Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности, организационные документы в кадровой службе

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Подбор и расстановка  кадров. 
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации. 
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда. 
2.4. Повышение квалификации работников. 
2.5. Проведение аттестации. 
2.6. Формирование кадрового резерва. 
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников. 
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов. 

3. ФУНКЦИИ

3.1. Определение текущей  потребности в кадрах, анализ  текучести кадров. 
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений. 
3.3. Разработка штатного расписания. 
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников. 
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. 
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, 
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов. 
3.7. Документальное оформление служебных командировок. 
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков. 
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных. 
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям. 
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности. 
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации. 
3.13. Организация и участие в аттестации работников. 
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников. 
3.15. Составление планов повышения квалификации работников. 
3.16. Организация табельного учета. 

4. ПРАВА

Отдел имеет право: 
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников. 
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров. 
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами. 
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации. 
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций. 
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями. 
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела. 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ответственность за  надлежащее и своевременное выполнение  Отделом функций, предусмотренных  настоящим Положением, несет Руководитель. 
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за: 
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины. 
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности. 
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов. 
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями. 

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ

Для выполнения функций  и реализации прав кадровая служба взаимодействует: 
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам. 
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов. 
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности. 
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта. 

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ  И ДОПОЛНЕНИЙ

7.1. Изменения и дополнения  в Положение вносятся приказом  генерального директора по представлению  Руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 3

Должностная инструкция логистика

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   «   » ______________ 20__ года № ______

УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор  _______________________________   «     »______________ 20__ года

 

1. Общие положения

 

1. Логистик относится к категории  специалистов.

2. На должность логистика назначается  лицо, имеющее высшее профессиональное  образование, опыт работы на аналогичной должности не менее трех лет.

3. Назначение на должность логистика  и освобождение от нее производится  приказом Генерального директора   ________________________________.

                                                          Название организации

4. Логистик должен знать:

• профиль, специализацию, особенности структуры
• перспективы технического и финансово-экономического развития  ________________________________________;

         Название организации 

• Федеральные законы и иные нормативные акты, регламентирующие осуществление коммерческой деятельности;
• принципы прогнозирования в логистике и планирования логистики;
• основы и принципы проектирования и построения логистических систем, формирования логистических связей;
• таможенное и транспортное законодательство;
• экономику и организацию перевозок грузов на всех видах транспорта;
• методы и порядок планирования запасов и управления ими;
• принципы организации складского хозяйства;
• принципы распределения продукции;
• требования к оформлению снабженческой, транспортной, складской, сбытовой и финансовой документации;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров;
• основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, правила внутреннего трудового распорядка;
• иностранный (английский) язык;
• этику делового общения.

5. На время отсутствия логистика  (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за качественное и своевременное их исполнение.

6. Логистик подчиняется коммерческому  директору ________________________________.

                                                                                                                          Название организации

7. Дополнительные распоряжения  логистик может получать от  Генерального директора, заместителя Генерального директора по торговле и заместителя Генерального директора по финансам  _______________________________________.

                                                           Название организации

 

8. Под руководством логистика находятся экспедиторы и водители, прикрепленные к складу.

 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

Логистик:

1. Оптимизирует товарное движение  _____________________:

                                                                                             Название организации

• упорядочивает товарный поток;
• упорядочивает транспортный поток;
• оптимизирует бюджетные расходы на свою деятельность.

2. Организует сертификацию продукции.

3. Контролирует P.O.S.-склад

4. Организация внутренней логистики:

• организация товародвижения на территории России;
• контроль товарного и рекламного склада (координация поступления материально-технических ресурсов и продукции на склады, проведения погрузочно-разгрузочных мероприятий; приемку-передачу ресурсов и продукции на склады, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складах)
• информационное обеспечение по состоянию товара для коммерческого директора (общее количество, марки, сумма);
• информационное обеспечение по состоянию товара для бренд-менеджеров (статус товара – марка, в каком количестве идет, с каким инвойсом);
• информационное обеспечение по состоянию товара склада: детальная информация и инструкция по распределению товара между розничными магазинами).

5. Организация внешней логистики:

• осуществляет поиск импортеров и организацию импорта;
• осуществляет связь с поставщиками относительно даты забора груза, объемов поставки, необходимой документации для сопровождения груза и его прохождения через таможню;
• координация работы со складом Х в  городе (стране) ___________: условия хранения товаров, сроки и способ транспортировки груза, его объем;
• поиск оптимальных транспортировщиков и работа с ними по доставке грузов до места назначения в соответствии со стандартами на условия транспортировки отдельных видов груза);
• контролирует и минимизирует расходы (транспортные и накладные расходы по оформлению документов);

6. Организация временного ввоза товара, предназначенного для выставок, презентаций.

7. Заключение контрактов на складское  обслуживание (на прием товара, обработку,  хранение и подготовку к отгрузке).

8. Заключение контактов с транспортировщиками  на услуги перевозки товара.

9. Организует прямые продажи  из города __________________ клиентам, находящимся  на территории СНГ:

• дает инструкции работникам склада Х по товарному ассортименту, месту отправки, перечню необходимых для транспортировки документов;
• отправляет на склад Х упаковочный инвойс, включающий информацию по перечню товаров, весу и объему  транспортируемой продукции;
• контролирует своевременную передачу товара работниками склада Х согласно полученной инструкции клиенту или транспортировщику клиента в соответствии с условиями контакта;

10. Организует таможенное оформление  и растаможивание товаров (выбирает  виды таможенных режимов; обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации; обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров; определяет пункты растаможивания; разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание; осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания; обеспечивает уплату таможенных платежей.

11. Отслеживает законодательство относительно таможенных пошлин, налогов и координирует в соответствии с этими данными логистический бюджет.

12. Организовывает максимально  эффективное использование складских  площадей компании.

13. Координирует деятельность экспедиторов и водителей, прикрепленных к складу.

14. Координирует разработку нормативов  и стандартов материально-технического  обеспечения (запасов материально-технических ресурсов), стандартов качества товаров, хранения товаров, нормативов запасов товаров.

 

3. Права

 

Логистик имеет право:

1. Действовать от имени предприятия,  представлять интересы организации  во взаимоотношениях с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления по коммерческим вопросам;

2. Запрашивать и получать от  руководителей структурных подразделений организации и специалистов необходимую информацию и документы.

3. Проверять деятельность логистических  и иных подразделений организации  в рамках логистического контроля и давать обязательные для исполнения указания по исправлению имеющихся недостатков.

4. Участвовать в подготовке проектов  приказов, инструкций, иных документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

5. В пределах своей компетенции  подписывать и визировать документы,  издавать за своей подписью распоряжения по предприятию по вопросам логистического управления.