Лекции по "Делопроизвотству"

Тема №1 Документирование деятельности коллегиальных органов

№ 1 Организационно-технические  мероприятия по подготовке

и проведению совещаний

 

Деятельность  учреждений работающих на основе коллегиальности  документируется постановлениями, решениями, распоряжениями, которые принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

Собраниям и  заседаниям предшествует подготовительная работа: разрабатывается повестка дня  и регламент работы. Вопросы в  повестке дня располагаются в порядке их важности, к повестке дня прилагается список приглашенных. Перед началом заседания проводится регистрация присутствующих.

При подготовке большого совещания предусматривается  следующий порядок:

1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников
2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня
3. выработка регламента совещания
4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

• доклада организатора совещания
• доклада предполагаемых участников
• справочно-информационные материалы, которые могут потребоваться в ходе совещания
• проекта решения

5. организационное обеспечение совещания

• регистрация участников
• размещение участников
• транспортное обеспечение участников
• питание
• культурно-массовые мероприятия
• информирование участников по интересующим их вопросам
• снабжение участников канцтоварами

6. организация работы секретариата совещания

7. техническое обеспечение проведения совещания
8. документирование работы совещания:
• составление протокола
• размножение итоговых материалов
• обеспечение этими материалами участников совещания
9. анкетирование участников совещания

• о работе совещания
• об уровне организации и проведения совещания

Для совещаний  определяется регламент работы, который определяет организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов; общая продолжительность совещания не должна превышать 3 – 4 часов в день.

Приблизительный регламент:

1. вступительное слово, оговаривающее временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания   не более 10 минут
2. основной доклад       до 30 минут
3. вопросы к докладчику      не более 2 минут
4. содоклад, сообщение      не более 10 минут
5. вопросы к содокладчику      не более 1 минуты
6. выступление       5 – 7 минут
7. ответы докладчика      не более 5 минут
8. ответы содокладчиков      не более 3 минут
9. справка по ходу совещания     не более 3 минут
10. чтение проекта решения      не более 5 минут
11. предложения по проекту решения    не более 3 минут
12. подведение итогов совещания     не более 10 минут

Если в совещании  участвуют менее 50 человек, перерыв делают через каждые 50 минут, продолжительностью не более 10 минут. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа на 15 минут.

№ 2 Структура  доклада

 

Составление служебных  документов может преследовать две  цели:

1. информирование
2. информирование и убеждение

При информировании материалы располагаются в простом  порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко. Беспорядочное перечисление фактов приводит к ошибкам, поэтому  рекомендуется излагать их в логической последовательности (в хронологической, географической, по степени важности).

Если цель –  убеждение, выбирается такой порядок, который приводит слушателей к выводам  и рекомендациям, которые вы защищаете. Обычно это достигается по средством  логики и рассуждений. Существуют психологические аспекты убеждения.

Применяют следующие  логические построения:

• постановка проблемы
• анализ проблемы
• возможные решения
• очевидность
• вывод
• рекомендуемые действия или план действий
• необходимость действий
• возможные проблемы
• ожидаемые выгоды
• выводы
• рекомендации

Логическая схема  текущего отчета:

• констатация достижений к определенному времени
• описание работы, которую осталось сделать
• указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания
• определение пути решения проблем
• рекомендации

В докладе необходимы следующие элементы:

1. вступление, указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении
2. определение цели, отражение самого существенного в документе, что объясняет его назначение
3. основная часть – изложение основных фактов
4. выводы, если требуются
5. рекомендации
6. резюме

№ 3 Требования к составлению и оформлению протокола

 

Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная его часть состоит из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня.

Текст каждого  раздела составляется по схеме:

1. слушали
2. выступили
3. постановили (решили)

Основной частью протокола является раздел, постановили, который составляется наиболее подробно, протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем совещания.

Протокол заседания  совета директоров подписывается всеми присутствующими на заседании членами совета.

