Исследование системы управления на примере ООО «Купидон»

 

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика подсистем  входящих в организацию

Организация является сложным  объектом. Для внешнего окружения  она является единым целым. Она представляет собой систему, обладающую свойствами целостности, целесообразности и открытости. С точки зрения внутреннего устройства организация является совокупностью взаимосвязанных фундаментальных подсистем.

На данном предприятии  существует две подсистемы: отделы и производство. Охарактеризуем каждую подсистему:

• Отделы. Отделы имеют свои специфические цели и решают определённые задачи. Сюда входит такой отдел, как бухгалтерия. Так как предприятие маленькое, то этот отдел выполняет функции нескольких отделов(например, планово-экономического, финансового). Так же сюда можно отнести деятельность администратора, который выполняет функции таких отделов, как отдел по кадрам, отдел по охране труда и технике безопасности.  Элементами данных подсистем выступаю конкретные работники отделов.
• Производство.  Производство включает в себя полный, законченный цикл производства продукции, от начального сырья до готовых к реализации изделий. Элементами данной подсистемы выступают повара

 

 

Организационная структура  системы и характеристика элементов  системы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В бухгалтерии работает только главный бухгалтер. В подчинении у заведующего производством  находятся повара – 2 повара специализируются на приготовлении горячих блюд, 2 повара – на приготовлении холодных блюд и закусок.

Главный бухгалтер, заведующий производством и администратор  находятся на одном уровне.

Организационная структура  предприятия – линейная, то есть все связи в организации осуществляются на одном уровне, между руководителями одного уровня. Все связи, как правило, осуществляются в устной форме. Линейная структура управления характеризуется тем, что все функции сосредоточены в линейных звеньях и каждый работник подчиняется одному руководителю и получает указания только от одного руководителя. Это исключает получение подчиненными противоречивых и не увязанных между собой заданий и распоряжений, повышает ответственность руководителей за результаты работы.

Достоинства:   

• оперативность;  
• функциональность;  
• ответственность.

Недостатком этой структуры  является то, что каждый из органов  управления имеет относительно небольшие  возможности решения функциональных проблем, требующих специальных  знаний. Поскольку функциональные отделы не создаются, руководитель должен обладать разносторонними знаниями по всем функциям управления, осуществляемого подчиненными ему работниками. Это ограничивает возможности руководителя по эффективному управлению предприятием.

 

Кол-во человек в подчинении	-	4
Кому подчиняется	Заместитель директора	Заместитель директора
Функции	Ведение бух. учета; формирование учетной  политики; работа с бух. счетами; ведение  отчетности; оформление учетных документов; обеспечение порядка проведение инвентаризации, оценки имущества; соблюдение порядка документооборота; своевременное  перечисление платежей; организация  расчетов по оплате труда	Совершенствование организации производственного  процесса; Внедрение прогрессивных технологий; Направление деятельности трудового коллектива на обеспечение отличного производства блюд и кулинарных изделий требуемого ассортимента и качества;  Организация учета, составление   и своевременное предоставление отчетности о производственной деятельности; Проведение инструктажа по технологии приготовления блюд и другим производственным вопросам; Работа по повышению квалификации работников.
Зона ответственности	Бухгалтерский и налоговый учет, экономика  и финансы.	Качество приготовляемых блюд, соответствие нормам выхода блюд; Соблюдение санитарно-гигиенических норм, техники безопасности, пожарной безопасности; ответственность за сохранность оборудования и инвентаря, продуктов, готовой продукции; Правильность и своевременность документирования технологического
Руководитель	Главный бухгалтер	Зав.производством
Наименование подразделения	Бухгалтерия	Производство

