Как сберечь цифровое наследие

6. Сохранить в установленном законодательством порядке все исходные данные и результаты проверки ЭЦП.

Суть этой заключительной операции будет сильно зависеть от сроков хранения, определяемых «в установленном законодательством порядке». Поскольку появляются новые виды документированной информации (личные ключи, их сертификаты, тексты программных сообщений об успешности проверки), их нужно, как минимум, вписать в существующую номенклатуру, а заодно и определить сроки хранения. Если эти сроки не будут превышать нескольких лет, то хранение информации можно будет организовать оперативно: например, один экземпляр данных сбрасывать в специально созданную директорию на том же компьютере, а второй записывать на съемный носитель в качестве резервной копии. Даже в этом случае необходимо регламентировать порядок хранения обоих экземпляров, определить ответственных за их сохранность. Если же часть информации по каким-либо причинам окажется необходимым хранить более 10 лет, уполномоченное лицо должно позаботиться о создании у себя электронного архива или о передаче этой информации на депозитарное хранение в организации, осуществляющей такой вид услуг (в данный момент такие услуги оказывает БелНИЦЭД).

В целом можно констатировать, что удостоверение формы внешнего представления электронного документа представляет собой достаточно сложную и, главное, непривычную для многих процедуру. Нормативное регулирование этой процедуры пока представлено лишь в самом первом приближении. После того, как новый Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» вступит в силу, многие вещи придется дорабатывать и конкретизировать. Лишь после этого возможность получить официальную бумажную копию электронного документа превратится в реальность.

Документ и информация в системах электронного документооборота: размышления специалиста (2010)

Архiвы i справаводства. 2010. № 4 (70). С. 88–100.

В докомпьютерную эру вопрос о соотношении понятий «документ» и «информация» решался просто. Документ представлял собой некий материальный носитель (чаще всего – лист бумаги), а то, что на нем записано, воспринималось как информация (содержание документа). Передача информации из одной организации в другую (да и внутри организации) представляла собой передачу документов, будь то посредством почты или курьера. Если применялся другой способ (например, необходимые сведения сообщались устно, по телефону), то в документоведении это классифицировалось как бездокументный способ передачи информации. Та порция информации, которая являлась объектом передачи, обычно именовалась «сообщением», и это понятие довольно четко отделялось от понятия «документ». Если сообщение, передаваемое по телефону, тут же под диктовку записывалось, эта запись именовалась телефонограммой. Она имела некоторые реквизиты, позволявшие считать ее документом – в частности, отметку «принял такой-то» и дату фиксации. Но в целом телефонограмма оставалась в рамках бездокументного обмена информацией.

Не вполне укладывались в общую схему телеграф и телефакс. Информация передавалась примерно так же, как и при телефонном сообщении, но технология позволяла автоматически фиксировать ее на материальном носителе, т. е. получать нечто, напоминающее телефонограмму. В случае с факсом это «нечто» внешне выглядело почти так же, как исходный документ. Это обстоятельство сразу же сказалось на разговорной практике: в обиходе появилось выражение «переслать документ по факсу». Но теоретики документоведения подчеркивали, что реальной передачи документа не происходит: на другом конце провода создается лишь его копия. Поэтому на работу с факсовыми сообщениями был распространен порядок, выработанный для ситуаций, когда рассылке подлежал не оригинал документа, а его бумажная копия: распечатка заверялась, в необходимых случаях требовалась досылка оригинала и т.п.

С появлением компьютерных технологий стал возможен новый способ фиксации информации, при котором материальным носителем выступал магнитный диск компьютера. Передавать такую информацию стало очень просто, и на экране другого компьютера ее можно отображать совершенно идентично – настолько, что отличить «оригинал» от «копии» невозможно в принципе. Но оборотной стороной удобства пересылки стало то, что информация в процессе передачи утрачивала связь с первоначальным носителем, а в какие-то моменты существовала исключительно в незафиксированной форме электромагнитных колебаний.

Для обозначения информации, представленной в форме двоичных кодов и предназначенной для передачи и обработки с помощью компьютерных технологий, был предложен особый  термин – «машиночитаемые данные» (machine-readable data), который в повседневном обиходе быстро закрепился в сокращенной форме «данные». Впрочем, наряду с ним продолжает бытовать и более общее понятие «информация».

У многих возникла потребность соотнести с новыми реалиями традиционное понимание документа. Такие попытки предпринимались параллельно с разных сторон. Документоведы внесли определенные поправки в терминологию: понятие «документ» стало обозначать уже не материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве,[1] а зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[2]Соответственно, если такой документ фиксируется на машинных носителях, все его идентичные по содержанию экземпляры являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.[3]Другими словами, было признано, что в случае передачи информации, например, посредством электронной почты происходит уже не создание копии, а реальная пересылка документа.

Словарь по обработке данных, утвержденный в качестве международного стандарта ИСО, попытался учесть как старую трактовку (документ есть носитель), так и новую (документ есть информация на носителе): документ (document) – носитель данных (a data carrier) и записанные на нем данные, которые, как правило, представляют непрерывную последовательность (is generally permanent) и могут быть прочтены человеком или машиной[4].

Специалисты в области информационных технологий пошли еще дальше и постарались связать понятие «документ» с той порцией информации, которая обрабатывается и пересылается за один прием – т.е. с тем объектом, для которого раньше применялось понятие «сообщение». Это нашло отражение в некоторых определениях:

документ (document) – записанная информация или объект, которые можно использовать как единое целое (which can be treated as a unit)[5];

документ – структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами[6].

