Требования к составлению реквизитов документов XVI- XVIII вв

Большинство распорядительных документов на основе единоначалия на всех уровнях управления государством стали называться «указами» и  издавались или объявлялись в  большинстве случаев от имени  императоров или позднее императриц. Указы, имеющие характер частного распоряжения, имели более широкий круг применения. Они издавались императорами или  императрицами, различными советами при  них, Сенатом, коллегиями, губернскими  учреждениями, канторами, канцеляриями и прочими учреждениями XVIII века. Таким образом, под названием «указ» были объединены практически все распорядительные документы XVIII века на всех уровнях управления.¹⁰

Челобитные  назывались нередко прошениями вплоть до 80-х гг. когда Екатерина II издает указ - "вместо челобитен подавать жалобницы или прошения".

Грамота сохранялась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В  Генеральном регламенте была названа  изобразительная документация - ландкарты, или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов и пр.

Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов  и форм документов, переход одного вида документа в другой. Это можно  увидеть на примере учетной документации. В первой четверти XVIII в. вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги. К 70-м гг. XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой

____________________

¹⁰ Глотова С.А. Развитие распорядительной документации в XVIII веке / С.А. Глотова // Журнал Делопроизводство. – 2009. - №1. – С. 32-35. 
стороне источников доходов, в правой - всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Эти документы свидетельствовали о появлении бухгалтерского учета.

Табличную форму учетные документы приобретают  в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим - штрафные журналы; записные книги мирских старост, фиксировавших сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился формуляр подворной описи.

Оформлению  автора документа был посвящен специальный  указ от 27 ноября 1741 г. "Форма о  титулах…". В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять  в разных видах документов. Так, в  грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства - "императрица  и самодержица Всероссийская".

В указах автор обозначался вслед наименованию вида документа: "Указ ее императорского величества самодержицы Всероссийской". При этом автор конкретизировался  указанием: "из Сената" или "из коллегии". Приговоры начинались с указания автора по следующей форме: "По указу ее императорского величества". Определялись правила титулования  автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились  их типовые формы.

В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата - наименования учреждения. Например, в указах автор обозначался в начале текста "Божий милостью Петр I, первый царь и самодержец всероссийский и протчая и протчая и протчая…", в челобитной в начале текста после адресата, отделяясь от него, и от текста: "Бьет челом Первого Московского полка прапорщик Григорий Бражников…".

Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный указ "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел". Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг.

Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка ("Правительственный сенат", "В  государственную Берг-коллегию"). В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно "Табели о рангах" указывался наряду с  должностью титул: "Сиятельнейший  граф, высокородный и высокопревосходительный  господин генерал-аншеф и разных орденов кавалер! Милостливый государь Петр Иванович!"

В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в  конце текста часто в одну строку с ним: "Июля 27-го 1708 году".

К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: "Января 19 дня 1775 года". Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: "Послано из местечка Горок, июля 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным". Дата получения и регистрации проставлялась по верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа.

Изменилась  в XVIII в. и форма документа. Определенное влияние на нее оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. И на столбцах - 25 и 50 копеек. Изображения (государственный герб - орел) - "клейма" были разных размеров соответственно стоимости бумаги: "большое клеймо", "среднее" и "меньшее". Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 г. рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, с 1720-1723 гг. клейма не имели цены листа. Проставление клейма в определенном месте организовывало текст документа, создавало определенность размера его формы.

В 1700 г. указами  Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями: "…всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (то есть в пол-листа, вместо раннее существовавшего формата "в четверть"), а не в столбцы". Введением новой формы достигалась экономия бумаги ("…А как учнут писать в лист и на обеих сторонах в тетради, бумаге расходу будет меньше"…), большая надежность их хранения ("которые дела…писаны в тетрадях…никакому повреждению, ни тлению не подлежит"), ускорение справочной работы по документам.

Изменение формы документа повлияло на организацию  всего делопроизводства. Прежде всего, сокращалась переписка. При столбцовой форме легче было составить новый  документ, чем отыскать старый. Вскоре реквизиты снова подвергаются изменениям.