Характеристика элементов системы  

	13
	Заместитель директора
	слежение за соблюдением безопасности посетителей(регулярное дежурство  охраны, наличие предметов первой медицинской помощи и ликвидации возгораний); осмотр рабочих мест поваров, посуды, мест хранения продуктов на предмет  санитарно-гигиенического соответствия норме; составление рабочих графиков; прием жалоб, предложений, поощрений  от посетителей; наказание и поощрение обслуживающего персонала; консультирование по вопросам, находящимся  в компетенции данного специалиста;
процесса, за поступление и реализацию продукции производства; Своевременное и добросовестное выполнение работниками должностных обязанностей. Своевременный отпуск продукции с производства.	Рациональное и эффективное использование  материальных, финансовых и кадровых ресурсов. Соблюдение трудовой дисциплины и выполнение должностных обязанностей подчиненными ему работниками.
	Администратор
	Администратор

 

Характеристика связей между  подсистемами внутри системы

По роду связей подсистемы внутри данной организации подразделяются на следующие группы:

• подсистемы непосредственного взаимодействия. Обеспечивают функционирование организации как целостного единства множества взаимодействующих компонентов. Данные подсистемы включают в себя взаимодействие как между компонентами одного уровня (горизонтальные связи), так и между компонентами разных уровней (вертикальные связи). Примером горизонтальных связей является сотрудничество заведующего производством и главным бухгалтером по вопросу поиска новых поставщиков, т. е. они обсуждают с кем выгоднее сотрудничать. К вертикальным связям относится взаимодействие между руководителем отдела и  работниками этого отдела.
• связи отношений иерархической соподчиненности. В данной организации данные связи присутствуют не в чистом виде. Но именно эти связи обеспечивают именно иерархическую упорядоченность организации, определение статуса всех элементов, установление их соподчиненности между собой.

Кроме того, связи в структуре  управления могут носить линейный и  функциональный характер. Линейные связи  отражают движение управленческих решений  и информации между так называемыми  линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных  подразделений. Функциональные связи  имеют место по линии движения информации и управленческих решений  по тем или иным функциям управления.

 

 

Характеристика входа, выхода и процесса систем

На входе в организацию  поставляется различное сырьё, необходимое  для изготовления продукции. Процесс  системы заключается в приготовлении  блюд из сырья, поступающего на входе, при заказе клиентов. На выходе получаем готовые блюда, которые в дальнейшем официант несет в зал клиенту.

В первую очередь необходимо закупить у поставщиков продукты, чтобы обеспечить работу организации. Продукция поступает на склад  и уже со склада отпускается поварам  при необходимости. При заказе блюда  повар берет заготовки и начинает готовить блюдо. Если для данного блюда заготовки не предусмотрены, то он берет со склада необходимые продукты и готовит блюдо. После того как работа повара заканчивается, заказ с кухни забирает официант и несет в зал клиенту.  В конце всего клиент расплачивается за заказ.

Описание представлений  системы (функциональное, иерархическое)

К данному предприятию  относится иерархическое представление, так как все связи внутри организации  осуществляются, в основном, сверху вниз и в обратном направлении. Контакт  между подчиненными разных подсистем  настолько незначительны, что их нельзя принимать во внимание при  выборе между функциональным и иерархическим  представлениями системы.

Стоит заметить, что данная система уже сформирована и вряд ли она измениться со временем.

 

 

Как на предприятии реализуются  основные требования к системе

Деятельность какого-либо элемента управления всегда сказывается  на других элементах системы. Это  означает наличие взаимодействий подразделений  и органов управления. Таким образом, на предприятии выполняется такое  требование, предъявляемое к системе, как детерминированность.

В данной организации хорошо развиты как прямая, так и обратная связь. Все управленческие решения  быстро доходят до элементов системы, которым  они предназначены. Работники  разных уровней также могут обращаться к руководству и их просьбы, пожелания, предложения будут доведены до руководства  в тот же день. Все отчеты, приказы, постановления так же быстро доходят  до нужных адресатов. Все это говорит  о наличии такого требования, как  каналы обратной связи.

На предприятие выполняется  такое требование, как наличие управляющего параметра. То есть существует группа лиц, которая оказывает воздействие на систему.

