Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Ноября 2014 в 15:48, курс лекций
В наше время "информационный взрыв" ощутим не только в сфере экономики и бизнесе, но и в области государства и права. Практика последних лет показывает неуклонное увеличение количества нормативных юридических актов, рост числа документов, принимаемых на уровне организаций и предприятий (учредительные документы, договоры, соглашения и т.п.). Поскольку эти документы крайне необходимы для регулирования общественных отношений, требуется оптимизировать информационные потоки в области правового регулирования на основе использования современных информационных технологий.
3.4. Особенности представления информации
ИПС "Кодекс" представляет полнотекстовую базу данных, т.е. содержит сами тексты документов. Кроме того, пользователю предоставляется и другая информация, размещаемая по тексту документа или в специальных ярлычках.
Тексты документов представлены так, что их можно свободно копировать в популярные офисные программы, например, MS Office. Последние версии программного комплекса даже содержат функцию преобразования документа базы данных "Кодекс" в документ MS Word. В текстах содержатся и гипертекстовые ссылки (по умолчанию подсвеченные синим цветом).
Дополнительная информация размещается в ярлычках внизу экрана. Как правило, ярлычок виден лишь в том случае, если в нем есть информация.
Типичные используемые ярлычки:
"Статус" - содержит основную информацию о документе (название, вид документа и принявший орган, дату начала и окончания действия, указание на редакцию и т.д.).
"Ссылается на"- содержит перечень всех документов, на которые имеются ссылки в текущем документе (список корреспондентов). Это позволяет просмотреть все документы, которые дополняются, изменяются, разъясняются или во исполнение которого издан текущий документ.
"На него ссылается" - содержит перечень всех документов, которые ссылаются на текущий документ (список респондентов). Таким образом, можно вместе посмотреть документы, которые изданы во исполнение текущего документа, изменяют или дополняют его, судебные решения, принятые на его основании и т.п. Как и с документами в ярлыке "Ссылается на", с документами в этом ярлыке можно проводить доступные в ИПС "Кодекс" операции со списками (например, сортировать их, фильтровать по условию, перемещать в папки, копировать).
"Редакции" - содержит перечень редакций данного акта, которые существуют в базе данных как отдельные документы. Следует заметить, что и в предыдущих двух ярлыках, и в этом показываются только документы, имеющиеся в подключенных разделах системы.
"Примечания" - содержит подготовленные разработчиком системы различные примечания к документу, например, комментарии к нормативному акту, замечания по применению, особые сведения о сроке действия и т.п. Международно-правовые документы иногда содержат в этом ярлыке официальные тексты на иностранных языках.
Разнообразие информационных продуктов "Кодекс" обусловливает и разнообразие используемых ярлычков и иных форм представления информации. Остается лишь порекомендовать пользователям, знакомясь с новым продуктом, обращать внимание на ярлычки, ссылки и примечания разработчиков. Это поможет эффективней пользоваться приобретенным информационным продуктом.
4. Поисковые возможности
4.1. Особенности интерфейса
Создание огромного банка документов в составе информационно-правовых систем - не самоцель. Хотя пользователю предоставляется огромный массив информации, но поиск в этом изобилии того, что требуется, подчас становится неразрешимой задачей. Это особенно актуально в условиях ограниченного времени и в том случае, когда принятие решения должно опираться на конкретный документ, а невозможность оперативного поиска этого документа может привести к печальным последствиям.
В отличие от традиционных требований к информационным системам, при работе с правовыми системами на первое место выходит проблема поиска требуемой информации в огромном массиве неструктурированной информации: нормативных, справочных и других материалов. Наиболее просто реализовать поиск по хорошо формализуемым атрибутам документов: номер, дата принятия, принявший орган, вид документа и т.д. Однако достаточно часто пользователь имеет лишь отрывочные сведения об интересующих его документах. Поэтому разработчики, стремясь максимально упростить работу пользователя с правовой системой, повышают степень "интеллектуальности" систем, вводя в них более экзотические виды поиска. Для этого существуют различные пути. Например, в случае приближенного контекстного поиска по всему массиву документов производится поиск тех документов, которые наиболее близки к контексту заданного запроса и которым в соответствии со степенью близости присваиваются весовые коэффициенты. При этом запрос может быть сформулирован в произвольной форме, например, в виде законченного предложения, а система сама, проанализировав запрос, произведет морфологический разбор и отсеет "шумовые" слова.
В связи с этим по мере развития и совершенствования ИПС поисковые возможности стали относить к важнейшим параметрам. Дело в том, что проблема реализации широких возможностей поиска особенно сложна в полнотекстовых системах, яркими представителями которых являются информационно-правовые системы. По мере развития систем разработчики постоянно уделяли и уделяют большое внимание совершенствованию поисковых механизмов. Каждая новая версия программного комплекса оснащается более совершенными поисковыми средствами. Удобство или необходимость использования того или иного вида поиска определяется конкретной поисковой задачей пользователя.
Информационная система "Кодекс" обладает разнообразными возможностями поиска. К любым информационным материалам в базе данных существует несколько путей. В зависимости от стоящей проблемы и опыта работы с системой пользователь сам может выбрать наиболее оптимальный путь поиска.
В настоящее время практически во всех системах присутствуют тематический, атрибутный виды поиска, поиск по ситуации и контексту. Рассмотрим более подробно возможности этих видов поиска, одновременно описывая эффективные методы использования различных видов поиска в зависимости от ситуации.
4.2. Логика работы пользователя. Назначение различных видов поиска
В зависимости от поисковой задачи действия пользователя могут быть различными. Существует две основные ситуации, когда пользователю необходим конкретный документ или информация по конкретному вопросу. В первом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа. При этом наличие точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Во втором случае надо начинать с максимально широкого запроса. При этом часто приходится формировать несколько вариантов запросов и использовать различные поисковые механизмы. Желательно сохранять найденные списки документов в так называемых "папках" (об этом будет рассказано ниже), чтобы иметь затем возможность легко уточнить сделанные запросы.
