Разработка автоматизированной информационной системы учета поставок и продажи запчастей к автомобилям в фирме

ВВЕДЕНИЕ

Компьютеры все больше и больше входят в нашу жизнь. Вычислительная техника стремительно развивается  и возможности компьютеров, которые  превратились в помощников в лаборатории  и в офисе, расширяются с каждым днем. Компьютеры нашли применение в научной работе, делопроизводстве, высокотехнологической индустрии, а также везде, где только можно. Все труднее найти область человеческой деятельности, в которой не работают компьютеры. На любом предприятии, в учебных заведениях, в маленьких фирмах можно их встретить. И необходимо вести учет вычислительной техники, как и любой собственности.

Внедрение в эксплуатацию информационных систем позволяющих систематизировать  обрабатываемую информацию приводит в  свою очередь к увеличению производительности труда, снижению вероятности совершения случайных ошибок, повышения наглядности, снижению объемов информации обрабатываемой вручную.

Постоянное развитие и модернизация подобных систем в конечном итоге  позволит снизить долю вмешательства  человека в их функционирование до необходимого минимума.

Как правило, наибольшую трудоемкость имеют самые рутинные операции, например, такие как составления планов работ, расписаний, графиков занятости  персонала и оборудования. В ходе выполнения таких работ, человеку приходится с множеством непостоянных факторов, количество которых, порой достигает нескольких десятков или даже сотен.

Разработанная система предназначена  для ведения учета поставки продажи запчастей к автомобилям в фирме. В базе данных находится информация обо всех поступлениях и продажах в фирме, а также товарах, сотрудниках и поставщиках. С помощью данной программы можно менять эту информацию, добавлять новые сведения, удалять устаревшие. Данная программа создана в Visual FoxPro 9.0.

Разрабатываемая модель должна быть проста в применении и соответствовать требованиям заказчика.

Задачи разработки: облегчить процессы, связанные с учетом товара и работой  персонала, упростить процедуру регистрации информации о покупках и продажах и формирование необходимой документации.

 

 

1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

1.1 Описание бизнес-процесса

Фирма «Автостоп» занимается продажей запчастей к автомобилям. Товар заказывается у поставщика. Поступление товара оформляется с помощью «Приходной накладной». С клиентом работает сотрудник автосервиса, который оформляет заказ на выбранный товар и выписывает счет на его оплату. На основании исследований потребностей клиентов составляется прайс-лист предлагаемых к продаже запчастей. Схема бизнес процесса представлена на рисунке 1.1.1.

 

Рисунок 1.1.1 – Схема бизнес – процесса фирмы

Проведем анализ бизнес - процесса. В основе деятельности организации лежат следующие компоненты:

• клиенты;
• сотрудники;
• поставщики;
• запчасти.

Бизнес – процессы фирмы:

• регистрация новых запчастей и учет их количества;
• регистрация новых  поставщиков и сотрудников;
• продажа запчастей;
• формирование заказов;
• формирование отчетов.

Все процессы выполняются в пределах одного здания. А совместное использование данных осуществляется с помощью сервера БД и локальной сети.

 

Организационная структура организации выглядит следующим образом (рис. 1.1.2.):

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1.2 – Организационная структура фирмы

 

Периодичность осуществляемых бизнес-процессов:

• регистрация новых запчастей – по мере поступления;
• учет количества запчастей - ежедневно;
• регистрация новых поставщиков и сотрудников – по мере поступления;
• продажа запчастей - ежедневно;
• формирование заказов - ежедневно;
• формирование отчетов - ежедневно.

Определим мотивацию производственной деятельности фирмы:

• наилучшее соотношение «затраты-удобства»;
• улучшение обслуживания клиентов;
• поиск новых клиентов.

1.2 Описание задачи

Наименование задачи: разработка автоматизированной информационной системы учета поставок и продажи запчастей к автомобилям в фирме.

Цель работы фирмы: учет поставок и продажи запчастей.

Функции программы:

• составление отчетов;
• учет продаж в фирме запчастей;
• подведение итогов;
• учет поступления на фирму запчастей.

Перечень вводимой информации:

• наименование товара;
• стоимость единицы товара поставки;
• стоимость единицы товара продажи;
• количество товара поставки;
• количество товар продажи;
• признак оригинальности товара;
• дата поставки;
• дата покупки;
• название поставщика;
• адрес;
• телефон;
• фамилия сотрудника;
• имя сотрудника;
• отчество сотрудника;
• должность.