Стремясь обезопасить  свою переписку, послы нередко использовали сторонние для дипломатии языки  − латинский, греческий и т. д. Но и это не могло полностью  гарантировать письма от прочтения  заинтересованными лицами. Таким  образом, в XVI−XVIII вв. в дипломатической переписке применяются основы аппарата, применяемого в криптографии для анализа шифров и дешифрования. Основным средством для шифрования постепенно становятся коды. ¹¹

Проанализированные источники  показывают, что композиционное оформление деловых текстов XVII в., опираясь на сложившиеся традиции, знания и опыт служащих приказов, не было достаточно регламентировано. В рассмотренных сказках XVII в. наблюдается варьирование в содержании текста. В XVIII в. вместе с преобразованием системы государственных органов власти в делопроизводстве происходит эволюция композиционной

____________________

¹¹  Волкова, Е. А. Секреты дипломатической переписки XVI-XVIII вв. / Е. А. Волкова // Журнал Делопроизводство. - 2009. - N 3. - С. 89-92.

структуры документов. Сказки XVIII в. характеризуются строгой схемой изложения, изменением формы представления традиционных композиционных элементов и возникновением новых. Это позволяет говорить о XVIII столетии как о начальном этапе в формализации и стандартизации документного текста.¹²

XVIII век – это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов. Разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В XVI-XVII вв. регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечить землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривалась не в специальных, а в общих законодательных актах. XVIII век начинает законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как этого требовали интересы разросшейся государственной машины.

Итак, появившись в одном  из ранних периодов документирования, регистрация документов сохраняла  свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация  укрепляла статус официального документа  – быть подлинным доказательством  закрепленной в нем информации.¹³

На основании сказанного можно сделать следующий вывод: период с XVI-XVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию

____________________

¹² Преферансов С. А. Композиционное оформление текстов сказок в делопроизводстве государственных учреждений XVII-XVIII вв. / Преферансов С. А. // Журнал Секретарское дело. - 2008. - N 1. - С. 26-29.

¹³ Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI – н. XX века) / М.П. Илюшенко // Журнал Делопроизводство. – 2008. - № 2. – С. 86-92.

первых государственных  учреждений — приказов. Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. Приказное делопроизводство сыграло важную роль в становлении и укреплении централизованного русского государства.  Оно отразило формы и методы управления,  особенности структуры органов управления на первоначальном этапе своего развития.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал Генеральный регламент, утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

В целом реформы XVIII  века установили в России единообразную систему делопроизводства государственных учреждений и позволили сохранить многие архивные документы до наших дней.

 

 

 

 

Заключение

Государственный аппарат требует постоянного  совершенствования механизма управления. Поэтому надо уделять огромное внимание разработке требований к составлению, оформлению реквизитов служебных документов.

В данной работе рассматривалась тема исторического  развития отдельных элементов формуляра  документа. На протяжении времени реквизиты  документа приобретают изменения  в своем расположении, оформлении. У каждого отдельного документа  присутствуют свои реквизиты.

В период - XVI-XVII вв. - постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации  управления и делопроизводства от предшествующего  периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.

Изменились состав и положение  чиновничества. Введение новых критериев  оценки годности служебной деятельности и денежное (а не натуральное) его  содержание поставило чиновничество  в подчинение неограниченной власти монарха.

Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собой законченный  технологический цикл создания и  обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная  область более четко оформлялась  деятельность архивов.

Нарушение установленных  правил документирования, хранения и  использования документов (хищение  документов, искажение их смысла при  составлении, подделка и разглашение  решений) каралось наказанием смертной казнью («чести, живота и пожитков лишить»), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.

В заключении работы можно сделать следующие выводы:

Во-первых, было изучено понятие формуляра документов, проведен анализ требований к формуляру документов.

Во-вторых, был  изучен каждый реквизит, что он представлял  из себя, какова его роль в документе.

В-третьих, было изучено историческое развитие отдельных  элементов формуляра-образца документа.

Тема данной курсовой работы очень актуальна на сегодняшний  день. Каждый работник любого учреждения или любой организации, занимающийся составлением и оформлением документов, должен быть знаком с реквизитами  различных документов, их оформлением  и расположением.

                               Библиографический список

 

Нормативно-правовые акты

 

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

ГОСТ  Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.