Документирование деятельности кадровой службы

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Кадровая служба - обязательное звено в организации работы любого предприятия. Правильная организация кадрового делопроизводства является залогом надежности ведения документации предприятия и каждого сотрудника отдельно. Но работа кадровых служб не ограничивается учетом и статистикой. Собранные данные являются материалом для анализа и планирования, направленного на повышение общего потенциала предприятия. Значении кадровой службы в организациях в наше время возросла.

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

Цель данной курсовой работы состоит в раскрытии роли кадровой службы в современных условиях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие

Задачи:

- Ознакомление с документированием деятельности кадровых служб;

- Изучить цели и задачи кадровой службы;

- Рассмотреть функции, принципы  и управление кадровой службы;

- Предложить методы совершенствования  кадровой политики.

Предметом исследования является кадровая служба организации.

Объектом – управленческая деятельность этой службы.

В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, четырех глав, заключения списка литературы. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации и так же узнать ее совершенствования.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документирование деятельности кадровых служб

 

 

1.1.Цели  и задачи кадровой службы

 

 

Кадровая служба – совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Назначение кадровой службы не только в осуществлении, и стратеги развития кадров, но и использования трудового законодательства, реализация социальных программ, как федерального, так и не федерального уровня.

Кадровая служба является основным структурным подразделением компании по управлению кадрами, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. При определении круга задач по управлению персоналом условно выделяются основные и дополнительные задачи. В числе её основных задач можно выделить такие как:

- социально-психологическая  диагностика;

- анализ и регулирование  групповых и межличностных взаимоотношений, отношения руководителя и подчиненных;

- управление производственными  и социальными конфликтами и  стрессами;

- информационное обеспечение  кадрового управления; управление  занятостью;

- оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

- анализ кадрового потенциала  и потребности в персонале; маркетинг  кадров;

-планирование и контроль  деловой карьеры;

- профессиональная и социально- психологическая адаптация работников;

- управление трудовой  мотивации;

- регулирование правовых  вопросов трудовых отношений;

- соблюдение требований  психофизиологии, эргономики и эстетики  труда.1

 К дополнительным следует  отнести задачи, которые могут  выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое  распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношению к службе персонала) подразделения.

К такому роду задачам относятся:

1.      охрана  труда и техники безопасности

2.      расчет  и выплата заработной платы

3.      оказание  различного рода услуг (например, организация информационной связи, услуги в области социальной  инфраструктуры).

Цели деятельности кадровой службы:

-определение профессионального  соответствия занимаемой должности  сотрудника отдела филиалов, в  том числе сотрудников филиалов  и их представительств.

-выдача рекомендаций на изменение в кадровом составе и контроль за проведением изменений.

-рассмотрение и оценка  конфликтных ситуаций в отношениях  между сотрудниками.

-поиск возможных путей  дальнейшего повышения квалификаций  сотрудников.

-состав кадровой службы.

-подчиненность.2

 

 

1.2. Функции, принципы и управление кадровой службы

 

 

Функции кадровых служб:

- осуществление прогнозирования, перспективного и текущего планирования  потребности в кадрах, их движения, подбора, расстановки.

- осуществление систематического  анализа состава кадров по  профессиональному, общеобразовательному, возрастному и другим признакам.

- организация рациональной  системы учета кадров и их  движения внутри организации.

- осуществление процедуры  подборки и расстановки кадров.

- формирование и проведение  кадровой политики при найме, продвижении, перемещении, вознаграждении  и т.д.

- индивидуальное изучение  работников номенклатуры того  руководителя, которому подчинен  отдел кадров.

-постоянный анализ структуры  и состояния кадров, невыходов  на работу, аварий, жалоб и претензий.

- организация аттестации  кадров представительными комиссиями.

- разработка мероприятий  по повышению квалификаций кадров  и их переподготовке. Подбор кандидатур  для направления на учебу.

- формирование кадрового  резерва и работа с ним.

- контроль и координация  кадровой работы по всей организации. Проведение консультации по работе  с кадрами.

- систематический анализ  структуры аппарата управления, выработка рекомендаций по улучшению  организационных структур.

- составление учебно-информационных  пособий по программам подготовки  специалистов, справочником для  служащих по организационно-должностным  структурам и т.д.

- организация медицинского  обслуживания, пожарной и прочей  охраны служебных зданий.

- организация социального  обеспечения персонала.

- осуществление расчета  и выдачи заработной платы  сотрудникам и контроль этой  функции.

- проведение конкурсов  на вакантные места.

- организация процесса  адаптации новых работников.

- тарификация рабочих  мест.

- оценка уровня безопасности, комфортабельности и условий  труда.

- определение условий  социального обеспечения.

- установление компенсаций  и льгот.

- контроль затрат на  персонал.

- содействие улучшению  психологического климата в коллективах.

- управления трудовыми  отношениями.

- документирование работы  с кадрами. Обработка, выдача и  хранение соответствующих документов. Подготовка отчетов.

