Документооборот в организации

ФГОУ ВПО «ВЕЛИКОЛУКСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

 

 

 

 

 

 

                                                  Экономический факультет

 

                                      Кафедра "Таможенного дела"

 

         Контрольная работа 

 

По дисциплине «Таможенное делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент  III курса

                                                       Заочного факультета

                                                                   Специальности 080115

                                                     «таможенного дела»

                                           

                                        Шифр 10080

                                    Проверила:

                                  

 

 

 

 

 

                                   Великие Луки -2012

 

 

Содержание: 

1. Введение………………………………………………………………….3
2. Требования к составлению служебного письма……………………….4
3. Документооборот в организации……………………………………….8
4. Заключение………………………………………………………………10
5. Список используемой литературы……………………………………..11
6. Практическое задание……………………………………....Прилагается.

 

 

 

 

 

Введение:

С древнейших времен человек ведет переписку  с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1    Требования к составлению служебного письма

Служебные письма - это самый распространенный вид  деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной  связи с другими учреждениями и предприятиями по различным  вопросам.

    По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

    Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. 
    Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. 
    В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. 
    Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. 
    В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

    Правила оформления служебных писем

1. Служебные  письма оформляются на бланках на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав  служебного письма входят следующие  реквизиты:

адресат 
дата 
индекс документа 
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом 
заголовок к тексту 
текст 
возможно отметка о наличии приложения 
подпись 
фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо  составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый  объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма  оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, акопийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное  письмо может быть адресовано  учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория" 
Отдел сбыта

или

АО "Глория" 
Начальнику отдела сбыта 
О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория" 
Начальнику отдла сбыта 
О.И.Бендеру 
123100 Москва 
Краснопресненская, 12

7. Если  письмо одного содержания направляется  нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах  и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст  письма рекомендуется разбивать  на две части - вводную и  основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; 
- в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

водная  часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная  часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

    Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиться с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление  реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

 

 

2     Документооборот в организации

 

Документооборот в организации – это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам. Данный процесс выполняет несколько функций в делопроизводстве:

• обеспечение коммуникации между структурными подразделениями компании;
• первичная регистрация (учета) всех хозяйственных операций;
• информационное обеспечение и инструмент контроля для аппарата управления.

Компания  «Ай-Теко» предлагает услуги по внедрению электронного документооборота на предприятиях любой сферы деятельности.

График  документооборота

График  документооборота – это схема  движения первичных документов в  организации с момента их выписки  до сдачи на хранение. Каждое предприятие составляет и утверждает его самостоятельно. Задача графика заключается в построении рационального документооборота, который обеспечивает оптимальное количество подразделений, исполнителей, а также минимальный срок для прохождения (учета) каждого первичного документа.

Результатом правильного составления графика  является:

• наилучшее распределение должностных обязанностей между сотрудниками;
• усиление контрольных функций учетных операций;
• ускорение движения документов.

Ответственность за разработку документов, их своевременную  передачу согласно графику и достоверность отражаемой информации несут лица, которые их составили и подписали.

Виды  документооборота

В зависимости  от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

• Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;
• Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;
• Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.
• Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
• Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Способы организации документооборота

Существуют  следующие способы учета документации:

Бумажный. Означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный. Подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный. Предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

 

 

Заключение:

    Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

    Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

    Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

    Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

    Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.