Организация документооборота

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Административные  и офисные технологии»

на тему «Организация документооборота»

 

 

 

 

2013г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Понятие документооборота……………………………………..3
2. Прохождение и порядок исполнения поступающих документов……………………………………………………….5
3. Прохождение отправляемых документов………………….….9
4. Прохождение внутренних документов………………………...10
5. Работа с конфиденциальными документами………………….11
6. Работа с письмами и обращениями граждан………………….13
7. Прием, передача и доставка документов……………………...16
8. Учет объема документооборота………………………………..17
9. Список литературы……………………………………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в  учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:

- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации  документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для  расчета штатной численности  персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств, при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному  составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному  обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Прохождение и порядок  исполнения поступающих документов

Документопоток поступающих документов составляют:

- документы вышестоящих организаций, органов власти;

- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

- жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная(экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно  экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая  в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей  проверить правильность доставки и  целостность вложений, учесть поступившие  документы и подготовить их к  передаче по назначению. Проверяется  целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку в  виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа  проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки  документы сортируют по структурным  подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные  подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями  этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для  доставки по назначению, остальная  документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность  их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что  в настоящее время документы  могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана  обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших  документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время  большинство руководителей перегружены  избыточной информацией, этот поток  документов должен быть подвергнут тщательному  анализу. Руководству организации  направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую  для руководства информацию. Они  составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно  структурному подразделению или  исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы  передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений  производится, как правило, в день их получения. Срочные документы  рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным  исполнителям. Если указано несколько  исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной  работы над документом с него изготавливаются  ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе  должна быть отражена в регистрационных  карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между  структурными подразделениями и  исполнителями осуществляются без  расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно  с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа  при необходимости фиксируется  на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа  на подпись к нему следует прилагать  материалы, на основании которых  он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы  направляются тогда, когда работа над  ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

 

 

 

 

3. Прохождение отправляемых документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ  на соответствующую просьбу или  предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие  ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  включает несколько этапов:

- составление проекта документа, его распечатка;

- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования  можно ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа  представляется секретарю-референту  для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в  необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа  вместе с необходимыми материалами  секретарем-референтом или в отдельных  случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются  по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют  стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают  в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией  документы должны быть отправлены в  день их поступления.

4. Прохождение внутренних  документов

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта  документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения  на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают  с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический  отдел; протоколы не требуют составления  проекта; докладные записки, справки  и т. п. документы поступают прямо  к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии  их рассылаются в структурные  подразделения. Докладные записки  на имя руководителя организации  или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы  после рассмотрения должностным  лицом передаются в структурные  подразделения или подшиваются  в соответствующие дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Работа с конфиденциальными  документами

К служебным документам конфиденциального  характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

Перечень сведений конфиденциального  характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу  сведений конфиденциального характера  относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую  и иную используемую в организации  информацию, обладающую реальной или  потенциальной ценностью для  сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности  конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних  и крупных - начальником канцелярии.