Вышеперечисленные функции могут быть разделены на традиционные (подбор и расстановка, повышение и награждение, оценка, контроль, документирование) и новые (определение потребностей в кадрах на известный период), а также на основные (прогнозирование потребности, подбор, подготовка и контроль кадров) и вспомогательные (консультирование, анализ организационных структур и т.д.).3

Главными принципами работы с кадрами являются:

- индивидуализация,

-демократизация,

- информатизация,

- системность,

- подбор работников с  учетом их психологической совместимости,

- учет пожеланий сотрудников  при выборе форм и методов  их переподготовки и повышения  квалификации.

Принцип информатизации кадровой работы предполагает применение современных средств вычислительной техники для процедур:

- сбора,

- передачи,

- обработки,

- хранения,

-выдачи информации в  целях оперативного принятия  обоснованных кадровых решений.

Этому способствуют оснащение кадровых служб персональными компьютерами и создание на их базе автоматизированных рабочих мест работников кадровой службы.4

Принцип системности в работе с кадрами предполагает, что управление персоналом на предприятии должно охватывать не отдельные категории работающих, а весь состав персонала, решать не одномоментные задачи, а непрерывно возникающие проблемы в деятельности работника: от его приема на работу, в период продвижения по службе и до его последнего дня работы на предприятии. Нужно использовать разные методы, средства, приемы работы с персоналом, а не случайно принятое под влиянием настроения решение.

Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания фирмы. Под управлением кадровыми ресурсами обычно понимают всю совокупность организационных мероприятий, направленных на оптимальное формирование коллектива и полное использование его способностей в производственном процессе (политика подбора и найма работников, развитие карьеры, мотивация, поощрения, увольнения с работы, уход на пенсию, лидерство в коллективе, культура, взаимоотношения и связи, развитие коллектива, творческая обстановка, подготовка персонала, управление конфликтными ситуациями). Для достижения успеха на рынке компании должны располагать стабильным персоналом.

Система управления кадрами представляет собой комплекс целей, задач и основных направлений деятельности, а также различных видов, форм, методов и соответствующего механизма управления, направленных на обеспечение постоянного роста эффективности производства, производительности труда и качества работы. Она состоит из нескольких подсистем, выполняющих соответствующие функции: подсистема подбора и расстановки кадров; подсистема профотбора, повышение квалификации и роста профессионального мастерства; подсистема качества труда и методов его оценки; подсистема мотивации трудовой деятельности.5

 

 

 

II.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

 

Предприятие — самостоятельный, организационно-обособленный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, который производит и сбывает товары, выполняет работы, оказывает услуги.

В современных условиях предприятие является основным звеном рыночной экономики, поскольку именно на этом уровне создаются нужные обществу товары, оказываются необходимые услуги. Предприятие как юридическое лицо имеет право заниматься любой хозяйственной деятельностью, не запрещенной законодательством и отвечающей целям создания предприятия, предусмотренным в уставе предприятия. Предприятие имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, печать со своим наименованием.6

Кадровая политика — совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Через кадровую политику осуществляется реализация целей и задач управления персоналом, поэтому её считают ядром системы управления персоналом. Кадровая политика формируется руководством организации, реализуется кадровой службой в процессе выполнения её работниками своих функций. Она находит свое отражение в следующих нормативных документах:

-правилах внутреннего  распорядка

-коллективном договоре.

Кадровая политика обосновывает необходимость использования на практике тех или иных конкретных методов набора, расстановки и использования кадров, но не занимается детальным анализом их содержания и спецификой проведения практической работы с кадрами.

Основные характеристики кадровой политики организации:

1. Связь со стратегией  развития организации.

2. Ориентация на долгосрочное  планирование.

3. Значимость роли персонала.

4. Философия фирмы в  отношении работников.

5. Система взаимосвязанных  функций и процедур по работе  с персоналом.7

Для улучшения кадровой политики обычно проводятся следующие мероприятия.

-   Усиливается системность  в подборе кадров и охватывается  этой работой весь спектр: от  найма до ухода сотрудника.

-   Улучшается процедура  выдвижения: информация о вакансиях, кандидатах, ответственность рекомендующих  регламентация права выдвигать  кандидатов, процедуры обсуждения, назначения и введения в должность. Если брать каждый из этих  моментов порознь, то они кажутся  не очень существенными. Но в  совокупности они позволяют поднять  на новую ступень всю работу  по подбору кадров.8

В целях стабильной работы организации, планирования ее развития очень важным является долгосрочное планирование кадровой политики предприятия. В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием численности работников на предприятиях. Их главная задача - добиться чтобы на предприятии или в организации было столько работников, сколько должно быть в соответствии со штатными расписаниям. Желательно проводить анализ факторов внешней среды, чтобы убедиться в том, что имеется предложение определенных профессий для комплектования личного состава такими служащими, каких еще нет в штате организации. В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается, уровень их квалификации и расстановку кадров. В итоге может быть разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работниками. Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы использования трудовых ресурсов.