Анализ отклонений

 Учетная информация составляет 20-30% всей информации управленческого учета, на долю экономического анализа приходится 70-80%.

Информация управленческого  учета во многом носит расчетный  характер и зачастую не связана с операциями на счетах бухгалтерского учета. Администрации предприятия нужна своевременная информация, и здесь часто можно пойти на определенное ослабление требований к ее точности в пользу оперативности.

Бухгалтерский управленческий учет имеет цель обеспечить необходимыми сведениями всех заинтересованных внутренних пользователей. К такой информации относят:

• расчет себестоимости – для менеджеров по продажам;
• отчет о расходе материалов – для отдела закупок;
• отчет о расходе комплектующих – для отдела комплектации;
• производственный отчет, отгрузка, движение денежных средств – для генерального директора.

Данные управленческого учета  запрашиваются администрацией немедленно, как только появляется необходимость. Поэтому управленческие отчеты составляют ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Ежедневно составляются и запрашиваются:

• отчеты по кассе, банку, по выписанным счетам (ожидаемым поступлениям);
• отчет о движении денежных средств за день.

Еженедельно составляются и запрашиваются отчеты:

• производственный;
• по реализации;
• о выполнении бюджета предприятия.

Ежемесячно внутренние пользователи нуждаются в информации, содержащейся в:

- балансе (приложение 8);

• отчете о затратах (приложение 9);
• отчете о прибыли и убытках;
• отчете о движении денежных средств.

Информация, содержащаяся в этих отчетах, позволяет рассчитать не только финансовые показатели, но и показатели деловой  активности, эффективности управления предприятием.

Проблемы внедрения  и дальнейшего развития управленческого  учета.

 

Управленческий учет представляет собой сложную, требовательную систему, которая способна привести к прямо противоположным результатам, нежели ожидаются.

Управленческий учет нельзя внедрить за одну ночь. Нетерпение, заставляющее действовать слишком быстро, является одной из главных ловушек в самом начале работы по внедрению методов управленческого учета.

Управленческий учет представляет собой полную, всеобъемлющую  передачу главнейших задач отдела управленческого учета вниз по иерархической системе таким образом, чтобы каждый менеджер нес свою долю ответственности за решение некоторой части указанных задач. Менеджеры должны иметь навыки передачи полномочий и должны следовать такой практике. 

Другим способом разрушения системы управленческого учета  является отсутствие внимания к координированию всех задач.  Каждый менеджер, участвующий в бизнесе, участвует в нем по одной причине, чтобы выполнить надлежащую функцию, помогающую решить всеобъемлющие задачи всего бизнеса в целом. Для этого необходимо внимательно и гармонично сочетать, уравновешивать и координировать задачи всех менеджеров, участвующих в бизнесе, чтобы обеспечить наилучшую (из возможных) взаимосвязей задач каждого менеджера с задачами всех прочих финансовых менеджеров.

Важно обеспечить долговременный рост и оздоровление финансовой функции, не обязательно добиваться результатов в конкретном ближайшем году или даже за более короткий период. По этой причине необходимо сначала сформулировать осмысление, искомые долговременные задачи, после чего можно формировать краткосрочные, которые необходимо решить для выполнения долгосрочных задач.

Опускание составления  планов – один из способов погубить работу по внедрению управленческого  учета. План дает возможность проверить  реалистичность задачи, служит основой для обмена информацией и для координации, а также помогает определить ресурсы и права менеджера, необходимые ему для решения поставленной перед ним задачи.

Следует внимательно  следить за качеством и потенциальной  ценностью рекомендуемых задач. Не все задачи можно выразить численно на все 100%. Если настаивать на невозможном, то работа превратится в тщетное, бесплодное и часто саморазрушительное занятие.

Во многих организациях очень много внимания уделяется  обучению и ориентации в начале внедрения  управленческого учета. Это отличный способ погубить программу, поскольку первые три года после внедрения управленческого учета представляют собой период непрерывного приспосабливания под свою организацию довольно стандартного способа управленческого учета, принятого в другой организации. Через три года исходная система может измениться почти на 50%, а по измененной части проводилось лишь самое мимолетное обучение. В качестве составляющей работы над системой управленческого учета необходимо предусмотреть формальное повторное обучение.

 

Опыт многочисленных, разнообразных видов бизнеса, где  уже успешно внедряли системы  управленческого учета, заставляет сделать некоторые выводы, которые должны принести пользу тем, кто рассматривает возможность внедрения системы или кто уже начал ее внедрять.

1. В руках 5компетентного  руководства система управленческого  учета может стать мощным средством  совершенствования индивидуальной  производительности менеджеров и повышения эффективности бизнеса.

2. число попыток внедрения  больше, чем необходимый объем подготовительной работы.

3. Многие последующие  слабости можно объяснить ненадлежащим  внедрением управленческого учета на ранних стадиях.

4. Последующий успех  системы находится в прямо  пропорциональной зависимости от  того, как тщательно проводилось  внедрение.

5. Анализ, предшествующий  принятию решения о том, вводить  или не вводить у себя систему  управленческого учета, очень  важен, особенно для определения степени вовлеченности со стороны руководства.

6. Внедрение отнимет  много времени, труда и часто  окажется запутанным делом, но оправдается впоследствии.

7. При том, что действия  по внедрению сами по себе  составляют важный этап, те действия, которые предпосылаются им или  выполняются впоследствии, также  очень важны.

8. только самые преуспевающие  организации из использующих управленческий учет признали, что внедрение и есть самое ценное в системе управленческого учета.

 

 

Раздел 5.

 

 

 Организация  и функционирование учетной системы  организации.

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ.

 

 

 

 

 

Организация процесса обработки информации (документооборота) в организации.

Методы управления документооборотом  в организации.

 

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.).

 

Основные принципы организации канцелярской работы.

 

В данном разделе перечислены  основные принципы организации устойчивого  и управляемого документооборота для  организации. Все они изложены в  литературе и известны практически  любому руководящему работнику, но, как показывает практика, они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом  документооборота является то, что  ни у кого не существует локальных  архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив  документов, является потенциальным  клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления  входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме (см. “Методы связей с внешним миром”), то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины  документооборота на предприятии система  документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

 

Типы документов, классификация и их взаимосвязи.

 

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в  работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число  доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

•Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие  от внешних партнеров. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

•Исходящие. Большинство  исходящих документов являются ответом  организации на соответствующие  входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).

•Внутренние. Данные документы  используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все  документы, проходящие через общий  отдел обладают уникальным регистрационным  номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов  документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

 

Атрибуты документов.

 

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую  часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

 

Общие атрибуты документов.

 

Основным атрибутами канцелярского документа являются:

1.Регистрационный номер  документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2.Источник документа  (контрагент). Указывает откуда получен  документ. Для входящих документов  это сторонняя организация, для  внутренних и исходящих документов  это или подразделение или  конкретное лицо из руководства  предприятия. 

3.Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

4.Код документа по  номенклатуре дел предприятия.  Данный атрибут относит документ  к тому или иному кругу типовых  вопросов, решаемых предприятием  в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.