Требования к составлению реквизитов документов XVI- XVIII вв

Содержание

С.

Введение………………………………………………………………………..    3

1 Формуляр документа……………………………………………………….    7

1.1 Понятие формуляра документа…………………………………………...    7

1.2 Требование к формуляру документа……………………………………...    9

2 Требования к составлению реквизитов

документов XVI- XVIII вв.………………………………………………......  12

2.1 Основные реквизиты документа XVI- XVII вв………………………….  12

2.2 Основные реквизиты документа XVIII в………………………………...  19

Заключение…………………………………………………………………….  26

Библиографический список………………………………………………....  28

 

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три  года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как  и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь  информацией. В нынешних экономических  условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя  узнают, что, где, когда и почем. Другими  словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает  документ. Документы используются в  различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных  дисциплин. Поэтому содержание понятия  «документ» многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для  каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или  свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты  в области управления считают  его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.). ¹

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе  составляют формуляр документа.

____________________

¹ Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001, с.6.

В настоящее время требованиям  к формуляру документов уделяется  особенное внимание: разрабатывается  законодательная база, нормативные  документы, создатели которых стремятся  как можно более отчётливо  отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Изучение современных требований к формуляру  документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей его развития.

На сегодняшний  день очень много литературы по теме делопроизводство, так как оно  развивается и материала по нему появляется все больше и больше. Управление неразрывно связано с  получением информации, на базе переработки  которой принимается управленческое решение. Основным носителем информации в управлении пока остается документ на бумажной основе. Актуальность темы курсовой работы имеет большое значение так как, специалисты управленческого аппарата большую часть времени тратят на работу с документами (составление, оформление, перепечатку, обработку). Поэтому надо знать реквизиты документа, как они изменяются на протяжении времени. Ведь совершенствование работы с документами является первым условием повышения производительности труда в сфере управления.

Объект исследования: Делопроизводство в учреждениях России.

Предмет исследования: Делопроизводство в учреждениях России, формуляры  документов в XVI-XVIII вв.

Целью данной курсовой работы является изучение исторического развития отдельных элементов формуляра документа. При подготовке курсовой работы были поставлены следующие задачи: определить круг источников и литературы, отобрать нужный материал для работы, познакомиться с развитием документа и его формуляра, изучить историческое развитие реквизитов и понять при изучении как менялось оформление реквизитов с XVI в. по XVIII в.

Метод настоящего исследования данной темы исторический.

Степень изученности темы довольно велика так как, в данной работе можно познакомиться с различными видами документов и с их реквизитами. По данной теме были использованы различные источники. С их помощью удалось узнать больше о реквизитах  XVI - XVIII вв.

При раскрытии  и изучении данной темы были использованы следующие источники:

 - Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. В этом учебнике освещены вопросы регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.

- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании ГОСТОВ. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов.

- Нечаева Е.В. Документоведение  и документационное обеспечение  управления.I часть: Учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003. Пособие соответствует государственному образовательному стандарту, знакомит с необходимой терминологией, законодательными, правовыми актами и методическими разработками по вопросам документационного обеспечения управления, с основными требованиями к оформлению бланков документов и составлению организационно-распорядительной документации.

Нормативно-правовую базу исследования составляют действующие нормативно-правовые акты:

- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

Также были использованы статьи из журналов «Делопроизводство» и «Секретарское дело», которые  помогли изучить тему данной курсовой работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Формуляр документа

 

1.1 Понятие формуляра документа

 

В ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения закреплено следующее определение понятия документ.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

Для более  полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие реквизит.

Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 51141-98 закрепляет следующее определение:

Реквизит  документа - обязательный элемент оформления официального документа.³

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены  законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она

____________________

² ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998, п. 3.

³    Там же,  п. 39.

становится  документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном  материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение  к ней во времени. Они затрагивают  различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и  графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные  и др.

Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую  силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».⁴ Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Совокупность  реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. ⁵

 

 

____________________

⁴ Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001, с. 7.

⁵ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, с. 45.

 

1.2 Требование к формуляру документа

 

При составлении  формуляра документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или другими нормативно-правовыми актами. Именно реквизиты обеспечивают достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

В современных  условиях формуляр документов, принятый в Российской Федерации, определен  ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Например, в формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «договор», «протокол», «приказ» и т.д.

Стандарт  устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам  документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.⁶

____________________

⁶  ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

В ГОСТе  детально описывается каждый реквизит.

Официальные документы, как правило, создаются  на бланках. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.⁷ Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Характеристика  документов управления часто начинается с выявления наличия зафиксированных  правил их составления. В законодательных  актах XVI в. обращает на себя внимание тот  факт, что с развитием системы  управления возрастает значение письменной документации. Так, местные органы управления - губные учреждения - должны были руководствоваться  губными грамотами.

В государственном  правовом акте - судебнике - отдельные  статьи, так или иначе, затрагивают  и общие вопросы документирования, и вопросы порядка составления  конкретных документов. Судебник 1550 г., например, объявляет закон единственным источником права. Судебник определяет порядок действия закона: он вступает в силу с момента издания ("…с которого дни уложил"), не имел обратной силы, распространялся на всю территорию государства (ст.99).

К правилам составления документов возвращается и Судебник 1589 г.

О существовании  фиксированных норм документирования свидетельствуют также типовые  образцы документов, которые обеспечивают определенность формуляра данного  вида. Так, в конце XVII в. жалованные грамоты  стали печататься по установленной  форме с пропуском места для  имени лица, кому дается грамота, обозначения  названия поместья и 

____________________

⁷ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998, п. 44.

количества передаваемой земли.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно  сделать следующий вывод, что  формуляры различных видов документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление его отдельных реквизитов.

Тексты  каждого вида документа имели  определенную схему построения. Основная особенность среднего, типового формуляра  эпохи его складывания вплоть до XVIII в. заключалась в том, что  документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как  вид документа, его автор, дата, иногда и адресат, не выделялись из текста. Автор, дата, адресат входили во вступительную  или заключительную части текста.