Правовая информация

 

Например, если вас интересует вопрос: "Как определяется выслуга лет для офицеров вооруженных сил, увольняющихся в запас", введите в строке запроса поисковую фразу "выслуга лет офицеров Вооруженных сил, увольняющихся в запас".

 

Для начала процесса поиска нажмите кнопку команды "Поиск", и через некоторое время в текущее информационное окно будет выведен список документов, удовлетворяющих поисковому запросу и отсортированных в порядке убывания "веса".

 

Документы с наибольшим "весом" имеют большую вероятность содержать полезную для вас информацию, поэтому прежде всего обратите внимание именно на них. При просмотре документов из списка обратите внимание, что термины, которые входят в поисковый запрос, выделены в тексте.

 

Для получения наилучших результатов в данном виде поиска следует воспользоваться следующими рекомендациями:

 

1. Запрос должен быть  направлен на смысловое содержание  документа. Система не поймет, если  попытаться задать вопрос о  самом документе.

 

Например, запрос "документы, принятые налоговой инспекцией по Санкт-Петербургу" составлен неверно. Получить подборку документов Налоговой инспекции по Санкт-Петербургу можно, воспользовавшись универсальным поиском по атрибуту "Принявший орган".

 

2. Система не понимает запросов, построенных на отрицании (например, "льготы по налогам, кроме подоходного"). В этом случае, скорее всего, вы получите результат, противоположный ожидаемому.

 

Помните, что система при поиске ориентируется на те слова, которые были указаны в запросе, а не на те, которые пользователь "держит" в уме.

 

3. Результаты запроса, как  правило, получаются лучше, если  правильно выбраны разделы базы  данных, в которых производится  поиск. Поэтому желательно отключить  при поиске разделы, заведомо  не содержащие интересующих вас документов.

 

4. Вряд ли целесообразно  использовать приблизительный поиск  для поиска документов по общей (неконкретной) теме.

 

Например, для поиска по запросу "налог на прибыль" лучше воспользоваться тематическим поиском. В то же время приблизительный поиск по запросу "льготы по налогу на прибыль для малых предприятий" будет достаточно эффективен.

 

5. Работая со списком  документов, полученных по результатам  приблизительного поиска, надо отдавать  отчет в том, что список не  является абсолютно правильным: среди важных документов в нем будут представлены несущественные и случайные документы. Но даже несущественный документ может вывести вас на основные (главные) документы, соответствующие вашему запросу (например, при переходе по гипертекстовой ссылке).

 

6. Зачастую бывает полезно  строить стратегию поиска в  два этапа. Поскольку первоначально  бывает трудно правильно сформулировать  запрос на поиск, надо формулировать  его так, как приходит в голову. Просматривая документы, полученные  в результате поиска по такому запросу, вы почти наверняка сообразите, как лучше составить запрос на поиск и уточните его, используя ту терминологию, которую найдете в самих документах.

 

Например, первоначальный запрос может быть составлен так: "акциз на водку". Однако после просмотра нескольких документов, полученных в результате поиска по такому запросу, Вы убедитесь, что правильнее было бы составить его так: "акциз на алкогольные напитки", поскольку слово "водка" редко встречается в нормативных документах.

 

 

4.7. Поиск  по ситуации 

 

 

Другим способом упрощения поиска документов является использование специальных способов предварительной обработки документов. Например, в виде тематических подборок документов, регламентирующих сходные вопросы, составление перечня документов, на которые ссылается данный конкретный документ или, наоборот, на который ссылаются другие документы. При этом пользователь получает не ответ на вопрос, а подсказку - как решить данную проблему. Такой подход требует огромной предварительной работы юристов по подготовке таких списков.

 

Поиск по ситуации позволяет практически мгновенно найти ответы на фиксированные вопросы по тематике, отражающей содержание документов каждого информационного раздела. Переход в “поиск по ситуации” осуществляется по команде "Поиск по ситуации" из меню "Поиск". После этого перед пользователем открывается окно, в котором предлагается либо список документов, либо список соответствующих тематик, либо комментарий к данной ситуации.

