Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных в пункте 8 настоящей Инструкции, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных настоящей Инструкцией.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики. При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

В случаях, когда работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме от установленных норм страны командирования.

Имеются особенности оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим, не зависящим от работника причинам, имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

Возмещаются комиссионные по обмену в банке одного вида иностранной валюты на другую, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз).

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению, на основании подтверждающих документов в оригинале, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок [11, с.420].

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Также в организации могут возникать и другие предвиденные и непредвиденные расчеты: расчеты с персоналом по прочим операциям.

Расчеты с персоналом по предоставленным займам возникают при выдаче работникам предприятия ссуд на жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков, благоустройство садовых участков и др.

Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба возникают при выявлении недостач, растрат, хищения денежных средств, а также по потерям от порчи, боя, лома материальных ценностей.

Таким образом, можно выделить следующие виды расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям предприятия:

Расчеты с подотчетными лицами по командировкам:

1. на территории Республики Беларусь;
2. за пределами Республики Беларусь.

Расчеты с подотчетными лицами по хозяйственным расходам;

Расчеты с персоналом по предоставленным займам;

Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба.

1.2 Задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Введение Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учет  расчетов с подотчетными лицами имеет  место практически на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

Правильное  ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям позволит избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей  хозяйственной деятельности, но и  конфликтных ситуаций, которые могут  возникнуть между руководителем  предприятия и его работниками.

В настоящее время достаточно большая доля бухгалтерской работы на каждом предприятии приходится на организацию учета расчетов с персоналом. Поэтому правильность организации подобных расчетов имеет большое значение для точного формирования финансовых результатов деятельности организации и состоянии сохранности ее имущества.

Принципами учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям является:

Своевременность. Данный принцип обуславливает своевременное погашение обязательств организации и работников друг перед другом.

Срочность. Данный принцип позволяет планировать свои действия исходя из информации о сроках погашения задолженности и остатка своих денежных средств и материальных ценностей.

Возвратность - это принцип, который реализуется путем сверок расчетов, выставлением требований на основании этих сверок. Этот принцип особо необходим при расчетах с подотчетными лицами.

Платность. Все обязательства, возникшие у организаций либо работника перед организацией должны иметь финансовую основу, т.е. все обязательства могут погашаться путем выплаты денежных средств.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели [1, с 368].

Только при решении данных задач и правильном документальном отражении расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования. Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

1.3 Нормативно-правовая  база учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Ведение бухгалтерского учета организации  должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым   ведется бухгалтерский учет.

Отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, определении  финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые  они выдаются, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Выдачи  наличных денег под отчет на предстоящие  расходы на цели, установленные законодательством  Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в  соответствии с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.

Данным  нормативным документом также установлено, что выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам  запрещается.

Инструкция  о мерах ответственности  за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в Республике Беларусь от 27 июня 2003г. №125 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 1 февраля 2009 г.) устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств [4].

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994 года № 3321- XII (в ред. Законов Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З, от 17.05.2004 № 278-З, от 29.12.2006 № 188-З, от 26.12.2007 № 302-З). Настоящий закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учёта, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчётности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учёта и отчетности в Республике Беларусь [3].

Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета в редакции постановления Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, которая устанавливает единый порядок применения типового плана счетов бухгалтерского учета и отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учёта организаций. Также в Инструкции приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и открываемых к ним субсчетам (счетов второго порядка), забалансовых счетов, раскрыты их структура и назначение, а также порядок отражения наиболее распространенных хозяйственных операций на счетах и субсчетах методом  двойной  записи [8].

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (в ред. Постановлений Минфина 29 февраля 2008 №29) регламентирует документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки [17].

Постановлением  Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в ред. постановления Минфина РБ от 24.08.2012 № 52) установлен перечень лиц и нормы оплаты командировочных расходов, представленных в виде таблицы, содержащей наименование страны, вид иностранной валюты, нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), а также предельную норму по найму жилого помещения [18].