Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1. Закон РБ от25.06.01 № 42-3 «О бухгалтерском учете и отчетности».
2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»

утвержденная Постановлением МФ РБ от 17.04.02 № 62 в редакции от 12.11.03 №152 (Приложение Ж).

     3.  Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов, утвержденным МФ РБ от 30.05.03 № 89 (Приложение Л).

     4.  Налоговый  кодекс РБ (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов РБ 02.01.03 рег. № 2/920).

     5.  Правила составления и представления бухгалтерской отчетности, Инструкция о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности (Утвержденного  Постановлением МФ РБ 17.02.04 №16).

Ежегодно предприятие ЗАО «ИПРсОП» по итогам своей деятельности

составляет бухгалтерский баланс со всеми приложениями и предоставляет его в ИМНС по Солигорскому району (Приложение М, Н, П).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ

2.1 Документальное  оформление и учет расчетов  с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности на ЗАО «Институт проблем ресурсосбережения с опытным производством» возникает потребность выдачи наличных денег под отчет на осуществление служебных командировок.

В случае направления работника в служебную командировку на нанимателе лежит обязанность оформить ее в соответствии с требованиями законодательства.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) (Приложение Р) с указанием задания, пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока и цели командировки.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия, скрепленное печатью (Приложение С).

Обязательными реквизитами командировочного удостоверения является следующее:

Номер командировочного удостоверения;

Штамп объединения, предприятия, учреждения, организации - круглая печать и прямоугольный штамп с реквизитами ЗАО «Институт проблем ресурсосбережения с опытным производством»

Ф.И.О., должность и место работы командируемого работника;

Пункт назначения;

Срок командировки;

Цель командировки.

На лицевой стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

Командировочное удостоверение работника, отбывающего в командировку, регистрируется в Журнале регистрации командировочных удостоверений, где указаны ФИО, должность командированного, номер и дата приказа, срок и куда направлен. При получении командировочного удостоверения работник должен расписаться в этом журнале. После возвращения из командировки командировочное удостоверение обязательно сдается в бухгалтерию как приложение к авансовому отчету.

Следует отметить, что если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные поездки работников командировками не считаются, а значит, приказ и командировочное удостоверение не оформляются.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим на предприятии для регистрации лиц, выбывающих в командировки. По нему удобно отслеживать порядок направления работников в служебные командировки, а также вести сквозную нумерацию командировочных удостоверений.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав. На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Выдача наличных денег на командировку производится на основании Расходного кассового ордера (Приложение Т).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней отчитывается по проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (Приложение У).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, в верхней части, в нем обобщается информация об израсходованных денежных средствах, а с нижней части - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии совместно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.

Согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008г. №4 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10 июля 2009 г.) и Правилах ведения кассовых операций рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах [5].

Основными реквизитами авансового отчета являются:

Наименование организации;

Ф.И.О. и должность работника;

Номер и дата составления авансового отчета;

Назначение аванса;

Сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

И некоторые другие реквизиты.

В нижней части авансового отчета делаются следующие записи:

Дата;

Порядковый номер документа;

Кому, за что и по какому документу уплачено;

Сумма уплаты;

Итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия делают в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и других расходов (Приложение Ф, Х);

проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Неизрасходованные сумма аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что оформляем приходным кассовым ордером.

После чего бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, затем заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

 

2.2 Документальное  оформление и учет расчетов  с персоналом по прочим операциям

 

У организаций возникают расчетные взаимоотношения с персоналом, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, по следующим операциям:

По предоставлению займов;

По возмещению материального ущерба.

Расчеты с персоналом по предоставленным займам возникают при выдаче работникам предприятия ссуд на жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков, благоустройство садовых участков; беспроцентных ссуд молодым семьям на обзаведение домашним хозяйством.

Законодательством Республики допускается предоставление организациями двух видов займов на финансирование жилья:

Займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений работникам, состоящим в штатах этих организаций и нуждающимся в улучшении жилищных условий;

Займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений иным гражданам, в первую очередь работникам, не состоящим на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий.

Принципиальное различие между ними заключается в том, что при предоставлении организациям займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений штатным работникам этих организаций, нуждающимся в улучшении жилищных условий, предоставляются налоговые льготы.

При выдаче займов на финансирование жилья в договоре указывается цель выдачи займа - строительство (реконструкция) или приобретение жилых помещений. Заем выдается работнику организации в порядке очередности, определяемой исходя из времени принятия его на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий в соответствии с нормами действующего законодательства, а также при условии вложения им собственных средств на строительство (реконструкцию) или приобретение жилого помещения. Размер займа устанавливается в процентах от стоимости строительства (реконструкции) или приобретения жилья на момент выдачи займа.

В случае принятия решения о предоставлении работнику займа в учреждении «Сберегательный банк «Беларусбанк» на имя работника открывается текущий счет. При этом между организацией и банком заключается договор на перечисление сумм по этому займу. Получатель займа должен предоставить в банк копию решения организации о выделении ему займа и договор на его получение. На имя получателя открывается текущий счет без права снятия наличных денег. Использование полученных сумм по займу производится только безналичным путем - перечислением на счета юридических лиц по счетам-фактурам на получение товарно-материальных ценностей либо подрядным организациям на основании акта выполненных работ. Нарушение правил при выдаче займа может повлечь отказ в применении соответствующих налоговых льгот. Контроль за целевым использованием займа осуществляется организацией (заимодавцем) на основании договора, заключенного с заемщиком. Заем предоставляется под залог строящегося (реконструируемого) или приобретаемого жилого помещения либо другого имущества.

Заем может быть представлен также в товарной форме (строительные материалы, изделия и предметы домоустройства, услуги и др.). Например, организация может передать работнику (заемщику) строительные конструкции, являющиеся продукцией собственного производства.

Заем может предоставляться под проценты или бесплатно. Решение о применение конкретной процентной ставки или о выделении займа беспроцентного принимается исходя из финансового состояния организации (заимодавца). Возврат займа и уплата процентов по нему производятся в сроки, установленные договором, путем удержаний из заработной платы, других доходов заемщика, внесения в кассу заемщиком наличных денежных средств и др. Уставом ЗАО «ИПРсОП» предоставление займов работникам предприятия не предусмотрено .