 

 

4.8. Дополнительные  виды поиска 

 

В зависимости от установленных у пользователя баз данных исчезают или возникают дополнительные поисковые возможности. Для информационных разделов базы данных "Стройэксперт" - это поиск по комплексу (имеются в виду строительные комплексы, полностью соответствующие классификации Госстроя (СНиП 10-01-94)). Для разделов "Судебная арбитражная и иная правоприменительная практика" - это поиск по судам, который существенно облегчает создание выборок по наиболее часто встречающимся правовым вопросам. Для организации этих видов поиска на панели инструментов основного окна программного комплекса при подключении вышеуказанных разделов появятся соответствующие кнопки команд.

 

В некоторых информационных разделах, предназначенных для бухгалтеров предприятий, аудиторов, налоговых инспекторов, экономистов, финансистов, поисковые механизмы изменены и рассчитаны именно на эти группы пользователей. Например, в основе тематического рубрикатора в этих разделах лежит план счетов бухгалтерского учета. Практически каждая финансово-хозяйственная ситуация, с точки зрения бухгалтера, или связана с фактическим движением денежных средств, или имеет денежную оценку. Именно это обстоятельство легло в основу организации поиска информации. Таким образом, в качестве атрибутов бухгалтерских документов присутствуют: "номер формы", "вид информационного материала" и т.д.

 

 

4.9. Одновременный  поиск по нескольким разделам 

 

 

Программный комплекс "Кодекс" позволяет осуществлять поиск одновременно по нескольким установленным на компьютере информационным разделам базы данных. При этом следует учесть, что при поиске по нескольким разделам с различной структурой количество атрибутов в карточке-запросе будет изменяться.

 

При этом формируется единый список документов независимо от раздела, в котором он находится.

 

 

 

5.  Возможности  работы с информацией в системах  “Кодекс” 

 

Поиск информации в ИПС не является самоцелью. Главное достоинство ИПС состоит в том, что они позволяют эффективно работать с большими информационными массивами. Для этого в системы введены дополнительные инструментальные возможности по работе с результатами, полученными после выполнения процедур поиска. Однако, вводя те или иные инструментальные средства, разработчики систем не всегда подробно разъясняют механизм их использования для эффективной работы пользователя.

 

 

5.1. Работа  со списками 

 

В результате поиска информации пользователю предоставляется возможность работы с тем или иным документом. Однако непосредственно после формирования запроса и осуществления поиска документов в том же диалоговом окне запроса пользователь получит предварительный отчет о количестве найденных документов. Уже на этом этапе можно сделать предварительный анализ сформированного запроса. Например, найдено очень много или очень мало документов. Тогда, не выходя из диалогового окна, можно уточнить запрос на поиск. Если количество найденных документов удовлетворяет пользователя, то нажав на кнопку "Список", он попадет в окно, где представлен список (выборка) документов, соответствующих запросу.

 

Далее можно открыть любой из документов и приступить к его изучению или продолжить дальнейшую работу с выборкой. Как это ни парадоксально на первый взгляд, работа с выборкой позволяет уже с первых моментов работы сделать несколько важных выводов. Например, если выборка достаточно велика, то это может свидетельствовать или о том, что запрос на поиск не был достаточно корректным, или о том, что данный вопрос действительно урегулирован большим количеством нормативных актов и необходимо более детально разобраться с существом вопроса. Если документов очень мало, то можно предположить, что в запросе использованы очень жесткие ограничения.

 

Рассмотрим список полученных документов. Каждый из них представлен в списке в следующем виде. Сначала указывается название документа. Если документ изменялся, то в скобках приведена дата редакции документа. Затем вид документа, принявший орган, дата принятия и регистрационный номер. Следует обратить внимание на панель состояния в нижней части окна со списком документов. В ней показаны через косую черту порядковый номер выделенного в списке документа и общее количество документов в списке. Если в списке нет помеченных документов, то показывается только количество документов в списке. В случае, если выделено несколько документов, то их количество отображается в скобках после числа документов в списке.

 

По списку можно передвигаться, используя полосу прокрутки или клавиши клавиатуры PgUp, PgDn. Нажав клавиши Ctrl+End, мы перейдем к последнему документу в списке, а нажав клавишу Ctrl+Home, мы перейдем к первому документу в списке.