Рассмотрим такое требование, как наличие контролирующего  параметра.  Это требование заключается  в наличии лица/отдела, которое следит за состоянием системы и диагностирует ее состояние, но никаких решении не принимает, а  только докладывает результаты руководству. Это требование так же выполняется на данном предприятии, так как руководителя каждого отдела внимательно следит за деятельностью своего отдела и при необходимости принимает необходимые меры, или сообщает руководству.

При воздействии внешних  изменений организация некоторое  время может оставаться в своем  прежнем состоянии. Это говорит  о выполнении такого требования к  системе, как динамичность.

Характеристика основных функциональных зон организации

Кадры. В данной функциональной зоне осуществляется все, что касается работников предприятия. Охватывает такие  процессы, как найм, обучение и продвижение  кадров, оценка результатов труда  и стимулирование персонала, создание и поддержание благоприятных  отношений между работниками.

Структура. К данной функциональной зоне относится формирование норм и  правил для сотрудников, распределение  прав и ответственности, формирование организационной структуры предприятия, формирование коммуникационных процессов  предприятия.

Производство. Данная функциональная зона возглавляется заведующим производства. Она включает в себя различные  обслуживающие службы, основные цеха, которые осуществляют непосредственно производство готовой продукции. В зоне «производство» осуществляется закупка и хранение сырья, изготовление продукта. Данная функциональная зона обеспечивает весь производственный процесс предприятия по изготовлению продукции.

Финансы. Одна из важнейших  функциональных зон в организации. Включает в себя процессы, связанные  с обеспечением эффективного использования  и движения денежных средств в  организации. Здесь составляются годовые  и бухгалтерские отчеты, производятся налоговые отчисления в соответствующие  органы, производятся расчеты по заработной плате и другим выплатам с работниками  организации. В данной функциональной зоне непосредственно занят главный  бухгалтер организации.

 

Характеристика информационных потоков на предприятии

Информационные потоки в  данной организации максимально  упрощены. Небольшой размер предприятия  позволяет избежать бумажной волокиты. Вся необходимая информация как  сверху вниз, так и снизу вверх  передаётся преимущественно в устной форме. При необходимости заместитель  директора  собирает у себя всех начальников отделов и сообщает им необходимые инструкции, задачи, планы, которые необходимо достичь. А они в свою очередь отдают необходимые распоряжения своим  подчинённым. Рабочие также при  необходимости сообщают о своей  проблеме или предложении своему непосредственному начальнику, а  он передаёт выше. Отчитываются руководители среднего уровня так же в устной форме на специальных собраниях  с предоставлением необходимых  документов или бумаг.

Вся входящая документация поступает заместителю директора, если на входящем документе заранее не оговорен конкретный адресат кроме руководителя. Далее он передает соответствующей подсистеме.

Исходящая информация отправляется в соответствующие органы соответствующими подсистемами. Если исходящий документ требует соглашения руководителя, то сначала он направляется руководителю и только после этого отправляется адресату.

Примерный список входящей документации  и дальнейшее движение это информации:

1. «Уведомление о стоимости услуг по аварийно-диспетчерскому обслуживанию на 2013 год». Поступает заместителю директора. После рассмотрения направляется бухгалтеру для ознакомления.
2. Письмо о пролонгации договора теплоснабжения. Поступает заместителю директора. Остается у заместителя директора.
3. Уведомление о введении ограничения поставки газа. Поступает заместителю директора. Передается для ознакомления главному бухгалтеру и заведующему производством
4. Претензия на сумму 531 рубль. От ОАО «Нижегородоблгаз». Поступает заместителю директора и передается главному бухгалтеру для исполнения.
5. Письмо «О переоформлении и продлении срока действия лицензии» от Министерства поддержки и развития малого предпринимательства, потребительского рынка и услуг Нижегородской области. Поступает заместителю директор. Перенаправляется главному бухгалтеру.