Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности, организационные документы в кадровой службе

Негосударственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«ЗАПАДНО-УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

(НОУ ВПО ЗУИЭП)

г. Пермь

 

 

 

 

 

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТА   Специальность «Управление  персоналом»   Кафедра предпринимательства  и управления

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Делопроизводство в кадровой деятельности»

по теме: «Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности, организационные документы в кадровой службе»

 

 

 

 

Выполнила:

студент(ка) _5_ курса

(5 года обучения, гр. МП-2008)

  Медведева К.Ю.

 

 

Проверила:

Исаченкова А.И., к.п.н., проф.

___________    _________________

(личная подпись)      (расшифровка  подписи)

 

 

 

 

 

Пермь, 2013

Содержание

 

1. Тема 1. Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности.
Задание 1	3
2. Этапы развития стратегического менеджмента Тема 2. Организационные документы в кадровой службе
Задание 2	27
Задание 3	31
Задание 4	38
Список литературы	46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тема 1. Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности.

 

Задание 1.

 

Оформление  приема на работу

 

 

В соответствии с нормами  ст. 15 ТК РФ трудовые отношения - это  отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Такие отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с гл. 10 и 11 ТК РФ (ст. 16 ТК РФ).

Первое действие кадровика  для заключения трудового договора – получение необходимых документов от будущего сотрудника. К таким документам в силу ст. 65 ТК РФ относят:

- паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за  исключением случаев, когда трудовой  договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях  с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Требование работодателя предъявить при приеме на работу свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ (ИНН) или документ о регистрации по месту проживания или пребывания является незаконным. Отсутствие таких документов не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора (Письмо Роструда от 18.12.2008 N 6967-ТЗ).

Работник представил вам все необходимые документы. Следующим шагом станет оформление трудового договора. Напомним, что при его составлении необходимо учитывать положения ст. 57 ТК РФ. В частности, данной статьей регламентировано содержание трудового договора - перечень условий и сведений, обязательных для включения в договор.

Дополнительно в тексте трудового договора делают ссылку на должностную инструкцию, чтобы избежать перечисления в договоре всех обязанностей работника. Например, можно вписать следующую фразу: "Работник обязан составлять ежеквартальные отчеты о привлечении клиентов и выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся неотъемлемой частью настоящего трудового договора".

Заработная плата является обязательным условием трудового договора и определяется в нем в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Должностной оклад является фиксированным размером оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). А в трудовом договоре в обязательном порядке должны быть зафиксированы условия оплаты труда работника, то есть указаны размер должностного оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.

Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Один экземпляр выдается работнику, а другой остается у работодателя. При этом рекомендуем взять с работника письменное подтверждение получения экземпляра трудового договора, например: "Письменный экземпляр трудового договора от 08.06.2010 N 5/06 получил", затем подпись работника и ее расшифровка.

Если договор не оформлен, а работник фактически приступил  к выполнению работ, работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Статьей 68 ТК РФ установлено следующее требование: при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Сделать это просто необходимо, так как на практике возникают ситуации, когда нарушителя трудовой дисциплины нельзя привлечь к ответственности или даже уволить по соответствующим основаниям только потому, что он не ознакомлен с локальными актами работодателя.

Организации и индивидуальные предприниматели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции и с учетом направления своей деятельности (ст. 8 ТК РФ). При этом нормы, содержащиеся в таких актах, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленными действующим законодательством.

Если работодателем  не разработаны и не приняты локальные  акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены, то претензии к работнику, разгласившему такие сведения, предъявляться не могут.

С правилами внутреннего  трудового распорядка и коллективным договором понятно, а с какими иными локальными актами работодателя нужно знакомить работника. К таким актам относят, в частности:

- положение о хранении  и использовании персональных  данных работников (ст. 87 ТК РФ);

- положение об оплате  труда (ст. 135 ТК РФ), если такой  раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и инструкции  по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

- должностную инструкцию;

- положение о коммерческой  тайне;

- положение об аттестации  работников.

Факт ознакомления с  локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника. Обычно кадровики заводят журнал ознакомления с локальными актами. Но мы рекомендуем отойти от этой практики и к каждому локальному акту подшить лист ознакомления (локальный акт сшивается, нумеруется вместе с листом ознакомления, прошивается и заверяется печатью). В таком случае работник не сможет сказать, что вовсе не видел никаких правил внутреннего трудового распорядка.

Согласно ст. 68 ТК РФ прием  на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям данного договора. Форма приказа утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

В приказе указываются  фамилия, имя, отчество и должность  сотрудника, его оклад и срок испытания, если таковой установлен в трудовом договоре. Там же необходимо указать и другие условия приема, например, по основному месту работы будет трудиться сотрудник или по совместительству, постоянно или временно.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование работник может заявить в письменной или устной форме.

Личная карточка по форме N Т-2 Заполнение данного документа  обязательно: на это указывают и Постановление N 1, и Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с которыми с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Унифицированные формы  первичной учетной документации, утвержденные Постановлением N 1, обязательны для всех организаций, независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ. Хотя индивидуальные предприниматели здесь не указаны, мы все-таки рекомендуем им пользоваться данным Постановлением.

При оформлении личной карточки рекомендуем использовать тонкий картон или так называемую обложечную бумагу, поскольку срок хранения карточки составляет 75 .

Личную карточку должен заполнять кадровик на основании  представленных работником документов. Затем карточка заверяется подписями работника и кадровика.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, содержащиеся в Постановлении N 1, не дают ответа на вопрос о том, в каком виде должны вестись карточки - в рукописном или электронном. Вместе с тем этими указаниями предусмотрено, что при заполнении некоторых разделов личной карточки внесенные записи необходимо заверять подписью работника. Следовательно, ведение личных карточек только в электронном виде недопустимо. Как вариант, возможно, заполнять личные карточки в электронном виде, а для проставления подписей - их распечатывать.

Личное дело формируется  при приеме на работу после заключения трудового договора и впоследствии в него подшиваются копии приказов, заявления, справки и иные документы, связанные с трудовой деятельностью конкретного работника. Личная карточка также входит в личное дело.

Трудовая книжка. В  соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него свыше  пяти дней (данное требование не распространяется на совместителей). Запись в трудовую книжку о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения), причем не позднее недельного срока (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При внесении записей  в трудовую книжку нужно руководствоваться  Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, в соответствии с которой записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т. п. На первую страницу трудовой книжки при ее оформлении впервые вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество - указываются полностью, без каких-либо  сокращений, на основании документа, удостоверяющего личность;

- дата рождения - записывается  полностью (число, месяц, год)  на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- запись об образовании  - производится согласно документу  об образовании или надлежаще  заверенной копии. Сведения о  незаконченном образовании определенного  уровня можно внести на основании  соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.);

- профессия или специальность  - указываются на основании документа  об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

- дата заполнения трудовой  книжки.

Правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции по заполнению).

Примечание. При оформлении работника в филиал в трудовой книжке указывается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.