 

Для эффективной работы с списками (выборками) различные ИПС оснащены различными инструментальными средствами. Например, в системах "Кодекс" окно, отображающее список документов, найденных в результате поиска, является разновидностью информационных окон типа "Список" (к этому типу также относятся окна "Список разделов базы данных", "Список тематик", "Список документов", "Список принимающих органов", "Выборка по результатам поиска"). Для эффективной работы с этим типом информационных окон пользователь может:

 

1. изменить состав выборки (повторив поиск с изменением  условий запроса);

 

2. отфильтровать список  его по некоторому условию;

 

3. провести сортировку  элементов списка;

 

4. быстро перемещаться  по списку;

 

5. скопировать (удалить) список (часть списка) в буфер, в файл и/или распечатать его на принтере;

 

6. поместить список (часть) в пользовательскую папку;

 

7. после того как список (часть списка) скопирован в буфер, над однотипными списками можно  произвести логические операции - объединение, пересечение, разность.

 

Кратко опишем некоторые из этих возможностей:

 

1. Уточнение (изменение) запроса  на поиск. Команда "Поиск/выборка" из меню "Поиск" позволяет просмотреть  предыдущий запрос и при необходимости  его уточнить или изменить. При этом будет вызвано уже упоминавшееся в предыдущей лекции окно поиска с заполненными атрибутами. В правой части окна-диалога поля с заполненными атрибутами будут отмечены галочками. После удаления или изменения тех или иных атрибутов будет сформирован новый список.

 

2. Функция "Фильтрация  выборки" позволяет уточнить запрос  с использованием дополнительных  условий. Окно-диалог, вызываемое по  этой команде, идентично окну "Поиск", за исключением того, что поиск  будет произведен только по  документам соответствующей выборки, а не по всему массиву документов в системе. В результате выполнения команды будет сформирован новый список.

 

3. Все документы в  полученном списке отсортированы. В зависимости от сделанной  настройки документы сортируются  по тому или иному признаку. Для удобства работы со списком он может быть отсортирован в соответствии с запросами пользователя. При этом сортировка может быть осуществлена по одному или нескольким показателям.

 

После выполнения команды на экране появится окно-диалог "Сортировка". Атрибуты, по которым производится сортировка элементов данного списка, находятся в светлой области, остальные атрибуты, по которым возможна сортировка, - в темной. В списке атрибутов находятся все атрибуты, характеризующие элементы сортируемого списка (т.е. их количество и наименование различно для списков различных типов).

 

Определите порядок и набор атрибутов при сортировке. Для выбора атрибута сортировки поставьте курсор мыши на имя атрибута, нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши, пока вид курсора не изменится на “кирпичик”. Теперь, не отпуская кнопку, передвиньте “кирпичик” в светлую область списка и отпустите кнопку мыши. Необходимый вам атрибут будет открыт для сортировки.

 

Выберите следующий атрибут, если вы хотите провести сортировку по нескольким параметрам, и повторите действия по перетаскиванию атрибута в светлую область и т.д.

 

Аналогичным образом изменяется порядок атрибутов в списке на сортировку.

 

Атрибуты, характеризующие элементы сортируемого списка, могут быть пустыми, например, документ может быть не зарегистрирован в Минюсте (атрибут “N рег. Минюста” - пуст). При сортировке по данному атрибуту документы с пустым значением атрибута попадут в конец списка.

 

Закончив формирование списка атрибутов, участвующих в сортировке, нажмите кнопку команды “Сортировка”, и результатом выполнения команды будет изменившийся порядок элементов списка.

 

Если вы хотите сохранить настройку сортировки для работы с другими списками впоследствии, сначала нажмите кнопку команды “По умолчанию”, а только затем “Сортировка” (параметры сортировки будут сохранены до следующих изменений).

 

При выполнении этой операции над списками возможно возникновение ситуаций, когда после сортировки количество документов в списке изменится. Это возможно в том случае, когда один или несколько документов имеют множественное значение атрибута, по которому проводится сортировка. Поясним это на следующем примере.