Эти определения родились не на пустом месте – они перекликаются с одним из двух толкований документа в Словаре архивной терминологии, изданном Международным советом архивов: документ – единичный архивный объект (item), запись или рукопись. Обычно физически неделим.[7]

Соответственно, если такая порция информации создается и пересылается в форме данных, то ее можно трактовать как «машиночитаемый документ» или «электронный документ» (electronic document), и это новое понятие становится интуитивно понятным.

В некоторых нормативных актах, включая международные, попытались обойтись без понятия «электронный документ» вообще, полностью заменив его понятиями «электронное сообщение» (electronic communication)или «сообщение данных» (datamessage). Конвенция ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах (2007) использует оба эти понятия, придавая одному из них смысловое, а другому – техническое наполнение:

электронное сообщениеозначает любое сообщение, которое стороны передают с помощью сообщений данных;

сообщение данных означает информацию, подготовленную, отправленную, полученную или хранимую с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными (EDI), электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими.

Последнее определение дословно повторяет предложенное ранее в Типовом законе ЮНСИТРАЛ об электронных подписях (2001). Оно, в свою очередь, опирается на понятие «электронный обмен данными» (electronic data interchange), которое в соответствующем международном стандарте трактуется как передача от компьютера к компьютеру (деловых) данных в стандартном формате (the computer-to-computer transmission of (business) data in a standard format).[8]

Очень показательно официальное разъяснение Федерального стандарта США по электронному обмену данными, которое напрямую отождествляет сообщения с документами: электронный обмен данными (EDI)– передача от компьютера к компьютеру строго формализованных сообщений (strictly formatted messages), представляющих собой документы (that represent documents), отличные от средств платежа (other than monetary instruments). … Форматированные данные, представляющие документы (the formatted data representing the documents), могут быть переданы от отправителя к получателю посредством телекоммуникаций или физически транспортированы на электронных носителях (electronic storage media).[9]

Многие нормы гражданского законодательства стран СНГ, включая Беларусь и Российскую Федерацию, трактуют передачу информации в электронной форме именно как обмен документами. Помимо Закона «Об электронном документе», отметим статью 404 Гражданского кодекса Республики Беларусь, которая утверждает:

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Эта же норма содержится в статье 194 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь (аналогичную норму имеют кодексы Российской Федерации, из которых она и была заимствована):

Заключение и содержание сделки подтверждаются документом, подписанным обеими сторонами, а также документами, которыми обменялись стороны посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Такой понятийный аппарат хорошо работает, пока мы остаемся в области обмена информацией. Но во многих случаях ее недостаточно отправить и получить. Информацию нужно также хранить, чтобы в необходимых случаях использовать повторно, в том числе предъявить в качестве доказательства. Для таких ситуаций трактовка документа как сообщения явно недостаточна, и об этом говорит уже то, что в упоминавшемся Словаре архивной терминологии Международного совета архивов имеется альтернативное определение: документ – сочетание носителя и записанной на нем информации,  которое может быть использовано в доказательных или справочных целях.

Это определение перекликается, а часто и полностью совпадает со специфическим для англоязычных стран понятием record, которое дословно переводится как «запись», но для адекватного перевода на русский язык обычно требует термина «документ». В Словаре архивной терминологии оно применено скорее как эквивалент понятия «официальный документ»: запись (record)– записанная информация (документ) независимо от формы и носителя, созданная, полученная и сохраняемая государственным учреждением (agency), иным учреждением (institution), организацией (organization) или физическим лицом (individual)в процессе исполнения их правовых обязательств (legal obligations) или деловой активности (transaction of business).

В стандарте ISO/DIS  15489-1:2001 это же понятие приводится в смысле, который соответствует одной из трактовок документа в Словаре архивной терминологии: запись(record) – информация, созданная, полученная и сохраняемая в доказательных или справочных целях организацией (organization)или физическим лицом (person), в процессе исполненияправовых обязательств или в ходе деловой деятельности.

Таким образом, когда речь заходит не просто о передаче информации, но также и о ее сохранении, на первый план выходит фиксация (запись) этой информации на определенный материальный носитель. А это возвращает нас к первоначальному различию документа и сообщения: не всякое сообщение можно считать документом, а лишь зафиксированное на носителе, причем зафиксированное таким образом, что его можно предъявить в качестве доказательства. Отметим, что в русскоязычной терминологии определение документа обычно строится на основе не функционального подхода (для чего он служит), а структурного (из каких элементов состоит). Элементами, позволяющими использовать его как доказательство, как раз и являются определенные реквизиты: подпись, дата создания и т.п. Именно поэтому наличие реквизитов является обязательным признаком в ряде вышеприведенных определений документа. Это объясняется практическими соображениями: если нужно определить, является ли некая информация документом, то гораздо проще установить наличие предусмотренных реквизитов, чем решать не всегда очевидный вопрос, можно ли эту информацию использовать как доказательство.

Мы не будем здесь углубляться в достаточно сложную тему о том, какие реквизиты способны обеспечить достоверность информации, переданной из одной информационной системы в другую, подвергнутой обработке и в конце концов зафиксированной на машинном носителе. Будем лишь учитывать, что такие реквизиты существуют (ЭЦП является лишь одним из возможных решений) и должны сохраняться столько же, сколько хранится сам документ.

Различие, а порой и довольно строгое разграничение понятий «документ» и «сообщение» присутствует в нормативной базе ряда стран СНГ. В российском Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006) вместо документа фигурирует «документированная информация», определяемая как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Одновременно в нем фигурирует и электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.