Как сберечь цифровое наследие

Почти дословно совпадают формулировки уже цитировавшегося российского ГОСТ Р 51141–98, который был принят вместо союзного ГОСТ 16487-83: сообщение – информация, переданная и (или) полученная в процессе коммуникации. Напомним, что документ в этом же стандарте определен тоже как информация, но зафиксированная на материальном носителе.

Получается, что в процессе коммуникации информация предстает как сообщение, а после фиксации на носителе – как документ (или как документированная информация). Кстати говоря, соотношение понятий «документ» и «документированная информация» тоже неоднозначно. В российском Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (1995) они были предложены в качестве синонимов, в формулировке документированная информация (документ). Это выражение затем было дословно воспроизведено в Законе Республики Беларусь «Об информатизации» (1995) и в Законе «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (1998). В недавно принятом отечественном предстандарте СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» применено сочетание: документ; документированная информация.

Между тем в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», заменившем прежний российский закон в 2006 г., равно как и в новом Законе Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» (2008) отождествление понятий «документированная информация» и «документ» больше не присутствует. Оба они говорят исключительно о документированной информации, и это, конечно, не случайно. Если какую-то вещь убирают – значит, она кому-то мешает. Похоже, разработчики и пользователи информационно-телекоммуникационных сетей, на которых в первую очередь ориентированы эти законы, предпочитают говорить об информации: либо передаваемой и получаемой (и тогда их устраивает понятие «электронное сообщение»), либо зафиксированной, т.е. документированной. Но даже в этом случае им предпочтительнее не связывать ее напрямую с традиционным понятием «документ».

Участвуя в разработке Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», автор этих строк предлагал включить в него и общее определение документа. Это предложение не было поддержано другими участниками рабочей группы именно на том основании, что предполагало упоминание о фиксации информации на носителе. Разработчики закона постарались этого избежать.

Причина кроется в том, что представление о передаче информации в информационных системах как о передаче документов есть результат компромисса, попытки «влить новое вино в старые мехи». Все процессы создания, воспроизведения, передачи и хранения информации поддаются четкому и строгому описанию лишь до тех пор, пока мы не пытаемся связать их с понятием документа, определяемого как результат фиксации информации на носителе. Строго говоря, о передаче такого документа посредством информационных технологий говорить не приходится вообще: тот жесткий диск, на котором документ был изначально создан и зафиксирован, в норме никуда не передается. Даже в случае транспортировки информации на сменном носителе ее нужно туда переписать, что ничем принципиально не отличается от временной фиксации сообщения на почтовом сервере перед тем, как оно будет скачано адресатом.

Специалистов можно понять. Они немало сделали для того, чтобы предложить обществу удобную и эффективную систему передачи информации. В ней любое управленческое действие осуществляется на основании данных, сконцентрированных в информационных ресурсах (их иначе так и называют – базы данных). При необходимости управленческое действие можно документировать, т.е. создать соответствующую запись о нем в этой же (или отдельной) базе данных. Достоверность этой записи обеспечивается целым комплексом мер по обеспечению безопасности информационной системы, в которой она хранится. Если информацию о каком-либо действии нужно передать заинтересованным лицам или организациям – формируется сообщение (это может быть и электронная копия бумажного документа), пересылаемое по каналам телекоммуникаций. Для сохранения достоверности на этапе пересылки разработан ряд мер по обеспечению безопасности каналов связи, и именно здесь ЭЦП проявляет себя наилучшим образом. Полученное сообщение импортируется в информационную систему адресата (т.е. вновь превращается в запись, теперь уже в новой базе данных), и отныне его достоверность обеспечивается ее средствами защиты (а потому ЭЦП, по сути, больше не нужна – она свою функцию выполнила). По миновании оперативной надобности можно провести отбор информации, имеющей долговременную ценность, и экспортировать ее в систему архивного хранения – для этого вновь преобразовав в форму электронного сообщения (архивной версии), а если надо – снабдив новой ЭЦП для защиты на этапе пересылки. В архивной системе информация может быть снова зафиксирована в форме записей в информационном ресурсе, а по запросу пользователя вновь выдана в качестве архивной справки, т. е. еще одного сообщения. Наконец, получив такую справку, пользователь может сохранить ее как запись в собственной информационной системе.

И вот вся эта замечательная система буксует, наталкиваясь на неготовность общества отказаться от привычной формы обмена информацией. Последовательные преобразования формы, переменный состав реквизитов? Нет, нам подавайте неизменный документ, который мы снабдим неотъемлемыми реквизитами (включая собственноручную подпись, эквивалентом которой объявим «электронную подпись»), а затем будем пересылать по каналам связи, а вы, будьте добры, обеспечьте его целостность и подлинность (при том, что изменение информации может не оставлять материальных следов, а в процессе обработки могут появиться новые реквизиты, которые тоже надо сохранить – не нарушив целостности первоначального документа, но обеспечив жесткую связь с ним). От таких требований у «информационщиков» голова идет кругом, но они пытаются как-то их выполнять. Получается, честно говоря, не очень.

И беда даже не в том, что описанную выше систему кто-то очень «удачно» нарек «системой электронного документооборота» – не учитывая, что согласно традиционным представлениям, документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (это определение бывшего ГОСТ 16487–83 единодушно сохраняют и российский ГОСТ Р 51141–98, и белорусский СТБ П 2059-2010). Хуже то, что нормы гражданских кодексов, напрямую говорящих об обмене документами посредством электронной почты или иных телекоммуникационных систем, пока никто не отменял, да и вряд ли их можно отменить в обозримом будущем. Остается ведь и целый ряд других случаев, в которых законодательство предписывает создавать, предъявлять или сохранять именно документы. Они, например, являются объектами учета в делопроизводстве и подлежат передаче на архивное хранение, а за их утрату предусмотрена ответственность.