 

Наименование  предприятия протокол Заголовок 17.10.2001         № Председатель     –      Ф.И.О. Секретарь           –   Ф.И.О. Присутствовали:                     –      Ф.И.О. Приглашенные: должность    –      Ф.И.О. Повестка дня: слушали: ф.и.о., должность … (содержание выступления) выступили: ф.и.о., должность … (содержание выступления) постановили:   Председатель                                                 (подпись)                      И. О. Ф. Секретарь                                                       (подпись)                      И. О. Ф. В дело №   Личная подпись  исполнителя (ей) Дата

Тема №2Документирование информационно справочных материалов

№ 1 Документирование оперативной информации

 

1. Справки – документы, содержащие описания или подтверждения тех или иных фактов, событий. Справки могут быть:
• С информацией о фактах и событиях служебного характера (справки по производственным вопросам)
• Справки - выдаваемые гражданам или учреждениям для удостоверения того или иного фактора (справки о зарплате, месте проживания и т.д.)

Справки с места работы подтверждающие трудовой стаж и оплату  труда  работников  составляются на бланке предприятия формата А5. Бланк  справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст. Текст начинается с указания в именительном падеже ФИО работника, затем его должности и зарплату. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. Если в справке нет данных о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справка с места работы заверяется печатью.

2. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного предприятия или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации,  имевшем место явлении, а также выполнении работ. Докладная записка содержит выводы и предложения составителя.

Докладная записка составляется как  по предложению руководителя, так  и самостоятельно работником. Тексту докладной записки предшествует заголовок. Текст делится на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается, во второй излагаются предложения и просьбы.

 

«Наименование отдела»     Ген. Директор «Докладная записка»     И.О.Ф. дата № ___   заголовок текст Должность    подпись _____  И.О.Ф.

 

3. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание, отдельные положения основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка. Объяснительные записки может быть:

• сопровождающие основной документ и разъясняющие его; оформляются на бланке организации.

• по поводу прояснения ситуации, поступков, поведения.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, обычно пишется  от руки с соблюдением всех правил. Объяснительная записка должна иметь  дату, указание адресата, подпись составителя. Текст составляется в произвольной форме с указанием причин, которые привели к каким – либо нарушениям.

4. Акты – документы, составляющиеся несколькими лицами и подтверждающие установленный факт или действие. Обычно составляется комиссией по указанию вышестоящих организаций или руководства. В зависимости от повода акты могут быть:

• акт ликвидации

• акт приема – передачи
• акт дегустации
• акт проведения испытаний
• акт уничтожения дел
• акт несчастных случаев
• акт инвентаризации

Все акты составляются по единой схеме

1. члены комиссии знакомятся с существом вопроса подлежащего отражению в акте
2. изучают нормативные документы по данному вопросу
3. составляют акт, в котором отражают те данные, которые достоверно установлены. Акт оформляют на общем бланке ф. А4
4. подписывают и утверждают акт

Дата и место составления  акта должны соответствовать  действительности. Текст делится на три части:

1. введение
2. констатирующую часть
3. выводы

Во второй части излагаются цели, задачи и существо работы проделанной  составителями актов, а также  результаты.

В третьей части делаются выводы или даются рекомендации. После текста, перед подписями, при необходимости  указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение. Завершают акт подписи председателя и членов комиссии, должности не указываются.

 

Наименование организации                                     утверждаю                        Председатель                        подпись ____  И.О.Ф.                       01.10.2001 г.   акт 20. 09. 2001 г. №___   Заголовок   Составлен комиссией в составе: Председатель                                  должность   И.О.Ф. Члены комиссии:                    должность                                                         И.О.Ф. … Составлен в 2-х экземплярах 1-ый – в дело № 814 2-ой – в областной архив   Председатель комиссии                      подпись ___   И.О.Ф. Члены комиссии

 

5. Претензия – документ о нарушении контракта, обязательств и требований, о возмещении убытков стороной нарушившей эти обязательства

Претензии предъявляются в отношении качества, транспорта, объемов и сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и др. условий контракта, и содержит основания для предъявления претензий, доказательства (ссылки на документы), конкретные требования о возмещении убытков. Документы – доказательства оформляются, как приложения к претензии; она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.