Кадровое дело

Информационно - расчетные  документы

Информационно-расчетные  документы ведутся кадровой службой  для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной  с их трудовой деятельностью. 
К их числу относятся: 
- личная карточка работника, 
- штатное расписание, 
- табель учета рабочего времени, 
- личные дела. 
Форма большинства этих документов также унифицирована. 

Внутренняя служебная  переписка

Внутренняя переписка  в организации используется для  документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения  работника к дисциплинарной ответственности  требуется получить от работника  объяснения. 
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. 
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации. 

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации  для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением  определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему  юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в  трудовом споре с работником. 
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: 
- журнал регистрации трудовых договоров; 
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; 
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; 
- журнал регистрации приказов о командировках работников; 
- журнал регистрации командировочных удостоверений; 
- журнал регистрации служебных заданий; 
- журнал регистрации локальных нормативных актов; 
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; 
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; 
- журнал выдачи справок по личному составу; 
- журнал учета больничных листов; 
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве. 
 
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. 
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению. 

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные  внутренние документы организации  условно делятся на три блока: 
- обязательные, 
- рекомендованные, 
- зависящие от специфики организации. 
  Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. 
  Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы. 
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании. 
  Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров. 
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия: 

Перечень необходимых  кадровых документов

ЗНАЧЕНИЕ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И ВООБЩЕ

Переход к новой системе  управления через стратегическое планирование поставил ряд принципиально новых  задач, важнейшая из которых –  максимально эффективное использование  кадрового потенциала. Причем это  актуально не только для российского  общества в целом, но в еще большей  степени для каждого предприятия, фирмы, организации.

Управленцы приходят к  пониманию того, что кадры –  это не фактор и не ресурс реформы, кадры – это то пространство, где реформа должна произойти. И  практика подтверждает, что человеческие возможности являются определяющими  в достижении поставленных целей. Какие  бы ни были прекрасные цели, новейшие технологии, самые благоприятные внешние  условия, без хорошо подготовленного  персонала высокой эффективности  работы добиться невозможно. Поэтому  правильная оценка человеческих возможностей, разумное их использование, налаживание  системы быстрой адаптации людей  к коньюктуре рынка, создание социально-комфортных условий для самореализации личности ставятся первоочередными задачами в деятельности любой коммерческой структуры.

Причинами нововведений в кадровой работе могут быть развития науки, техники и технологии, развитие общественных отношений, изменение  потребностей клиентов организации, действия конкурентов организации, изменение  внутренних потребностей организации, директивные указания. 
Внедрение кадровой инновации может потребовать от организации изменения функциональных взаимосвязей и функционального разделения труда, подготовки персонала, найма специально подготовленных работников, психологической поддержки персонала, информационного и финансового обеспечения. 
Основой нововведения может быть: заказная инновация, разработанная внешней специализированной организацией; собственная инновация, разработанная в результате собственных исследований; проверенная практикой инновация, реализованная в кадровой работе другой организации. 
Нововведение в кадровой работе может быть задокументировано и представлено в виде: новой кадровой политики; новой стратегии управления персоналом; новой оргструктуры системы управления персоналом; новом положении, например, об оплате труда или об аттестации персонала; новой схемы функциональных взаимосвязей или функционального разделения труда; нового положения о подразделении или новой должностной инструкции; новой методики формирования кадрового резерва и т.п. 
К числу основных закономерностей развития кадровых систем и кадровых нововведений можно отнести следующие. 
1. Закономерности качественных и количественных изменений в кадрах в соответствии с развитием общих социально-экономических и научно-технологических факторов. 
Например, формирование рынка требует введения на предприятиях новых должностей маркетологов, специалистов по рекламе и многих других, что в свою очередь требует от кадровых служб разработки качественно новых для них должностных инструкций. Вообще, рынок требует сейчас от предприятий и организаций самых кардинальных кадровых нововведений. 
По мере роста уровня механизации и автоматизации производства возникает необходимость в новых кадрах операторов, в переподготовке и повышении квалификации кадров-станочников. При создании качественно нового производства или цеха на предприятии возникает необходимость в крупномасштабных кадровых нововведениях-комплектации новыми кадрами качественно новых рабочих мест. Одновременно может потребоваться существенное сокращение кадров других производств. Рациональное трудоустройство лучших из них — тоже серьезная инновационно-кадровая проблема. 
Вместе с тем, кадровые службы предприятий должны не только следовать за общими социальными и технологическими нововведениями, но и, анализируя передовой зарубежный опыт, проводить опережающую работу по совершенствованию кадров и кадровых систем, формировать планы опережающих кадровых нововведений, например, разрабатывать программы поиска крупных специалистов по обновляющемуся профилю предприятия. 
2. Закономерности развития и обновления кадров и КС через возникновение, разрешение и использование объективных и субъективных кадровых противоречий 
Примерами здесь могут быть следующие противоречия: 
между ростом технического уровня производства и уровня квалификации кадров; 
между возможностью реализации на рынке новых продуктов и отсутствием кадров соответствующей профессии; 
— между задачами расширения производства и малой мощностью центра подготовки, переподготовки и повышения квалификации предприятия; 
между качественно новыми задачами развития кадров и недостаточным уровнем работы кадровой службы; 
между уровнем квалификации и мотивации работников, занятых на смежных участках; 
между необходимостью формирования резерва кадров на выдвижение, сохранения элитных и новаторских кадров на предприятии и отсутствием необходимой кадровой информации, системы работы с кадровым резервом, особых форм и методов работы с лидерами и новаторами; 
между элитными кадрами и основной массой кадров предприятия; 
между руководством и научно-технической элитой, а также внутри этой элиты. 
Таким образом, разрабатывая и внедряя кадровые нововведения, необходимо анализировать те противоречия, которые, с одной стороны, вызывают эти нововведения, а с другой, использовать ряд кадровых противоречий (например, конкурентного типа) для развития, обновления и самообновления кадров. Важно также рассмотрение кадровых противоречий с двух сторон: во-первых, с точки зрения их роли в ускорении обновления персонала и роста эффективности производства; во-вторых, как следствия развития самого производства, развития экономики, науки и техники. 
3. Закономерности циклического развития кадров и кадровых систем путем периодической качественной смены (реформы) как отдельных составляющих кадровых систем, так и данных систем в целом. 
Примером здесь может служить периодическая смена методов внешней работы кадровых служб с учетом формирования рынка труда, а также периодическая кардинальная перестройка работы кадровых служб в целом в связи с качественным изменением и резким возрастанием их места и роли на предприятиях и в организациях. По существу это периодическая потребность в кадровых реформах. 
Развитие кадров и кадровых систем через кадровые нововведения может носить стихийный, саморегулируемый и управляемый характер. Стихийное развитие КС — это неспрогнозированное (непродуманное), произвольное, хаотичное и необеспеченное соответствующими мерами развитие КС, сопровождающееся, в конечном итоге, их деформацией и деградацией (нередко имеет место в настоящее время, в условиях кризиса). 
Таким образом, закономерностями нормального функционирования социально-экономических и кадровых систем являются их устойчивость, воспроизводимость в неизменном качестве, структуре, функциях, формах и методах, бескризисность, стабильность, ритмичность, слабая конфликтность, прогнозируемость.