Перечень выводимой информации:

• прайс-лист;
• счет.

Требования к оснащению рабочего места:

• процессор Intel Pentium III;
• ОЗУ 256 Мб;
• HDD не менее 40 Гб;
• лазерный (струйный) сетевой принтер;
• монитор 17'';
• клавиатура (стандартная);

• мышь (стандартная);

 

1.3 Описание входной информации

Входными документами являются: приходная накладная, карточка поставщика, карточка товара, заказ.

Из входных документов берется информация для обработки и формирования отчетов.

Документ «Приходная накладная» включает в себя список товаров, которые к нам приходят от поставщика. Структура документа представлена на рисунке 1.3.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3.1 – Структура документа «Приходная накладная»

 

Карточка «Поставщик» предназначена для занесения в базу сведений о клиенте. Структура входного документа представлена на рис. 1.3.2.

 

 

 

 

Рисунок 1.3.2 – Структура документа «Поставщик»

Карточка «Товар», предназначена  для заполнения сведений о запчастях. Структура входного документа представлена на рис. 1.3.3.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3.3 – Структура документа «Товар»

 

Документ «Заказ» предназначен для регистрации информации о покупателе и о заказанной запчасти. Структура документа представлена на рис. 1.3.4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.3.4 – Структура документа «Заказ»

 

1.4 Описание выходных документов

Выходные документы представляют собой результат обработки входных  данных, которые имеют удобный  для пользователя вид. В данном случае выходными документами являются отчеты: счет на оплату, прайс-лист.

«Счет на оплату» представляет собой документ, который выдается покупателю запчастей после оплаты товара. Структура документа представлена на рис. 1.4.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.4.1. – Структура документа «Счет»

 

Документ «Прайс-лист» содержит сведения о запчастях, предлагаемых к продаже. Структура выходного документа представлена на рис. 1.4.2.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.4.2 – Структура документа «Прай-лист»

 

1.5 Разработка базы данных

Для построения реляционной базы данных необходимо выделить сущности и связи  между ними, определить атрибуты сущностей, задать первичные и внешние ключи, привести модель к требуемому уровню нормальной формы.

При детальном анализе уточняются ранее используемые сущности и добавляются  новые сущности, определяется наполнение каждой сущности атрибутами.

Сущность – это объект, информация о котором хранится в базе данных.

Для создания информационной модели сначала нужно определить сущности. Выделим следующие сущности:

• запчасти;
• продажа;
• сотрудники;
• поставщики;
• поставка.

На данном этапе проектирования информационная модель база данных будет выглядеть следующим образом - рисунок 1.5.1.

 

Рисунок 1.5.1 – Диаграмма «Сущность-связь»

 

Приведем нашу базу данных к  I нормальной форме. Условия I нормальной формы:

• должны отсутствовать повторяющиеся записи;
• должны отсутствовать повторяющиеся атрибуты;
• каждый атрибут должен быть неделим.

 

Для каждой сущности определим атрибуты, которые будут храниться в  базе данных.

Сущность «Продажа»:

• Код продажи;
• Дата продажи;
• Табельный номер сотрудника;
• Количество продажи;
• Стоимость единицы товара продажи;
• Код запчасти;
• Стоимость продажи.

Сущность «Сотрудники»:

• Табельный номер;
• Фамилия;
• Имя;
• Отчество;
• Должность.

Сущность «Поставщики»:

• Код поставщика;
• Наименование;
• Телефон;
• Адрес поставщика.

Сущность «Запчасти»:

• Код запчасти;
• Наименование;
• Признак оригинальности;

Сущность «Поставка»:

• Код поставки;
• Дата поставки;
• Количество поставки;
• Стоимость единицы товара поставки;
• Код запчасти;
• Стоимость поставки;
• Код поставщика.

 

В нашей базе данных выполняются  все условия I нормальной формы. Далее следует привести базу данных к II нормальной форме. Рассмотрим условия II нормальной формы:

• выполняются все условия I нормальной формы;
• первичный ключ однозначно определяет запись;
• все поля записи зависят от первичного ключа;
• первичный ключ имеет минимальную форму.

Для того, что бы привести базу данных ко второй нормальной форме, нужно добавить в нее дополнительные ключевые поля.

Исходя, из выше сказанного выделим новые сущности: «Должность», «Признак оригинальности» и определим их взаимосвязи – Таблица 1.