Законодательство стран СНГ полно попыток примирить все подходы. В России для этого включили в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» следующие положения:

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В Беларуси, как и в ряде других стран СНГ, пошли по пути принятия специальных законов об электронном документе или о его обязательном реквизите. Характерно, что разработчики этих законов единодушно ушли от попыток определить базовое понятие «документ», сосредоточившись лишь на указании признаков, отличающих подмножество электронных документов. Как правило, ключевую роль среди них играет ЭЦП, что лишний раз подтверждает акцентированность этих законов на вопросах обмена электронными документами, но не их хранения. Ни в одном из них, кроме российского Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», речь не идет о фиксации информации на материальном носителе, т.е о той ипостаси современного документа, в которой он предстает как запись. Даже в том законе, где такое упоминание есть, оно используется исключительно в форме отсылок к законодательству по делопроизводству и архивам (отчасти несуществующему): Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. … Порядок хранения и использования включенной в состав архивных фондов документированной информации устанавливается законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

По сути, рассматриваемое законодательство обращено к другой ипостаси – электронному сообщению. В законах России и Кыргызстана[10]об этом говорится прямо, в других странах вытекает из духа закона или из смысла, который вкладывается в понятие «электронный документооборот».

Так, согласно Закону Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (2003), система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируется настоящим Законом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а участник этой системы предстает как физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов.

По украинскому Закону «Об электронных документах и электронном документообороте» (2003), электронный документооборот(оборот электронных документов) – совокупность процессов создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с соблюдением проверки целостности и в случаях необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Хотя в обоих случаях упоминается процесс хранения, акцент явно сделан не на нем. Это очевидно в казахстанском случае, если учесть, что информация, удостоверенная ЭЦП (а именно этот признак объявлен решающим для электронного документа) совершенно не приспособлена для длительного хранения. Срок действия открытого ключа, с помощью которого такая подпись может быть проверена, по сугубо технологическим причинам не может превышать нескольких лет, о чем автору этих строк уже доводилось писать.[11]В Украине обязательным реквизитом признается электронная подпись в широком смысле, но при этом закон регулирует лишь отношения, связанные с использованием электронных цифровых подписей. Использование иных видов электронных подписей в электронном документообороте осуществляется субъектами электронного документооборота на договорных началах. Следовательно, вне рамок закона остается и процесс их хранения.

Вот это в сложившейся ситуации представляется самым опасным. Пытаясь регламентировать применение электронных документов, трактуемых исключительно в смысле электронного сообщения, мы оставляем вне поля зрения все проблемы, связанные с архивированием электронных записей, а значит – и тех информационных ресурсов, в которых они хранятся. Отрадно, что Республика Беларусь предстает на просторах СНГ единственной страной, в которой кое-что в этом направлении все же делается. В Законе «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» есть важная норма, предписывающая на стадии архивного хранения обеспечивать лишь целостность электронных документов, но не их подлинность (т.е. позволяющая отказаться от необходимости воспроизведения первоначальной ЭЦП и фактически хранить документы в качестве записей в архивном информационном ресурсе). На стадии утверждения находится новая Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, положения которой направлены на отбор не только обновляемых, но и пополняемых информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению. Но немало в совершенствовании нормативной базы еще предстоит сделать.

Возможно, полезным в такой ситуации оказалась бы формулирование нового определения документа, учитывающего обе его современные ипостаси. Например, такого: документ – целостный и идентифицируемый информационный объект, предназначенный а) для передачи достоверной и, в необходимых случаях, официальной информации; б) для фиксации информации и ее сохранения в доказательных и справочных целях.

Такое определение предполагает, что одна и та же информация на разных этапах своего существования может быть отражена в разных документах – например, таких как запись базы данных, сообщение данных и архивный документ (включая и архивную копию базы данных). Это, конечно, влечет за собой изменение традиционных представлений: не изначально созданный документ становится предметом информационного обмена и хранения. Наоборот, информация, нуждающаяся в пересылке, ради этого преобразуется в документ-сообщение, а нуждающаяся в фиксации – в документ-запись. Затем уже информация, отобранная для хранения, обретает форму архивного документа, который во всем, кроме содержания, может значительно отличаться от первоначального документа. Наконец, вторичное использование этой информации предполагается в форме архивной справки, достоверность содержания которой гарантирует архивное учреждение.

Представляется, что такая инновация в сложившихся условиях будет наименьшим из зол.

[1]ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[2]ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[3]Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» (2000). Ст. 9.

[4]ISO 2382: Data Processing Vocabulary.

[5]Международный стандарт ISO/DIS  15489-1:2001: Information and documentation – Records management (Управление документами. Общие требования).

[6]ИСО/МЭК 8613-1:1994. Информационная технология. Архитектура открытых документов (ODA) и формат обмена. Введение и общие принципы; СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.

[7]Dictionary of archival terminology: English and French; with equivalents in Duth, German, Italian, Russian and Spanish / Ed. by Peter Walne. – 2., rev. ed. – München; New York; London; Paris: Saur, 1988.

[8]United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (UN/EDIFACT) – ISO 9735.

[9]Federal Information Processing Standards Publication 161-2 (1996 April 29). Announcing the Standard for Electronic data interchange (EDI).

[10]Имеется в виду Закон Кыргызской Республики «Об электронной цифровой подписи» (2004), согласно которому документ в электронной форме отображения (электронный документ) - электронное  сообщение, имеющее атрибуты для идентификации его как документа.