История возникновения и становления управленческого документа

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3                                                                                                       

История возникновения и становления управленческого документа…………4

 Общая характеристика управленческих документов…………..………………7

 Классификация документов……………………………………………………..7

 Общие требования к  составлению и оформлению документов……………...10

Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов……………………………………………………………………….14

Требования к изготовлению бланков документов…………………………….15

 Нормативно-правовая  база управленческих документов…………………….17

 Основные положения  по документированию управленческой  деятельности……………………………………………………………………..20

Заключение……………………………………………………………………….22

Список источников и литературы………………………………………………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческий документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

История управленческих документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.

Большую роль при написании данной работы оказала учебно-справочная литература. Учебник «Делопроизводство», написанный специалистами кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета Быковой Т.А., Санкиной Л.В. пособие «Документирование управленческой деятельности», написанное Панасенко Ю.А

Выбор темы «Возникновение и развитие управленческого документа» обусловил обязательное изучение и решение поставленных задач в структуре данной работы, которая состоит из введения, главы 1 «История возникновения и становление управленческого документа», главы 2 «Общая характеристика управленческих документов», заключения.

Цель данной работы - показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.

Задачи этой курсовой показать, как возник управленческий документ, показать, отразить главные этапы его становления и конечно выделить значимость на современном этапе развития.

Глава 1. История возникновения и становления управленческого документа

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.

Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Общая характеристика управленческих документов

2.1 Классификация  документов

Объём документации, образующейся в деятельности органов государственного управления Российской Федерации, составляет ориентировочно 250 млрд. листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объёмов документации на 8-15%.

Специалисты - документоведы классифицируют многообразие документов по разным основаниям. Распределение документов по видам позволяют вырабатывать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Условно документы можно разделить на следующие группы, для удобства изложения представленные в таблице 1.

Классификационные группы	Пояснения
По видам деятельности	Научно-технические документы, проектно-смектные, нормативные, отчётно-статистические, финансово-расчётные, учебно-методические, производственные(технологические) и т.д.
По наименованию	Чертежи, графики, схемы, акты, инструкции, планы, отчёты и др.
По способу документирования	Рукописные, электронные, графические, изобразительные, кино-, фото - , фонодокументы, цифровые.
По месту составления	Документы подразделяются на внешние (входящие и исходящие) и внутренние. Входящие - это документы, поступившие в организацию. Исходящие - это документы, отправляемые из организации. Внутренние - составленные и используемые в самой организации.
По степени сложности	Простые и сложные. Простые документы - это документы, в которых рассматривается один вопрос. Сложные документы - это документы, в которых рассматривается несколько вопросов.
По форме изложения (по степени унификации)	Документы подразделяются на : Индивидуальные - документы, содержание которых излагается в свободной форме; Трафаретные - документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении; Типовые - документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях.
По происхождению	Документы могут быть: Официальные (служебные) - документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическими или физическими лицами, оформленные в установленном порядке; Личные - документы, касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.
По грифу ограничения доступа	Документы подразделяются на открытые и документы с ограниченным доступом. Документы могут иметь след. грифы: «Для служебного пользования»- служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли; «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»- информация, содержащую государственную тайну; «Конфиденциально» - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ; «Коммерческая тайна» - информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации.
По степени подлинности	Документы делятся на : - подлинники (оригиналы) - первичные  или единичные экземпляры официальных  документов, в которых содержатся  сведения, подтверждающие их достоверность (сведения об авторе, времени и  месте создания); - копии - документы, полностью  воспроизводящие информацию подлинного  документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющие  юридической силы; - заверенные копии - это  копии документов, на которых  в соответствии с установленным  порядком проставляются необходимые  реквизиты, придающие им юридическую  силу; - дубликаты - это повторные  экземпляры подлинника, имеющие  юридическую силу. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительными документы становятся в результате истечения срока или отмены его другими документами.
По срокам исполнения	Срочные и несрочные документы. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также с пометкой «срочно».

 

Необходимо иметь чёткое представление о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного действия, и осуществлять контроль над правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры.

 

 

 

2.2 Общие требования  к составлению и оформлению  документов

Под оформление документов специалисты - документоведы подразумевают соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, норм и требований

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах, государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, уточнения документов с учётом специфики организационной деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе :

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в  аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие требования :

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий для  оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного  поиска документов (использования  их в справочных целях);

- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.