ДОУ в системе управления Российской Федерации

 

Оглавление:

 

Введение…………………………………………………………………………...3

 

Глава 1. ДОУ в системе управления Российской Федерации…….. ………..…5

1.1 Сущность документационной системы управления………………...…...…5

1.2 Значение документационного обеспечения управления……………...……7

1.3 Документационное обеспечение управления на

современном этапе…………………………………………...………………….11

 

Глава 2. Направления классификации, стандартизации и

унификации документов……………………………………... ..…………….…19

2.1 Основные нормативно-методические  материалы по

делопроизводству………………………………………………………………..19

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на

предприятии…………………………………………………………………...…26

 

Заключение……………………………………………………………………….32

 

Список используемых источников……………………………………………..34

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность. 

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. На наших глазах изменилась сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На смену  приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание - "документационное обеспечение управления" (ДОУ).

Прежде всего, это понятие  охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так  или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую  и т.п. Распространяется оно и  на принципиально новые виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" - реестры, регистры, базы и банки  данных, интернет-сайты и т.п. В  современных условиях порядок обращения  со всеми этими видами документации и условия доступа к ним  должны быть едиными. Управленческое решение  принимается не только на основании  распорядительного документа, оно  предполагает анализ всей возможной  информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность  успешного решения проблемы.

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению  с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных  технологий обработки информации. В  системе ДОУ, как правило, задействованы  локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются  и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М.В. Ларина, термин ДОУ характеризует "переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией", которое он понимает как "полноценную управленческую функцию организации". Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

Целью курсовой работы является изучение значения и роли ДОУ в системе управления РФ.

Исходя из цели автором  поставлены следующие задачи:

- рассмотреть сущность  документационной системы управления;

- исследовать документационное  обеспечение управления в условиях  современных технологий;

- осветить основные нормативно-методические  материалы по делопроизводству;

- рассмотреть документы,  регламентирующие процесс делопроизводства  на предприятии.

 

Объект исследования - документационное обеспечение управления в РФ.

 

Предмет исследования - роль и значение ДОУ в системе управления РФ.

 

 

 

 

 

Глава 1. ДОУ в системе управления Российской Федерации

 

1. Сущность документационной системы управления

 

Делопроизводство сегодня  определяется стандартом как "отрасль  деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами ¹, т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально  в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали  документы, чтобы закрепить достигнутую  договорённость, принятое решение (ибо  устное слово кратковременно, может  быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется  слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

Закон об информации, информационных технологии и защите информации определяет информацию как "сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления".

По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую  силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным  правилам. Это подчёркнуто и в  определении термина документ в  законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная  информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Но создав документ, с  ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о  нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать  его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного  и грамотного создания документов (документирование);

- организация работы с  документами: получение-передача, обработка,  учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение  управления". Появление этого  термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и  информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "делопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый  сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами  и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

 

1.2 Значение документационного обеспечения управления

 

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать  усилия многих людей, грамотно дать задания  специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области (один - конструктор, второй - технолог, третий - экономист, четвертый - станочник и т. д.), но только все вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения  и достаточность информации - фактор снижения риска, залог обоснованного  и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация - важнейший товар: "Кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией". В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет  получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов  и прогнозирования тенденций, о  новинках техники и технологии, в  то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют информационным.

Информация в наше время  породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные  на предоставление информационных услуг  или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и  глобальные компьютерные сети, и СМИ, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного  обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями  развития (электронная обработка  информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными  темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и  информационное обеспечение управления.

О значении, придаваемом  делопроизводству в современной  России, говорит такой факт.

Правительство Москвы еще  в 1993 г. приняло постановление "Об утверждении программы и основных направлений совершенствования  архивного дела", а мэр Москвы издал распоряжение "Об утверждении  штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов - за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).