Организация документооборота

Документооборот

 

Выполнила:

Ющишина Анастасия

Организация документооборота

 

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

 

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, в учреждении. Документооборот определяет инстанции движения документов , скорость этого движения.

Основные принципы организации  документооборота:

• прохождение документов должно быть оперативным;
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить  возвратные перемещения документов;
• порядок прохождения  и процесс обработки основных видов  документов должен быть единообразным.

Для выбора оптимальных маршрутов  движения документов на предприятии  разрабатываются рациональные схемы  движения и обработки основных  видов документов.

• входящие документы
• внутренние документы
• исходящие документы

 

• документы вышестоящих организаций (постановления, указы, законы, распоряжения. Решения, инструкции. Методические указания, и рекомендации);
• документы подведомственных организаций (отчеты, о финансовой, хозяйственной, управленческой деятельности, докладные записки, акты, различного рода запросы);
• документы организаций, которые направляются с целью согласования совместных действий (письма, рекламные листовки. Счета, сертификаты, заявки)%
• жалобы и заявления граждан

 

Входящий документопоток  составляют:

•  документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы. Создаются в ответ на поступившие устные или письменные инициативные документы. (Распорядительные документы в подведомственные организации, информационные письма, докладные записки, справки, отчеты, договора и т.п.)

 

Исходящий  документопоток  составляют

документы, создаваемые и  используемые в самой организации, не выходящие за ее пределы;

• организационные документы, определяющие функции, задачи организации, права и обязанности должностных лиц (положения, уставы, должностные инструкции, правила, штатные расписания);
• распорядительные документы, издаваемые руководством организации (приказы, указания, распоряжения, решения)

Протоколы, акты, плановые документы  по учету материальных и денежных  средств, оборудования

 

 

Внутренний документопоток  составляют:

Работа с поступившими  документами состоит из операций:

 

Отправка.

 

Исполнение документов;

 

Обработка (распределение, регистрация) и направление на исполнение;

 

Прием документов;

 

Прием, обработка и распределение  входящих документов.

Правила первичной обработки  поступивших документов.

 

• проверить правильность доставки. Ошибочно доставленные документы возвратить на почту.
• Проверить целостность упаковки, сохранность печатей. Если обнаружено нарушение, то сообщить отправителю.
• Вскрыть конверты, за исключением с пометкой «Лично» и «В адрес профсоюзной организации».
• Проверить комплектность и сохранность вложений.
• Сохранить конверт, приколов к документу, в следующих случаях:

 

Если:

• Если на документе отсутствует дата;
• Если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство отправки и получения документа (письма, заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки);
• Если адрес отправителя есть только на конверте;
• В остальных случаях конверты уничтожаются.

 

Если:

•  Зарегистрировать поступивший документ.  На документе поставить штамм о его получении. В штампе – наименование организации, дата (время)_ поступления, порядковый учетный № документа.
• Отсортировать документы на «регистрируемые» и  «не регистрируемые» в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. При распределении документов еще пользуются положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

 

Главная цель – отобрать документы в адрес руководителя. Документы с пометкой «лично» и в «адрес профсоюзной организации» сразу направляются по назначению

 

• Предварительно рассмотреть документ и выяснить, не нуждается ли документ в подборке дополнительной информации – других документах, письмах, позволяющих полно представить проблему.
• Передать  документ на рассмотрение руководителю или в адрес исполнителя в день их получения.

 

• Составление проекта документа
• Согласование проекта документа.
• Оформление документа на ПК.
• Визирование документа (ФИО, должность лица, которое согласовывает документ, его подпись, дата согласования),
• Подписание руководителем или ответственным должностным лицом.
• Регистрация документа.
• Проверка правильности  адресования.
• Отправка документа в день его подписания.
• Подшивка второго  (последнего) экземпляра в дело.

 

Работа и исходящими  документами.

• Руководитель организации, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Указания оформляются в виде  резолюции.

