История возникновения и становления управленческого документа

Другой вновь введенный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет; порядковый номер реквизита - 06. ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах. В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Необходимо обратить внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г.

Некоторые уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.

Таким образом, вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.

 

 

 

 

Глава 4. Основные положения по документированию управленческой деятельности

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации. Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В соответствии с действующим законодательством Конституция Российской Федерации. - М.,1999. и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей. Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов, министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Заключение

При написании рефферата целью было показать, главные этапы развития управленческого документа. В его истории хорошо просматривается, как он развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе его написания.

Управленческий документ прошел несколько этапов: первые управленческие документы - это, договора, соглашения. Писались они на пергаменте, сплошным текстом, имели большой размер. Во времена министерства были такие документы как: указы, повеления, донесения, переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной форме.

Выделяются уже некоторые реквизиты, имеются знаки препинания. К современным управленческим документам относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, протокол, акт, докладная записка, служебные письма, договора, соглашения.

То есть управленческий документ - это документ, возникающий в процессе управления, а также его становление и взаимодействие на предприятии.

То есть, каким стал современный управленческий документ. Для этого необходимо коснуться некоторых общих характеристик этого документа. Особенно нужно остановиться на управленческой функции. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.  
Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.

Работа с управленческим документом имеет свои плюсы и минусы. Конечно же, больше положительных моментов, распространенный характер, так как это такие документы как приказ, распоряжение, постановление, указание, протоколы, и др. Но, к сожалению, есть и некоторые недоработки: прозрачность деятельности любой организации почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления документов, от разработки в организации правовой базы ДОУ и особенно правил оформления документов и строгого контроля за ее соблюдением. И использование компьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранности того или иного документа, т.к. документы, изготовленные на бумаге при помощи электронной принтерной печати или на электронных носителях практикам известна своей недолговечностью.

Кроме того, существующие требования к составу управленческой документации, к правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации. Унификация и стандартизация является основным методом совершенствования содержания и формы документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

  Конституция Российской Федерации. - М., 1999.

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 №52-ФЗ)// СЗ РФ. 1994. №32.Ст.3301; РГ. 2005.06 июля.

  Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ  «О техническом регулировании» (в  ред. от 09.05.2005)//СЗ РФ.2002.№52 (ч.1).Ст.5140;2005.№19.Ст.1752.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М.,1998.

  ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утверждены постановлением Госстандарта  России от 03.03.2003 №65-ст.

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены госприказом Архива федерального агентства в декабре 2009г.

  Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации  юридических лиц".

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М., 2000.

2. В.К. Белов « История делопроизводства  и секретарского дела» - М., 2005.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина  Л.В. Делопроизводство: Учебник/Под  общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М., 2006.

4. Ларин М.В. О современных проблемах  документационного обеспечения  управления//Справочник секретаря  и офис-менеджера.2004.№10.

5. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика)//Делопроизводство.2002.№3.

6. Составление и оформление служебных  документов. Практическое пособие  для коммерческих фирм, общественных  организаций и государственных  структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 .