Таким образом, в различных ситуациях следует использовать различные виды поиска, например:
1. Точно известно, какие
документы и материалы нужны
и где они находятся, - атрибутный
или простой поиск для
2. Если пользователя интересует проблема, но он недостаточно четко знает ее границы и что к ней относится, тогда система предлагает три варианта действий:
- совершить экскурс в
область тематических
- провести в базе данных интеллектуальный поиск;
- использовать поиск по ситуации.
3. Если ранее уже был создан ряд выборок документов (материалов) и сохранен в соответствующих папках пользователя и (или) сделаны закладки в текстах найденных документов (тематических комментариях), тогда достаточно вывести на экран информационное окно "Главная папка" с помощью команды "Папки пользователя" меню "Поиск" или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов и выбрать в списке данного информационного окна папку с необходимой выборкой документов или списком закладок.
Каждый из видов поиска имеет преимущества и недостатки. Остановимся на них более подробно:
- поиск по обязательным
атрибутам наиболее объективен,
но в реальных ситуациях
- полнотекстовый поиск
также достаточно объективен (выбранное
слово либо есть в тексте, и
тогда документ будет найден,
либо его нет), но требует дополнительной
информации об используемых
- поиск по классификаторам более субъективен и зависим от качества юридической обработки документов;
- поиск по тематике
наиболее субъективен, так как
в наибольшей степени зависит
от мнения юриста, принимающего
решение о классификации
При формировании запроса на поиск наиболее разумно сочетать все указанные возможности поиска.
4.3. Атрибутный поиск
В основе атрибутного поиска лежит возможность приписать документам, помещаемым в информационный банк, некие атрибуты. При этом каждый документ имеет несколько независимых друг от друга атрибутов. Это позволяет эффективно находить документы даже при отрывочных сведениях о них. Все атрибуты, приписанные документам, можно разделить на обязательные и специальные, постоянные и временные. Например, к обязательным атрибутам относятся тип документа, принявший орган, дата принятия и т.д. Специальные атрибуты - это те, которые либо необязательны, либо свойственны только некоторым документам из всего массива информации, либо присваиваются разработчиком с известной долей субъективизма. Например, присвоение тому или иному документу атрибута "тематика".
Универсальный атрибутный поиск рекомендуется применять в следующих случаях:
- более или менее точно известно, какие документы или материалы требуется найти, т.е. известны значения некоторых атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести содержимое документа (контекст);
- требуется осуществить поиск по комбинации различных атрибутов документа.
Главная особенность универсального атрибутного поиска - возможность гибко комбинировать признаки поиска и границы поиска (область документов или тематические комментарии).
Если в системе подключено несколько информационных разделов, то перед началом процедуры формирования поискового запроса рекомендуется задать границы поиска при помощи специального диалога "Где искать". Затем можно формировать сам запрос на поиск.
Наиболее эффективен атрибутный поиск, если точно известно, какие документы и материалы нужны и где они находятся. Перечислим атрибуты документов, по которым проводится поиск.
Поисковая карточка содержит 18 параметров для задания условий:
1. вид документа,
2. принявший орган,
3. номер документа,
4. дата принятия,
5. тематика,
6. дата редакции,
7. дата изменения,
8. статус (действующий/недействующий),
9. дата начала,
10. дата окончания,
11. опубликование,
12. номер регистрации в Минюсте,
13. дата регистрации в Минюсте,
14. дата внесения в БД,
15. тип документа,
16. ситуация,
17. название,
18. текст.
Почти во всех атрибутах пользователю предлагается выбирать значение из справочника-словаря (классификатора), в котором приведен исчерпывающий перечень возможных значений данного атрибута. Однако иногда разработчик тем самым заставляет пользователя долго работать в больших списках (особенно если в таком виде представлены атрибуты даты или номера).
Для ввода значений атрибутов "Вид документа" и "Принявший орган", как правило, используются специальные классификаторы. Однако наличие таких списков-словарей требует от разработчика постоянного пристального внимания к изменениям, происходящим в наименованиях органов власти и в структуре органов власти. Одной из существенных проблем при поиске с использованием атрибута "Принявший орган" является тот аспект, что достаточно часто с изменением структуры Правительства РФ изменяется спектр полномочий того или иного государственного органа. В результате для неискушенного пользователя не всегда очевидно, что те или иные документы, относящиеся к полномочиям конкретного органа власти, могут иметь другое значение атрибута "Принявший орган".
Списки значений данных атрибутов достаточно велики (за исключением атрибута "Действующий/недействующий"), но для выбора нужного значения можно воспользоваться быстрым контекстным поиском по списку атрибутов. Для этого, находясь в окне списка значений атрибутов, нажмите первую букву наименования атрибута, и курсор выбора тут же встанет на первое значение, начинающееся с этой буквы, введите следующую букву и т.д., первая отсутствующая в названии буква исчезнет из поисковой цепочки и прозвучит сигнал ошибки.
Для удобства выбора значений можно провести сортировку классификаторов. Для этого нажмите правую кнопку мыши в области списка или “горячую” клавишу <Shift+F10>, а в появившемся контекстно-зависимом меню выберите команду "Сортировка" (“горячая” клавиша команды - <F5>), и список будет отсортирован. Если выбрать команду "Сортировать всегда", то список значений данного классификатора будет сортироваться каждый раз, как он будет выбран в качестве условия поиска. Выполняя команду "Сортировать всегда", следует помнить, что данная операция увеличит время подготовки процедуры поиска.