи  осуществляется с помощью идентификации  пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный  шаблон. Ввод подписей производится при  помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и  отпечатки пальцев, квалифицируются  как уникальный показатель личности.

Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского  дела, управления финансами, предприятиями[9].

1.3 Ожидаемые  результаты мероприятий по улучшению  эффективного функционирования  документоведения на предприятии

Применение  новых информационных технологий в  области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а  как к эффективному и гибкому  инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

АС ДОУ  позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства. Она позволяет реализовать любую  степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении  централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и направлять их для  дальнейшей работы (в пределах своей  компетенции, конечно), находясь при  этом под полным контролем своих  руководителей. Таким образом, организация  может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более  эффективных схем документационного  управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого  уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные  и зачастую формальные цепочки резко  снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ  позволяет направлять документы  непосредственно лицам, которые  будут исполнять поручения, при  этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются  предпосылки для организации  электронного документооборота в том  объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная АС ДОУ  должна работать как с данными  о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или  электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных  документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно  новый уровень эффективности  работы с документами, поскольку  технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование  и др.) принципиально более эффективны[10].