Лекции по "Делопроизвотству"

6. Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

• о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
• об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и № платежного поручения при оплате;
• об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию  должны быть предоставлены необходимые  документы, оформляемые в виде приложения, подписываются руководителем предприятия и заверяются печатью.

7. Типовой договор о полной или индивидуальной материальной ответственности – может заключаться предприятиями или организациями с рабочими, достигшими восемнадцатилетнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, а также договор о полной и индивидуальной материальной ответственности утверждается в порядке определенным законом.

Тема №3 Требования к оформлению документов

по  личному составу

 

В компетенцию органов управления входит решение вопросов по подбору  кадров, которые оформляются соответствующими документами.

Заявление о приеме на работу (стандартное, но на предприятиях разрабатываются свои).

 

Директору организации И.О.Ф. И.О.Ф. (работника) проживающего по адресу: паспорт … №…   заявление Прошу принять …   Дата                                     подпись

 

Кроме заявления о приеме пишут  заявление о переводе на другую должность, об увольнении, о предоставлении очередного отпуска (отгула) и т.д.

Приказ о приеме на работу может иметь только распорядительную часть. Каждый пункт приказа начинается с заголовка: назаначить, перевести, предоставить, объявить, освободить. Приказы можно составлять на нескольких сотрудников: каждый пункт этого приказа касается одного работника. В приказе указывается его дата и номер с серией. Проект приказа визируется руководителем кадровой службы или работником ответственным за работу с персоналом. Подписывается руководителем предприятия, доводится до сведения работника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.

В Приказах по увольнению обязательно указывается причина и соответствующая статья Трудового Кодекса РФ. Визируется теми же лицами.

 

Наименование предприятия ПРИКАЗ дата № «л/с» 215 г. Рязань О приеме на работу … О переводе на другую должность … О предоставлении отпуска … Основание: С приказом ознакомлен: подпись, дата Директор предприятия   подпись                И.О.Ф. Визы

 

Трудовая деятельность граждан  фиксируется в трудовых книжках в которую заносятся общие сведения о работнике с начала трудовой деятельности, поощрения и награждения. Формулировки должны соответствовать формулировкам в Трудовом Кодексе РФ.

Одним из основных документов по учету  личного состава является личная карточка рабочих и служащих. Имеет типовую утвержденную форму № Т – 2. Заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записи являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка и т.д.). Все последующие изменения анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения или организации своему сотруднику в определенных случаях. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности, оценка деловых и моральных качеств, оформляется на бланке А4 и содержит следующие реквизиты:

• название документа: ХАРАКТЕРИСТИКА
• указание должности лица которому выдается характеристика
• наименование организации выдающей характеристику
• И.О.Ф. сотрудника
• текст
• подписи
• печать.

Текст разделяется на четыре части:

1. анкетные данные
2. данные о трудовой деятельности
3. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника
4. вывод в котором указывается назначение характеристики.

Характеристика пишется от третьего лица, подписывается руководителем.

Автобиография – документ составленный автором самостоятельно, пишется в произвольной форме на ф. А4, от руки. Форма изложения от первого лица, все записи делаются в хронологическом порядке. Основные реквизиты:

• название документа: АВТОБИОГРАФИЯ
• И.О.Ф. автора
• дата и место рождения
• сведения о родителях (И.О.Ф., гражданство и место работы)
• состав семьи
• образование и специальность (когда поступил и закончил) по диплому
• вид трудовой деятельности
• последнее место работы и должность
• награды и поощрения
• участие в общественной работе
• домашний адрес и телефон
• паспортные данные
• наличие судимости
• бывали ли заграницей, и есть ли там родственники
• дата, подпись.

Резюме – своеобразная визитная карточка, предоставляется работником при трудоустройстве в коммерческие организации и иностранные фирмы.

 

Резюме дата И.О.Ф. профессия, специальность, квалификация домашний адрес и телефон текст …

 

Текст отражает биографические сведения, образование (указываются учебные  заведения, сроки обучения, название полученной специальность); опыт работы (название организаций, занимаемые должности, выполненные должностные обязательства); дополнительная информация (дополнительные навыки, знание языков, машинописи, ПК, водительские права и т.д.).

В заключении в резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы. Подпись.

Трудовой контракт – фиксирует договор об установлении трудовых правоотношений и регулирующих их. Рекомендуется фиксировать место работы, вид деятельности в соответствии с квалификацией, дату начала и окончания работ, если контракт срочный, ОТ, обязанности предприятия по охране труда и ряд других дополнительных условий.

При заключении контракта не могут  устанавливаться следующие условия: основания увольнения работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством, введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.

Хранится 75 лет.

Телеграммы

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону или записанный получателем; оформляется секретарем на бланках форма А5.

Факс, факсимильные сообщения составляются на бланках письма. Название документа «Факс» не ставится, за исключение адресованных иностранным партнерам. Составляются в одном экземпляре, после передачи подшивается в дело. Текст должен быть лаконичным и простым.

Тема №4 Организация работы с документами

№1 Обработка  поступивших документов

 

В документообороте предприятия выделяют три вида документов:

1. поступающие (входящие)
2. отправленные (исходящие)
3. внутренние.

 

Обработка поступивших  документов

 

Блок-схема работы с входящими  документами.

 

Прием документов, проверка правильности адрес сования и приложений

 

Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)

 

Постановка отметки о поступлении (№) на документах

 

Регистрация

Передача документов заместителю  директора, в структурные  подразделения  или исполнителям

 

 

Передача (доклад) документов руководителю

 

 

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации

 

 

Передача документов исполнителю

 

Контроль исполнения документов

 

Исполнение документов

 

Подшивка документов в дело

 

№2 Обработка отправляемых документов

 

Блок-схема работы с исходящими документами.

 

Составление проекта исходящего документа

 

Проверка правильности оформления проекта документа

 

Согласование проекта документа

 

Подписание руководителем

 

Регистрация документа

 

Простановка исходящего номера на документе

 

Проверка правильности адресования

 

Отправка документа адресату

 

Подшивка второго экземпляра в  дело

 

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

• номер документа, включающий номер дела
• дата документа
• адресат
• краткое содержание или заголовок
• отметка об исполнении
• исполнитель
• примечание.

№3 Порядок работы с внутренними документами

 

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с  ними такой же, как с исходящими документами. На этапах исполнения такой же, как и с входящими документами.

 

№4 Регистрация документов

 

Это запись основных сведений о документе  в журнале, карточке или в памяти ПК с последующим проставлением  на документе номера и даты регистрации. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов:

• централизованная
• децентрализованная
• смешанная

При централизованной системе регистрация  производится в одном месте или  одним работником. Данная система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов на местах их создания или исполнения.