Резолюция – решение руководителя по поставленному вопросу. Резолюция содержит ФИО исполнителя. Принятое решение, срок исполнения. С резолюцией документ передается исполнителю Если документ проходит несколько инстанций, на документе ставят несколько резолюций. Ответственное должностное лицо по исполнению такого документа – тот, кому адресована первая резолюция.

 

Порядок направления на  исполнение документа.

• Когда работа завершена, та на инициативном документе  поставляется отметка об исполнении (ФИО исполнителя, подпись дата исполнения, № дела.)
• Исполнитель оставляет у себя документ до полного решения вопроса.
• Документ подшивается в дело со всеми другими документами, относящимися к нему.

Постановления, решения, письма вышестоящих  организаций (которые  не требуют  ответа) – необходимые для ознакомления  - содержат отметку о принятии  указаний к действию. Например: «Принято  к сведению», «Принято к руководству»

Сводки, отчеты, заявки, информационные  письма содержат отметку об  исполнении. «Включено в план», «Включено  в отчет» и т.д.

•  Составление проекта документа
• Согласование проекта документа.
• Оформление документа на ПК.
• Визирование документа
• Подписание руководителем или ответственным должностным лицом.
• Регистрация документа
• Отправка документа в день его подписания.

 

 

Работа с внутренними  документами.

Распорядительные документы  проходят через юридический отдел.

Протоколы не требуют составления  проекта.

Докладные записки, справки поступают  прямо адресату..

Объем документооборота - это общее количество входящих и внутренних документов за год. Учет нужен для определения динамики роста документооборота

Анализ этих данных  используется при формировании  структурных подразделений, при  организации рабочего дня сотрудников.

 

Учет объема документооборота

Регистрация документов – это фиксация факта создания или получения документа в учетной форме.

Цель регистрации:

• обеспечить сохранность и поиск необходимой информации
• Вести учет документов, контроль за их исполнением , справочную работу

Регистрация придает юридическую  силу документу.Пока документ не зарегистрирован – он не существует.

 

Регистрация документов.

все документы, требующие  специального учета, исполнения  и использование в справочных  целях, независимо от способа  их получения.

Например:

• Документы от вышестоящих организаций;
• Заявления и жалобы от граждан;
• Корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа;
• Материалы постоянного срока хранения;
• Внутренняя документация организации;
• Входящие и исходящие документы

 

Регистрации подлежат:

Процесс регистрации – это присвоение регистрационного номера (индекса), перенос (снятие) с документа реквизитов и занесение их в регистрационную форму.

• Условного обозначения (индекса)  структурного подразделения
• Номера дела по номенклатуре дел;
• Порядкового входящего или исходящего № документа

Внутренние распорядительные документы  и протоколы в качестве регистрационного  индекса имеют только порядковый  № с начала года.

Инициативные и ответные документы  имеют один регистрационный индекс. Сначала регистрационный индекс  присваивается инициативному документу, а потом переносится на ответный.

 

Регистрационный № (индекс) документа состоит из:

Инициативные и ответные  документы имеют один регистрационный  индекс. Сначала регистрационный индекс присваивается инициативному документу, а потом переносится на ответный.

 

Внутренние распорядительные документы  и протоколы в качестве регистрационного  индекса имеют только порядковый  № с начала года.

 

•  Входящие документы регистрируют в день поступления.
• Исходящие документы – в день отправки.
• Внутренние документы – в день подписания или утверждения.

 

 

Регистрация должна быть  однократной

В практике существуют 2 формы регистрации:

 

Карточная.

 

Журнальная

Журнальная форма – применяется в организации с небольшим количеством документов. Журнальная регистрация используется в работе с документами ограниченного доступа – секретными, конфиденциальными.

 

Для каждой категории  разрабатывается своя форма журнала.

Таблица с графами:

• дата получения;
• регистрационный № документа присваивается организацией получателем
• корреспондент (автор письма – от кого);
• вид документа;
• № и дата документа (присвоил отправитель – автор)
• заголовок (краткое содержание)