Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

По выявленным недостачам, растратам, хищениям средств, а также по потерям от порчи, боя, лома товарно-материальных ценностей возникают расчеты работника организации по возмещению материального ущерба.

В юридической и экономической литературе недостача определена как обнаруженная фактическая нехватка денежных, товарно-материальных ценностей (сверх установленных потерь), зафиксированная в установленном порядке при их приеме или по результатам инвентаризации.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей может быть проведена как самим субъектом хозяйствования, так и контролирующими органами при проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Она является способом проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета, обеспечивающим достоверность показателей бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация производится по местонахождению имущества и по каждому материально ответственному лицу в установленные сроки.

В ходе инвентаризации товарно-материальных ценностей может быть выявлена их недостача. Порядок списания сумм недостач регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 54 от 5 декабря 1995г. с изменениями и дополнениями по состоянию 28 марта 2007 г.) [13].

Сумма недостачи, порчи и иной утраты имущества в пределах установленных норм списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства или обращения; сверх норм - относится на виновных лиц. Возмещение сумм недостачи виновными лицами регулируется нормами гл.37 Трудового кодекса, гл.7 Уголовного кодекса, гл. 58 Гражданского кодекса Республики Беларусь и другими нормативными актами.

Материальная ответственность виновного лица наступает при наличии определенных условий: причинение прямого действительного ущерба, противоправность деяния виновного лица (как действия, так и бездействия), прямая причинная связь между виновным деянием и наступившим ущербом. В соответствии с нормами действующего законодательства Республики Беларусь юридическое лицо, которому нанесен ущерб, обязано доказать факт причинения вреда. Размер материальной ответственности при обязательном условии наличия вины в причинении ущерба зависит от формы вины, поскольку недостача может произойти как в результате умышленного (хищение), так и неосторожного поведения.

В том случае, если виновные лица не установлены или материально ответственные лица отказываются в добровольном порядке возместить ущерб, причиненный субъекту хозяйствования, то последний в праве по факту недостачи обратится в судебные органы для возбуждения уголовного дела и взыскания сумм недостач с виновных лиц в течение сроков исковой давности. Если судом полностью или частично отказано во взыскании данных сумм по причине ненадлежащего учета и хранения материальных ценностей, пропуска исковой давности и по другим зависящим от истца причинам, то источником погашения этих убытков является прибыль субъекта хозяйствования или другие источники собственных средств.

В случае доказанности вины материально ответственного лица определяется сумма материального ущерба к возмещению в соответствии с Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь № 39/69 от 24 марта 2003г [6].

Работник, причинивший вред, может передать организации равноценное (идентичное или аналогичное) имущество в натуре. Равноценность передаваемого имущества утраченному определяется комиссией, указанной в п.8.5 вышеуказанной Инструкции.

Правила возмещения материального ущерба, излагаемые в данной Инструкции, приемлемы для организаций любой формы собственности при наличии соответствующего решения руководителя.

Порядок определения и утверждения материального ущерба зависит от его размера. Вопрос об отнесении недостач к числу крупных или мелких в каждом конкретном случае решается правлением организации после тщательного изучения причин возникновения недостачи и ее суммы. При решении данного вопроса, исходя из того, что к мелкой относится недостача в размере до 10 базовых величин, выявленная у работника впервые и допущенная им вследствие неопытности или ошибок, при условии отсутствия противозаконности всего действия. Если недостача совершена по причине злоупотреблений, присвоений и других противозаконных действий работника, то она в любом случае должна относится к числу крупных. По каждому факту крупной недостачи в обязательном порядке производится документальная ревизия, материалы которой должны быть направлены в следственные органы. Лица, работающие с денежными и материальными ценностями, освобождаются от работы в соответствии с действующим законодательством, когда их действия дают основания для утраты доверия к ним со стороны администрации.

2.3 Синтетический  и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - это активно-пассивный счет. По дебету этого счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту - ее списание на основании оправдательных документов. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое - сумму кредиторской задолженности перед подотчетным лицом в случае перерасхода выданного аванса.

Аналитический учет ведется в журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где по каждому подотчетному лицу открывается аналитический счет. Записи в данном регистре производят линейным способом вначале по дебету на выдачу денег под отчет, а затем по кредиту по этой же строке на основании утвержденных авансовых отчетов по списанию подотчетных сумм и по документам, на возврат неиспользованных подотчетных сумм. За месяц подсчитывают обороты по дебету и кредиту счета 71, выводят сальдо по каждому подотчетному лицу и по всем подотчетным лицам в целом (Приложение Я). После сверки с другими регистрами на основании итогов производят записи в главную книгу по счету 71 (Приложение АА).

15 августа 2011 приказом по ЗАО «ИПРсОП» № 544 водитель Соколовский Павел Михайлович направлен в служебную командировку (доставка груза) в город Вильнюс Литва. Наличные деньги под отчет из кассы предприятия Соколовскому П.М. не выдавались. 18 августа 2011 года Соколовским П.М. предоставлен в бухгалтерию авансовый отчет № 2075 с приложением всех документов, подтверждающих совершенные расходы (Приложение Ц).

Таблица 2.1– Корреспонденции счетов при оформлении операций с подотчетным лицом предприятия

П р и м е ч а н и е – Источник: собственная разработка

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» организуется в разрезе субсчетов по каждому работнику с отражением остатков задолженности на начало и конец месяца и записей по дебету и кредиту в течение отчетного месяца. Все записи по данным операциям ведутся журнале-ордере формы № 9-АПК и ведомости к нему по счету 73. За месяц подсчитывают обороты по дебету и кредиту счета 73, выводят сальдо по каждому работнику и по всем работникам в целом и заносят в главную книгу по счету 73.

Для учета расчетов по предоставленным займам используется субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» - это активно-пассивный счет, по дебету которого отражается сумма представленного работнику займа и начисленных процентов по нему; по кредиту - сумма платежей, поступивших от работника-заемщика в погашение его задолженности по займам.

В ЗАО «Институт проблем ресурсосбережения с опытным производством» займы работникам не предоставлялись.

Таблица 2.2 - Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с персоналом по предоставленным займам.

П р и м е ч а н и е: собственная разработка

 Для учета расчетов по возмещению материального ущерба используется субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - это активно-пассивный счет, по дебету которого отражается сумма материального ущерба; по кредиту - сумма платежей, поступивших от работника в погашение ущерба.

2.4 Направления совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения их руководителем предприятия. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, неустановленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных ценностей подотчетным лицом.

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия или расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышающим потребность в производстве ремонтов или приобретении запасных частей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти не соответствующие по своему назначению и характеру произведенных работ.

Часто работникам предприятия выдаются денежные средства под отчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечение расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что не редки случаи, когда авансовые отчеты подписывались только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, ходя и утвержденные руководителем, но без указания утвержденной суммы или утвержденная сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, что это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотребления со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.