Лекции по "Делопроизвотству"

Смешанная – часть документов регистрируются централизованно, часть в структурных подразделениях. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие, исходящие, внутренние, контракты коммерческие, документы имеющие гриф ограничения доступа.

Для внутренней документации и коммерческих контрактов используется порядковая нумерация.

Порядковый регистрационный номер  присваивается по журналу, начиная  с первого с 1 января по 31 декабря  каждого года.

Входящие и исходящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового № документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, № дела, в которое будет подшит документ или его копия.

№72/1-5

72 – порядковый номер документа  по журналу регистрации

1 – номер структурного подразделения

5- номер дела.

В некоторых фирмах для регистрации  документов применяется иная последовательность расположения составных частей номера 1-5/72

Номер документа может содержать  код должностного лица, вопросов деятельности, вида документа, например, №72 – БМ.

Журналы регистрации  входящих и исходящих документов.

Журналы включают следующие графы:

• № документа
• дата документа
• автор документа
• адресат для исходящего документа
• количество листов документов
• резолюция
• подпись исполнителя
• срок исполнения
• отметка об исполнении
• № дела (папки)
• примечания

Обычно не подлежат регистрации  поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания, извещения, сообщения  о встречах и переговорах, письма с пометкой «Лично», программы конференций, совещаний и т.д.

Тема №5 Хранение документов и составление

номенклатурных  дел

№1 Формирование дел

 

 Формированием дел называется  группировка исполненных документов  предприятия в дела. Совокупность  документов, сформированных по какому-либо признаку называется делом, помещены в твердую обложку, оформленные по определенным правилам.

Номенклатура дел – список заголовков (наименований дел), заводимых на предприятии  с указанием сроков хранения. В  нее включаются все дела предприятия и журнал регистрации. Не включается научно-технические документы и печатные издания.

 

Наименование предприятия     УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ     руководитель предприятия _______      ________  И.О.Ф.   дата        подпись на ________       _______    дата   Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения дел Примечания           Референт     _______  И.О.Ф. подпись Заведующий архивом   _______  И.О.Ф. подпись В _____ г. заведено дел  _________________________________________ цифрами и прописью Референт     _______  И.О.Ф. подпись

 

Требования к формированию дел

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования.

В дело подшиваются документы, работа по которым закончена.

Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

Документы с разными сроками  хранения подшиваются в разные дела.

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

В дело подшивается один экземпляр  документа.

Каждый документ помещенный в  дело должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

Дело формируется из документов одного года.

Документы внутри дела располагаются  в хронологической последовательности.

№2 Ведение архива

 

Для ведения архива выделяется штатная должность или возлагаются обязанности на одного из рабочих. Архив подчиняется руководителю предприятия или его заму.

В задачи архива входят: прием, учет и  хранение документов, а также информационно  – справочная работа по архивным документам предприятия.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения:

• год
• 3 года
• 5 лет
• 10 лет
• 15 лет
• 50 лет
• 75 лет
• постоянно

К документам постоянного и долговременного  хранения относятся документы по личному составу, устав, учредительный  договор, протоколы заседаний, общих  собраний, бизнес-планы, годовые планы  и отчеты предприятия, приказы руководителей по основной деятельности.

К более коротким – бухгалтерские  документы, за исключением лицевых  счетов по зарплате, годовых отчетов  и балансов, хранятся 5 лет, в архивное хранение не передается. Переписка  предприятия хранится 3 года.

 

№3 Документы, содержащие коммерческую тайну.

 

Перечень сведений конфиденциального  характера утвержден Указом президента РФ от 6 03 1997 года №188. Условия, при которых  информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены  в статье 139 части 1 ГК РФ.

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или  иная, используемая в предпринимательской  деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической  ценностью, в силу того, что она  не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

1. научно-техническая информация – сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; используемые материалы; рецептура; методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); новые технологии направления модернизации известных технологий, процессов, оборудования; программное обеспечение ПК; организация системы безопасности предприятия.
2. деловая информация – сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточная финансовая отчетность, первичные бухгалтерские документы, дебиторы и кредиторы); сведения о наиболее выгодных формах использования ценных бумаг, акций; сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; планы развития предприятия; тактические и стратегические, планы и объемы реализации продукции, планы маркетинга, данные о характере и объеме финансовых операций, уровне цен; анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность использования импорта, предполагаемое время выхода на рынок; планы рекламной деятельности; списки торговых и других клиентов, а также, предприятий посредников, конкурентов, сведения о заключенных с ними контрактах; сведения о деловой переписке, кадровый состав и его формирование; структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее.

 

Обеспечение защиты конфиденциальной информации.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в предотвращении утечек и овладения ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита “чужих” коммерческих интересов, которые могут быть доверены предприятию другому ими лицами.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям
• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к этим сведениям
• ограничение доступа к носителям информации
• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию.
• использование организационных, технических и иных средств защиты
• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации

 

Допуск работников к конфиденциальной информации осуществляется с их согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет  брать на себя обязательства по сохранению тайны.

Работник, получив доступ к конфиденциальной информации должен подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Обязательство составляется в 1 экземпляре, хранится в специальном или личном деле работника не менее  5 лет  после его увольнения.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Для ограничения доступа к информации руководитель издает специальный приказ о введении перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия, и  мер по охране этих сведений, установление круга лиц, имеющих доступ к информации и правила работы с документами, имеющими гриф конфиденциально.

Сотрудники предприятия под  расписку ознакомляются с данным приказом.

Работники предприятия, прежде чем  получить доступ к коммерческой тайне  проходят инструктаж и должны ознакомится  с памяткой о сохранности коммерческой тайны.

Памятка составляется службой безопасности, подписывается заместителем директора  и утверждается директором.

Приказом руководителя назначается  должностное лицо, ответственное  за учет, хранение и использование  документов, содержащих коммерческую тайну.

Если составление документов, содержащих коммерческую тайну проводится на компьютере, то он не должен иметь выход в  локальную или глобальную сети.

Все документы подлежат учету и  специальному обозначению. В правом верхнем углу первого листа указывается № экземпляра и пишется «конфиденциально» или «коммерческая тайна».